Die ab 2008 gültigen neuen Reisekostenrichtlinien des Bundesfinanzministeriums haben unangenehme Auswirkungen für die Geschäftsreisenden. Sie erzeugen nicht nur einen deutlich höheren Abrechnungsaufwand, sondern den Mitarbeitern der Unternehmen drohen auch Einschnitte bei den Spesen. Insbesondere Außendienstmitarbeiter und Unternehmensberater, die regelmäßig unterwegs sind, müssen deutliche finanzielle Nachteile befürchten.
„Eines der Probleme resultiert aus einer neuen Definition der regelmäßigen Arbeitsstätte“, erläutert Thomas Holzer, Geschäftsführer der HRworks GmbH, die sich im Markt mit ihren Lösungen zur Reisekostenabrechnung etabliert hat. „Nach den neuen Richtlinien kann jede betriebliche Einrichtung, die mindestens einmal wöchentlich besucht wird, zur regelmäßigen Arbeitsstätte werden.“ Die Wege dorthin gelten dadurch nicht mehr als Dienstreisen, so dass sich auch die Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen nicht mehr abrechnen lassen. Lediglich die Aufwendungen für Übernachtungen können dann noch geltend gemacht werden. Wer also beispielsweise in einem längeren Beratungsprojekt tätig ist und in diesem Zusammenhang mindestens einmal die Woche zum Kunden fährt, für den wird der Ort des Projekts – mit entsprechend negativen Konsequenzen – zu einer regelmäßigen Arbeitsstätte. „Ob diese Regelung anzuwenden ist, weiß man teilweise erst zu einem späteren Zeitpunkt, so dass dann frühere Reisekostenabrechnungen möglicherweise wieder korrigiert werden müssen“, beschreibt Holzer die problematischen Konsequenzen in der Praxis.
Zu den Neuerungen gehört auch, dass ab 2008 der Eigenanteil beim Frühstück im Inland nicht mehr mit 4,50 Euro, sondern nun mit 20 Prozent der vollen Verpflegungspauschale zu kürzen ist, sofern die Buchung über den Arbeitnehmer selbst erfolgt. Rechnerisch ergibt sich so eine Kürzung in Höhe von 4,80 Euro pro Übernachtung. Sind im Hotelpreis noch Mittag- und/oder Abendessen enthalten, so müssen hier für jede dieser Mahlzeiten weitere 40 Prozent der vollen Verpflegungspauschalen gekürzt werden.
Der HRworks-Geschäftsführer Holzer kritisiert aber auch, dass Mitarbeiter ab 2008 die vom Arbeitgeber nicht übernommenen Übernachtungspauschalen nicht mehr in ihrer privaten Steuererklärung geltend machen können. Generell ist ihm auch ein Dorn im Auge, wie die Politik zwar permanent von Bürokratieabbau rede, mit den neuen Richtlinien jedoch in die entgegen gesetzte Richtung gehe. „Wir entwickeln seit zehn Jahren Softwarelösungen zur Reisekostenabrechnung, deshalb können wir genau beobachten, wie die rechtlichen Regelungen immer komplizierter werden“, ärgert sich der HRworks-Chef. Dies führe auch zu unnötigen Interpretationsschwierigkeiten. „Manche Auslegungen der neuen Reiserichtlinien sind trotz unserer intensiven Klärungsbemühungen bei den Finanzbehörden immer noch nicht geklärt, obwohl sie ab Januar 2008 gelten und wir sie noch in unserer Lösung abbilden müssen.“
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