Seit Anfang 2008 gilt das neue Reisekostenrecht für die Reisekostenabrechnung von Dienstreisen. Die weitgreifenden Änderungen, die vom Softwarehaus HRworks GmbH trotz der späten Verabschiedung Ende letzten Jahres termingerecht in seiner gleichnamigen Lösung abgebildet wurden, betreffen insbesondere folgende Bereiche:
Auswärtstätigkeit: Statt nach Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit zu unterscheiden, werden diese einheitlich als „Auswärtstätigkeit“ bezeichnet und damit auch hinsichtlich des neuen Reisekostenrechts gleich behandelt.
Regelmäßige Arbeitsstätte: Der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte wurde neu definiert. Diese ist u.a. dann anzunehmen, wenn der Mitarbeiter an mindestens 46 Tagen im Kalenderjahr zum gleichen Ort (z.B. eine Niederlassung oder ein Kunde) reist.
Liegt also eine regelmäßige Arbeitsstätte vor, so gilt ab 2008 für die Tages-, Übernachtungs- und Kilometerpauschalen, dass sie nicht mehr steuerfrei vom Arbeitgeber für Reisen gewährt werden (bzw. nicht mehr als Werbungskosten abgesetzt werden) dürfen. Dies kann u.U. erst während oder nach Ablauf eines Jahres ermittelt werden.
3-Monats-Regel: Handelt es sich bei der Auswärtstätigkeit nicht um eine regelmäßige Arbeitsstätte, gilt für die 3-Monatsfrist, dass diese auf dieselbe Auswärtstätigkeit beschränkt ist, wenn die auswärtige Tätigkeit an mehr als ein bis zwei Tagen je Woche aufgesucht wird. Mitarbeiter, die regelmäßig z.B. zu einer weiteren Niederlassung oder einem Kunden fahren, dürfen nach Ablauf von 3 Monaten keine Tagespauschalen absetzen oder steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Die Übernachtungs- und Kilometerpauschalen können jedoch neu zeitlich unbegrenzt steuerfrei gewährt werden.
Kürzungen und Sachbezüge für Mahlzeiten: Weist eine Hotelrechnung nur den Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück nach, werden ab 2008 pauschal 20 Prozent des vollen Tagessatzes gekürzt. Für Übernachtungen in Hotels in Deutschland bedeutet dies im Gegensatz zur bisherigen Kürzung von 4,50 Euro eine Kürzung von 4,80 Euro für das Frühstück. Für Mittag- und Abendessen werden neu seit diesem Jahr 40 Prozent des vollen Tagessatzes, d.h. im Inland 9,60 Euro je Mittag- oder Abendessen, abgezogen. Diese Kürzung wird etwa dann vorgenommen, wenn dem Mitarbeiter Tagungspauschalen in Rechnung gestellt werden, die Übernachtung und Verpflegung beinhalten.
Diese Kürzung wird nicht vorgenommen, wenn der Arbeitgeber die Mahlzeiten veranlasst hat. In diesem Fall sind die Sachbezugswerte anzusetzen. Sachbezüge liegen dann vor, wenn der Arbeitgeber eine Bewirtung für den Mitarbeiter vorher veranlasst hat und die Kosten der Mahlzeit übernimmt. Für die Vorveranlassung ist erforderlich, dass sich der Arbeitgeber mit dem Lieferanten (z.B. Restaurant) in Verbindung setzt und die Mahlzeiten in schriftlicher Form mit Ort, Datum, Zeit und Art angibt.
Übernachtungspauschale: Wenn Arbeitgeber weniger als die gesetzlichen oder gar keine Übernachtungspauschalen zahlen, können Mitarbeiter die ihnen entgangenen steuerfreien Beträge nicht mehr in ihrer persönlichen Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
Eine Kurzübersicht zu den Neuregelungen der 3-Monatsfrist und der regelmäßigen Arbeitsstätte finden Sie unter http://www.hrworks.de/lst/versteuern.pdf und eine Kurzübersicht zu den der Kürzungen und Sachbezügen bei Mahlzeiten finden Sie unter: http://www.hrworks.de/lst/fruehstueck.pdf Nach einer aktuellen Erhebung der HRworks GmbH kennen erst 17 Prozent der Unternehmen die Veränderungen im Detail.
