Kongresse und Veranstaltungen machen einen Großteil des Geschäftsreiseaufkommens aus. Doch im Gegensatz zum klassischen Travelmanagement haben viele Unternehmen ihr Veranstaltungs-management nur mäßig im Griff. Sparpotenzial bleibt ungenutzt. Dies ergibt die jüngste American Express Meetings & Events Best Practice Study 2005, durchgeführt von der renommierten Unternehmensberatung A.T. Kearney. Befragt wurden 105 große Unternehmen in Europa und den USA.
Das Ergebnis: 72 Prozent aller Firmen versuchen zwar, die Ausgaben für Kongresse und Veranstaltungen zu kontrollieren, müssen die dafür benötigten Daten aber fast immer aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen. Der Grund: Veranstaltungen werden von verschiedenen Abteilungen im Unternehmen geplant und durchgeführt, die Kosten auf verschiedenen Wegen beglichen.
Die Mehrzahl der untersuchten Firmen verfügt beispielsweise nicht über ein zentrales Meeting-Management, und nur in jedem zehnten Unternehmen werden Veranstaltungs-ausgaben über eine zentrale Kostenstelle abgerechnet, so das Ergebnis der Studie. In jedem fünften Fall verteilen sich die Ausgaben auf vier oder mehr Abteilungen, etwa Marketing, Training, Travelmanagement oder Personal. Auch die Bezahlung von Veranstaltungsausgaben läuft fast immer über mehrere Kanäle, von verschiedenen Kreditkarten über die Rechnungsstellung bis zur Barzahlung. Die Folge: Kaum ein Verantwortlicher kann die Gesamtausgaben seines Unternehmens für Meetings und Events exakt beziffern.
Damit wird es den Veranstaltungsmanagern im Unternehmen fast unmöglich gemacht, Volumen zu bündeln und Einkaufsvorteile zu erzielen. Von den Befragten steuern denn auch knapp 40 Prozent ihre Veranstaltungsbudgets nicht auf bevorzugte Partner. Und von den 60 Prozent, die dies tun, bündelt nur gut jeder Dritte dieses Volumen, beispielsweise im Hotelbereich, mit demjenigen des Travelmanagements.
Immerhin ist das Thema erkannt, Lösungen werden gesucht: 82 Prozent der Befragten geben an, ihre Veranstaltungsausgaben künftig besser managen zu wollen. Wie sie dies erreichen und die von A.T. Kearney prognostizierte Ersparnis von durchschnittlich 10 bis 15 Prozent ihrer Ausgaben erreichen können, zeigt die Studie auf.
Anhand erfolgreicher Praxisbeispiele wurden vier zentrale Stellschrauben ermittelt:
· Richtlinien für die Teilnahme an Kongressen und Veranstaltungen: Bislang existieren solche Regelwerke erst in jedem fünften untersuchten Unternehmen. Ziel sollte sein, unternehmensweite Richtlinien zu etablieren, deren Einhaltung möglichst automatisch überwacht wird.
· Kosten-Nutzen-Analyse: Es gilt, überflüssige Meetings zu identifizieren und die Ressourcen auf produktive Veranstaltungen zu konzentrieren.
· Optimierung des Einkaufs: Das Einkaufsvolumen sollte gebündelt werden, um – beispielsweise über Ausschreibungen – Einkaufsvorteile zu erzielen.
· Interne Prozesse verschlanken: Die internen Planungs-, Genehmigungs- und Abrechnungsprozesse sind zu optimieren, etwa durch EDV.
Als Voraussetzung für eine effiziente Steuerung und Kontrolle empfiehlt die Studie eine zentrale Bezahllösung, über die sämtliche Veranstaltungsausgaben abgerechnet werden.
„Die Studie bestätigt exakt unsere Erfahrungen im deutschen Markt“, sagt Thomas Nau, Vice President bei American Express. „Mit der Corporate Meeting Card haben wir daher eine Lösung entwickelt, mit der Unternehmen sämtliche Veranstaltungsausgaben zentral abrechnen und detailliert auswerten können“, so Nau weiter. Zudem biete man mit „MeetingView Express“, dem gemeinsam mit RemoteEvent entwickelten Portal für Veranstaltungsmanagement, eine Komplettlösung, die den gesamten Prozess abbilde – von der Buchung des Tagungsraums über das Online-Teilnehmermanagement bis zur Kostenkontrolle.
„Damit geben wir Unternehmen ein wirksames Instrument an die Hand, um ihre Veranstaltungsausgaben permanent zu überwachen, Einkaufsvolumen zu steuern und Sparpotenziale zu realisieren“, sagt Thomas Nau.
Über die American Express Meetings & Events Best Practise Study 2005
Ziel der Studie ist es,
· die Einflussfaktoren auf die Veranstaltungsausgaben zu identifizieren,
· den Gesamtprozess im Veranstaltungsmanagement zu definieren und
· Best-Practice-Lösungen aufzuzeigen, die Unternehmen eine bessere Kontrolle ihrer Veranstaltungsausgaben und damit Kosteneinsparungen ermöglichen.
Dazu wurden 105 Unternehmen mit 113 Standorten in Europa und den USA befragt, 12 davon in Intensiv-Interviews. Die Perspektive der Leistungsträger wurde durch Interviews mit Airlines, Hotelgesellschaften und Eventveranstaltern beleuchtet.
American Express
American Express – 1850 gegründet und seit 1898 auch in Deutschland vertreten – ist einer der weltweit führenden Anbieter von Reise- und Finanzdienstleistungen, Kreditkarten, Travelers Cheques, Investmentprodukten, Versicherungen und internationalen Bankdienstleistungen. Rund 78.000 Mitarbeiter kümmern sich in über 200 Ländern um die mehr als 65 Millionen Kartenkunden und viele Millionen Geschäftsreisende.
