In Zeiten der Globalisierung gehören Geschäftsreisen in vielen Firmen zum Berufsalltag, da der persönliche Kontakt zum Geschäftspartner trotz Video- und Telefonkonferenzen unerlässlich bleibt. Doch wann beginnt und wann endet für den Arbeitnehmer auf Reisen die Arbeitszeit? Zählt das berufliche Gespräch mit dem Kollegen während der Anreise bereits dazu? Und wie dürfen die gesammelten Bonusmeilen verwendet werden? Die D.A.S. Rechtsschutzversicherung erläutert die rechtlichen Hintergründe bei Geschäftsreisen.
Reisezeit gleich Arbeitszeit?
„Sind Dienstreisen im Vertrag des Arbeitnehmers vereinbart, gehören sie zu den arbeitsrechtlichen Pflichten“, erklärt Anne Kronzucker, Rechtsexpertin der D.A.S. „Und selbst ohne vertragliche Grundlage kann der Arbeitgeber im Rahmen des Weisungs- oder Direktionsrechts eine Geschäftsreise anordnen – solange es zu den vertraglich vereinbarten Tätigkeiten passt.“ Dennoch ist vielen Arbeitnehmern unklar, wann genau die Arbeitszeit auf einer Geschäftsreise beginnt und wann sie endet. Zählt die Nachbereitung eines Termins während der Heimreise für den Chef nicht auch als Arbeitszeit? Das Bundesarbeitsgericht hat sich in vielen Urteilen mit der so genannten Beanspruchung des Arbeitnehmers während der Dienstreisen beschäftigt. Wenn der Arbeitgeber die Reisezeiten zwingend zur Erledigung der Arbeit nutzen muss, gelten sie als Arbeitszeit (so genannte Beanspruchungstheorie). Solange der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer aber öffentliche Verkehrsmittel zur Nutzung anbietet und ihn nicht ausdrücklich verpflichtet, während An- und Abreise Dienstliches zu erledigen, gilt die Reisezeit als Ruhe-, nicht als Arbeitszeit (BAG, Az. 9 AZR 519/05).
Eine weitere Frage betrifft die Vergütung der Reisezeit. Die Rechtslage zu dieser Frage ist nicht eindeutig. Daher rät die D.A.S., „die Konditionen für Dienstreisen frühzeitig mit dem Arbeitgeber zu besprechen und gegebenenfalls vertraglich festzulegen.“ Wichtige Hinweise geben die Reiserichtlinien der Firma. Fehlen sowohl eine vertragliche Regelung im Arbeitsvertrag als auch eine allgemeine Reiserichtlinie, muss der Arbeitgeber die Reisezeiten innerhalb der regulären Arbeitszeit auch als solche vergüten.
Bonusmeilen für Privatgebrauch
Da Dienstreisen im Interesse und auf Kosten des Arbeitgebers unternommen werden, stehen ihm auch die dabei gesammelten Bonusmeilen für Flugreisen zu. Er kann verlangen, dass sie für dienstliche Zwecke eingesetzt werden (BAG, Az. 9 AZR 500/05). „Oftmals erlauben die Unternehmen jedoch eine private Nutzung der Bonusmeilen“, erklärt die D.A.S. Juristin. „Entscheidend sind die Angaben im Arbeitsvertrag bzw. die mit dem Arbeitgeber getroffenen Vereinbarungen. Viele Unternehmen legen auch in Reiserichtlinien fest, was mit den Bonusmeilen zu geschehen hat.“ Wenn es keine Direktive des Arbeitgebers gibt, gilt Folgendes: Wurde die Verwendung der Meilen für private Zwecke über einen längeren Zeitraum stillschweigend geduldet, ergibt sich eine „betriebliche Übung“. Das heißt, der Arbeitnehmer darf seine dienstlich gesammelten Meilen beispielsweise für einen privaten Wochenendtrip verwenden.
Berufliches mit Privatem verbinden
Gerade bei attraktiven Reisezielen werden Geschäftsreisen oft mit privaten Interessen verbunden. Warum die Besprechung des Ehemanns in Florenz nicht zu einem Einkaufs- und Kulturbummel nutzen? Oder im Anschluss an die Südafrikareise ein paar Tage am Strand zur Erholung anhängen? Es ist jedoch immer ratsam, die Verknüpfung einer Geschäftsreise mit privaten Interessen frühzeitig beim Arbeitgeber anzumelden und die Konditionen detailliert zu klären. Fliegt der Partner mit, so sind dessen Kosten privat zu tragen. Dasselbe gilt für seine Unterkunft: Der Arbeitgeber muss nur die Hotelkosten seines Mitarbeiters übernehmen – in der Regel ein Einzelzimmer. Entstehende Mehrkosten für Unterkunft und Verpflegung des Mitreisenden können diese entweder zu Lasten des Reisenden oder des Arbeitnehmers gehen. Bei Aufwendungen, die nur zum Teil beruflich oder betrieblich veranlasst sind, ist zu beachten, dass hier steuerliche Besonderheiten bei der Abzugsfähigkeit als Werbungskosten gelten. Deshalb gestatten nicht alle Arbeitgeber die Kombination von Geschäftsreise und privaten Interessen.
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