Die abresa GmbH, Schwalbach, bietet Unternehmen, die mit dem SAP-Reisekostenmanager (PR05) arbeiten, eine Prüfung und Genehmigung der Reisekostenberechnung an. abresa greift dafür über eine Schnittstelle auf das jeweilige SAP-System zu und prüft die Reisen nach dem aktuellen Reisekostenrecht. Falls gewünscht, übernimmt das auf SAP HCM-Services spezialisierte Unternehmen auch die Systemeingabe und die Durchführung des gesamten Reisekostenabrechnungslaufs. Vorgehensweise und Durchführung entsprechen dabei den gesetzlichen Bestimmungen.
„Die Neueinführung von SAP führt bei mittleren und großen Unternehmen immer wieder zu Anlaufschwierigkeiten“, sagt Günter Nikles, abresa-Geschäftsführer. „Trotz einer entsprechenden Schulung sind die Mitarbeiter mit dem neuen System noch nicht vertraut, oder es fehlen bestimmte Module im System. Der Organisationsablauf muss oft neu definiert werden.“
Das Reisekostenmanagement ist gerade bei international operierenden Firmen nicht immer einfach. Von Land zu Land oder Stadt zu Stadt unterschiedliche Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen, komplett anders liegende Feier- und Wochenendtage sowie andere Steuersätze erfordern ein stets aktuelles Fachwissen auf Seiten der Unternehmen. „Oft sind es Kleinigkeiten, die zu nicht abziehbaren Kosten oder zu fehlerhaften Buchungen führen“, sagt Udo Friedrich, Leiter des Geschäftsbereichs „HR-Business-Service“ bei abresa. „Das führt zu zusätzlichen Kosten für den Arbeitgeber und zu einer nicht korrekten Reisekostenabrechnung für den Arbeitnehmer. Eine nachträgliche Korrektur ist aufwändig“, führt Friedrich weiter aus.
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