Die CIBT Visum Centrale GmbH hat für und zusammen mit dem Pilotkunden SAP einen neuen Online-Prozess zur Visumbeschaffung entwickelt, der Unternehmen ab Oktober 2008 zur internen Prozessoptimierung und Beschleunigung der Visumbeschaffung zur Verfügung steht.
Informationsgewinnung, Visa-Antrag und Beauftragung zur Beschaffung sind bei der CIBT Visum Centrale GmbH jetzt neu in einem einzigen elektronischen Prozess zusammengefasst. Der Geschäftsreisende gibt seine Nationalität, das Reiseziel, seinen Wohnort und Zweck der Reise ein, alles weitere verläuft automatisiert: Durch die Einbindung der Reiseinformationsdatenbank companyTIP wird die Nationalität des Reisenden dynamisch mit den jeweils aktuell gültigen Einreisebestimmungen des Reiseziels abgeglichen. Das richtige Visa-Antragsformular steht sodann zusammen mit der Information zu den benötigten Dokumenten zum Download bereit. Gleich darauf wird die Auftragsabwicklung für die Visumbeschaffung elektronisch angestoßen. Dieser neue Prozess, der jetzt erstmals den Geschäftsreisenden von SAP Deutschland in deren internen Reiseportal im Intranet zur Verfügung steht, bedeutet einen erheblichen Zeitgewinn. „Die Visumbeschaffung ist in Deutschland sehr komplex, denn jedes Konsulat hat seine eigenen Bestimmungen. So kann in der Landesvertretung in Bonn ein Same-Day-Visum möglich sein, in Frankfurt jedoch nicht. Für wieder andere Länder muss das Visum dort beantragt werden, wo der Reisende wohnt. Wenn die Visa-Aufträge jetzt elektronisch in unsere Auftragsverwaltung laufen, können wir schneller und flexibler agieren, denn gerade bei Geschäfts-reisenden muss es oft schnell gehen“, erklärt Jochen Mesenberg, Geschäftsführer der CIBT Visum Centrale.
Mit der Entwicklung und dem Einsatz des neuen Online-Prozesses ändert SAP auch sein Beschaffungsprozedere: Die Visa für die Geschäftsreisenden in deutschen SAP-Filialen werden künftig ohne Umweg über die SAP-eigene Visa-Stelle in Prag direkt von der CIBT Visum Centrale abgewickelt. Für SAP Deutschland werden im Schnitt jährlich 2.500 Visa beantragt. Im Online-Auftragsformular sind die Rechnungsadressen von SAP bereits hinterlegt, so dass die Kosten verursachergerecht zugeordnet werden können; abgerechnet wird direkt über die Firmenkreditkarte des Reisenden. Es ist ein Ansprechpartner der CIBT Visum Centrale vor Ort mit angegeben, der für Rückfragen zur Verfügung steht. Für eilige Notfälle gibt es zudem eine Hotline, über die täglich – auch an Wochenenden und Feiertagen – zwischen 07.00 und 21.00 Uhr jemand erreichbar ist. Den Bearbeitungsstatus von laufenden Aufträgen können die Reisenden über das Visum-Tracking-Tool jederzeit verfolgen.
„Wir haben uns mit unseren Dienstleistungen insbesondere auf die Anforderungen von Unternehmen eingerichtet. Der neue Online-Prozess ist neben flexiblen Abrechnungsmöglichkeiten auch über Kreditkarte, Buchhaltungsschnittstellen sowie Auswertungen und Statistiken ein weiteres Beispiel dafür“, so Mesenberg. Der durchgängige Online-Prozess, der alle Schritte von der Informationsgewinnung bis zum Stempel im Pass vereint, wird ab Oktober auch auf der Website www.visum-centrale.de verfügbar sein.
