Mit der American Express Corporate Meeting Card steht Unternehmen eine globale und dezentral anwendbare Kreditkartenlösung für das komplette Veranstaltungsmanagement zur Verfügung. Diese bietet jetzt noch mehr Zusatznutzen für Unternehmen: Alle Daten können ab sofort von ehotel oder den Steigenberger Hotels zentral über das passwortgeschützte Onlineportal American Express Corporate Account Reconciliation (CAR) eingegeben werden, inklusive Rechnungsprüfung! Firmen erhalten dadurch detaillierte Abrechnungs- und Zusatzdaten (Hotelfoliodaten) für alle Veranstaltungen und profitieren somit von verkürzten Prozessen und noch effizienterer Ausgabenkontrolle.
Die dezentrale, personenbezogene Kreditkartenlösung stellt den Firmen Detailinformationen bis auf Einzeltransaktionsebene zur Verfügung, inklusive der Zuordnung von Kostenstellen und -trägern. So minimiert sich der Kontroll- und Korrekturaufwand der Unternehmen, die bis dato neben der Kreditkartenabrechnung auch eine Hotelrechnung benötigen, um die Kartenbelastung manuell zu prüfen. Die Datenanreicherung erfolgt online über CAR. Passwortgeschützt können hier jetzt nicht nur die Kunden selbst, sondern auch Hotelbuchungsplattformen Rechnungsinformationen jederzeit anreichern und aktualisieren. Eine Software-Installation ist nicht nötig und die elektronischen Abrechnungsdaten sind bequem in verschiedene Finanzbuchhaltungssysteme zu übernehmen – oft bereits vor der eigentlichen Rechnungsstellung durch American Express.
Eine Auswertung über die tatsächlichen Übernachtungen erfolgt über die MIS Plattform von American Express und hilft Unternehmen bei der Verhandlung um Hotelraten.
Neben der Möglichkeit, eine Veranstaltung über eine Hotelbuchungsplattform wie ehotel zu organisieren, kann die Abwicklung auch direkt über das Hotel erfolgen. Neue Kooperationspartner sind hier die Steigenberger Hotels and Resorts mit ihren 43 Hotels deutschlandweit. Der Kunde erhält in diesem Fall eine Corporate Meeting Card für alle Veranstaltungen mit Steigenberger und die Abrechnungsdaten werden zentral durch Steigenberger browser-gestützt über CAR ergänzt.
Die Vorteile für Kunden im Überblick:
– Zusendung der Kreditkartenabrechnung mit bereits kontrollierten Rechnungen der Leistungserbringer (Seminarveranstalter, Hotels etc.) via ehotel und zukünftig weitere Hotelbuchungsplattformen
– Nachgelagerte Kostensegmentierung auf Kostenstellen/-träger
– Optimale Kostenkontrolle und Reiserichtlinienkonformität
– Analyse der tatsächlich erbrachten Leistungen als Verhandlungsbasis mit Hotels etc. (z. B. Anzahl der Roomnights)
– Zeitersparnis aufgrund automatischer Übertragung der Kreditkartenabrechnungsdaten in Finanzbuchhaltungssysteme der Unternehmen
– Weitere Zeitersparnis durch die unmittelbare Eingabe von Detailinformationen pro Transaktion mittels Onlinezugriff via CAR durch die Hotelbuchungsplattform, Hotels oder die Firma selbst
– Keine Software-Installation nötig, einfacher Zugriff über passwortgeschütztes Onlineportal CAR
