Das Thema Geschäftsreisen ist ganzjährig und branchenübergreifend aktuell und vor allem unabhängig von der Unternehmensgröße. Allerdings fühlen sich gerade Mitarbeiter von kleinen und mittelständischen Unternehmen oft nicht angesprochen, wenn es um Einsparpotenziale und Prozessoptimierungen von Firmenreisen geht. Dabei wird nach einer Studie des Verbandes Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) die Mehrzahl der Geschäftsreisen nach wie vor von Betrieben mit zehn bis 250 Mitarbeitern durchgeführt.
„Das Thema ist für alle Unternehmen interessant, die Geschäftsreisen durchführen, denn Reisekosten stellen einen großen, durchaus beeinflussbaren Kostenblock in jedem Unternehmen dar. Leider nutzen nur zwölf Prozent der Firmen Vertragsverhandlungen mit Leistungsträgern als Kostensenkungs-Maßnahme“, kommentiert VDR-Präsident Michael Kirnberger die Tatsache, dass viele Unternehmen immer noch Geld verschenken.
Hier greift das Konzept der Business Travel Show: Experten bieten nicht nur in der Ausstellung greifbare Tipps und praxisnahe Lösungen, sondern auch in dem umfangreichen Fachvortrags- und Seminarangebot der Geschäftsreisemesse. Dabei erweisen sich die Ratschläge der Fachleute gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen oft als sehr naheliegend, unkompliziert und einfach umzusetzen wie die folgenden Beispiele zeigen:
1. Es ist grundsätzlich von Vorteil, Reisebuchungen bei individuellen Anbietern zu bündeln. Auch wenn das Budget insgesamt keine Preisverhandlungen zulassen sollte, können wiederholte Geschäfte ebenfalls ein starkes Verhandlungsargument sein.
2. Die Zentralisierung des Reisemanagements und die Erstellung klarer Richtlinien für das gesamte Unternehmen trägt maßgeblich zu mehr Transparenz der Reisekosten und zur Stärkung der Einkaufsmacht bei Leistungsträgern bei. Die Buchung sollte nicht jedem einzelnen Firmenreisenden überlassen, sondern von einer dazu benannten Person durchgeführt werden. Darüber hinaus sollten reiseerfahrene Mitarbeiter ein Vorbild bei der Reiseplanung sein.
3. Reisen außerhalb der Hauptreisezeiten kann sehr viel Geld sparen. Deshalb sollte man den Reiseanlass nach Möglichkeit der Reisezeit anpassen und nicht umgekehrt.
4. Sollten die Budget-Voraussetzungen nicht gegeben sein, um Preisnachlässe mit Hotels auszuhandeln, kann man dennoch darauf bestehen, dass die Treue zu einem Haus anders belohnt wird, zum Beispiel durch ein im Preis enthaltenes Frühstück.
5. Es lohnt sich oftmals, bei der Reiseplanung Hotel-Neueröffnungen zu berücksichtigen. Neue Hotels haben aus diesem Anlass meistens besonders günstige Angebote.
6. Nebenkosten im Hotel können für Firmenreisende oft sehr teuer werden. Um dies zu vermeiden, kann man im Hotel eine leere Minibar veranlassen und dem Mitarbeiter eine Telefonkarte bereit stellen.
7. Bei Flugbuchungen lohnt sich die Berücksichtigung von günstigen und zum Teil auch weniger bekannten Fluggesellschaften besonders bei Langstreckenflügen. Die Preisvorteile können enorm sein.
8. Einsparmöglichkeiten bieten sich auch durch den Kauf von zwei einfachen Tickets im Land der Abreise. Diese Vorgehensweise ist inzwischen rechtlich möglich und kann durch die Unabhängigkeit von Währungsschwankungen bares Geld sparen.
9. Sollte die Geschäftsreise zu mehreren Zielgebieten führen, ist der Kauf eines Rund-um-die-Welt-Tickets oft günstiger als Einzeltickets.
10. Die Taxifahrt vom Flughafen zum Geschäftstermin schlägt oft mit großen Beträgen zu Buche. Die meisten internationalen Flughäfen verfügen inzwischen über eine hervorragende Anbindung mit öffentlichen Verkehrsmitteln, die schneller und wesentlich günstiger sind.
In einem sind sich die Experten der Geschäftsreisebranche einig: An vielen oft ungeahnten Stellen schlummert sowohl in großen als auch in kleineren und mittelständischen Unternehmen erhebliches Kostensenkungspotenzial. Dies aufzudecken und einer breiten Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen, hat sich die Business Travel Show zum Ziel gemacht.
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