Nur jede fünfte Firma nutzt elektronische Lösungen für den gesamten Workflow der Reisekostenabrechnungen.
Die Unternehmen schicken ihre Mitarbeiter zwar in steigendem Maß
auf Dienstfahrten und beklagen dabei einen hohen manuellen Aufwand
für die Reisekostenabrechnungen. Trotzdem hält die Mehrheit der
Firmen an den herkömmlichen Papierformularen fest und verzichtet auf
eine Vereinfachung durch elektronische Unterstützung des gesamten
Workflows. Zu diesen Ergebnissen kommt eine Erhebung des
Softwarehauses ClassWare unter 355 Personalleitern aus Mittelstands-
und Großunternehmen.
Der Befragung zufolge hat in sieben von zehn Betrieben die Zahl
der Geschäftsreisen in den letzten zwei Jahren zugenommen, bei 31
Prozent sogar „in deutlichem Umfang“. Weniger unterwegs als vorher
sind die Mitarbeiter in jedem siebten Unternehmen, keine nennenswerte
Veränderung bei der Zahl der Dienstfahrten gab es zuletzt bei 17
Prozent.
Obwohl mit dem wachsenden mobilen Einsatz der Angestellten ein
steigender Aufwand im Travel Management einhergeht, setzt lediglich
jedes fünfte Unternehmen elektronische Lösungen für den gesamten
Abwicklungsprozess ein. Weitere 25 Prozent bedienen sich wenigstens
teilweise elektronischer Funktionen, wohingegen 56 Prozent der Firmen
immer noch herkömmliche Papierformulare für die Dienstreiseanträge
und Reisekostenabrechnungen benutzen. Dabei wird der Verzicht auf
eine vollständig elektronische Lösung mit einem hohen Preis bezahlt.
So beklagen zwei Drittel der Personalverantwortlichen die langen
Prozesse infolge mehrfacher Bearbeitungsschritte. Auch der durch
unvollständige Unterlagen und fehlerhafte Abrechnungen verursachte
Nachbearbeitungsaufwand belastet in ihren Augen unnötig die
Ressourcen. Dies bewirkt zudem eine verzögerte Zahlung der Spesen,
was in 37 Prozent der Firmen Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern
auslöst.
„Binnen der nächsten zwei Jahre soll der Anteil mobiler
Mitarbeiter nach einer Intel-Studie auf über 40 Prozent steigen, aber
trotzdem passen die Unternehmen ihre organisatorischen Prozesse nur
zögerlich den veränderten Bedingungen an“, wundert sich Sabine
Knöfel. Allein die wirtschaftlichen Effekte seien neben einer
deutlichen Beschleunigung der Prozesse und einem höheren Komfort für
die Mitarbeiter beim Einsatz elektronischer Lösungen beträchtlich.
„Es entsteht nur ein Zehntel der Kosten gegenüber den herkömmlichen
manuellen Buchungsverfahren“, weiß die Gesellschafterin von ClassWare
aus der Praxis.
