Die Folgen einer fehlerhaften Steuerreform machen den Unternehmen zu schaffen. Eine „missglückte Vereinfachung im steuerlichen Reisekostenrecht verursacht viel Aufwand und hohe Kosten“, stellt die renommierte Fachzeitschrift Finanz-Rundschau in ihrer aktuellen Ausgabe fest. Es geht um die „46-Tage-Regel“ der Lohnsteuer-Richtlinien 2008. Arbeitet ein Mitarbeiter an mehr als 45 Tagen im Jahr an einem anderen Standort, so gilt der Weg dorthin nicht mehr als Dienstreise. Alle Fahrten, etwa zu einer Niederlassung, sind dann als Arbeitsweg zu deklarieren. Dies hat nicht nur steuerlich negative Auswirkungen, wie ADP-Employer Services-CFO Thomas-Michael Rupp feststellt: „Firmen mit mehreren Standorten betreiben einen hohen Zeitaufwand, um nicht in die 46-Tages-Falle zu tappen.“
ADP hat darauf reagiert. In der neuen Version 1.5 von Travel@Web, der Software zum Abrechnen und Steuern von Reisekosten, sind Reisedaten den jeweiligen Betriebsstätten und Mitarbeitern jetzt auch zuzuordnen. Jedes Unternehmen kann einstellen, wann ein Hinweis erfolgt – und eingreifen, bevor steuerliche Nachteile entstehen.
Darüber hinaus bietet die neue Travel@Web-Version weitere Funktionen im Workflow, die den Bearbeitungsaufwand und die Fehlerquote verringern. Reiserichtlinien sind leichter einzurichten und zu steuern. Bei Reisen in Länder mit unterschiedlichen Verpflegungspauschalen wie Frankreich erfolgt automatisch die Abfrage, in welche Region gereist wurde. Reisedaten und -belege können schon während einer Geschäftsreise offline eingegeben werden, etwa auf einem Notebook. Der Abgleich mit den Zentraldaten erfolgt bei der nächsten Netzverbindung. Zudem ist jetzt auch die Verwaltung von Abwesenheitszeiten und Sachmitteln möglich.
ADP bietet Lösungen für die Reisekostenabrechnung, die vom Lizenzieren der Software („Application Services“) über deren Betrieb („Processing Services“) bis hin zur Übernahme der kompletten Geschäftsprozesse („Managed Services“) reichen.
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