Unternehmen können ihre Reiseausgaben mit einem globalen Travel Management deutlich senken. Kostenersparnisse sind damit für Firmen der wichtigste Grund, ihr weltweites Reisemanagement zentral zu steuern und einheitlich aufzustellen. Das zeigt eine neue Studie von American Express Global Business Travel in Zusammenarbeit mit der Business Travel Media Group. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Umsetzung ist das Erfassen kultureller Unterschiede in den jeweiligen Ländern.
Laut der neuen Studie sind Kostenersparnisse der wichtigste Grund für die globale Aufstellung von Travel-Programmen. Einige der Befragten beziffern die von ihrem Unternehmen angestrebten Einsparungen mit 20 Prozent und äußern sich zuversichtlich, dass diese Marke sogar überschritten werden kann. Der Forschungsdienst eXpert insights von American Express Global Business Travel hat dazu in Zusammenarbeit mit der Business Travel Media Group (BTMG) Verantwortliche jüngst globalisierter Travel-Programme in Unternehmen befragt. Zu den Zielen der Globalisierung im Travel Management zählt auch die Sicherheit der Reisenden. Nach Ansicht der Befragten sind ein strategisches Change Management und eine klare Verpflichtung der Führungsebene notwendig, um sich mit den Eigenheiten lokaler Märkte zu befassen.
Globales Travel Management ist Voraussetzung für weltweite Expansion
„Immer mehr Unternehmen werden ihr Travel Management global aufstellen, wenn sie ihre weltweiten Vertriebsergebnisse verbessern, ihre Effizienz steigern und ihr Geschäft ausdehnen wollen“, sagt Christa Degnan Manning, Leiterin des Forschungsdienstes eXpert insights von American Express Global Business Travel. „Aber das Travel Management kann einer der Ausgabenposten sein, deren zentrale Organisation besonders komplex ist. Mehrere Faktoren sind für eine erfolgreiche globale Aufstellung Voraussetzung: Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Unternehmen ihre Veränderungsbereitschaft messen und die Unterstützung der Führungsebene sicherstellen müssen. Dazu kommt die Aufgabe, die wichtigsten Stakeholder in jeder Region auf eine Linie zu bringen und ein langfristiges Change Management zu entwickeln, das die Vorteile sowohl für das Unternehmen als auch für den Reisenden aufzeigt.“
Wichtigste Merkmale: Globale Steuerung, einheitliche Reiserichtlinien, Datentransparenz
Wichtige Merkmale global gemanagter Reiseprogramme sind laut der Studie eine globale Steuerung, eine einheitliche Reiserichtlinie und Datentransparenz. Bei der Steuerung leitet ein Managementteam, zusammengesetzt aus Mitarbeitern verschiedener Funktionen und regionaler Rollen, Reiseaktivitäten und deren Umsetzung für das Unternehmen weltweit. Eine einheitliche Reiserichtlinie in allen Ländern zu etablieren ist ein weiteres wichtiges Kennzeichen. Die befragten Unternehmen steuern mindestens 16 bis 25 Länder mit einer Richtlinie, maximal 51 bis 75 Länder. Eine Richtlinie, die Mindestanforderungen definiert, global eingesetzt werden kann und Anpassungen an die lokalen Märkte erlaubt, gilt als Best Practice. Eine gewisse Flexibilität ist vor allem wichtig, weil lokale Marktregulierungen und Gesetze die Norm beeinflussen können. Weltweite Daten zu sammeln, zu analysieren und zu bündeln kennzeichnet ebenfalls das globale Management von Travel-Programmen, da es über alle Regionen und Märkte hinweg Sichtbarkeit bei den Ausgaben ermöglicht. Insbesondere wenn Unternehmen Kosten sparen wollen, können die Daten gerade bei Verhandlungen mit Dienstleistern wirksam eingesetzt werden.
Einsparungen durch Konsolidierung und Datensammlung
Kostenreduktion hat für Unternehmen hohe Priorität – besonders gut können Einsparungen durch Konsolidierung, die Sammlung von Daten und die gezielte Steuerung der Nachfrage erzielt werden. In Bezug auf die Konsolidierung kann die Kostenersparnis durch Globalisierung besonders vorangetrieben werden, indem Dienstleister rationalisiert, die Unterstützung von Agenturen und Dienstleistungen konsolidiert und interne Ressourcen effizienter eingeteilt werden. Am gängigsten ist das Vorgehen, größere Reisevolumina in Verhandlungen mit Lieferanten und anderen Dienstleistern nutzbar zu machen. Bei den untersuchten Unternehmen war es nicht ungewöhnlich, dass im Zuge der globalen Aufstellung Verträge mit 40 oder mehr Agenturen entdeckt wurden. Daher könnte allein die Konsolidierung dieses Gebietes zu Einsparungen führen – in Form niedrigerer Gesamtgebühren, konsistenterem Service und insgesamt einer besseren Datenerfassung. Die Nutzung der unternehmenseigenen Marktdaten ist entscheidend für langfristige Kostenersparnisse, da sich das Angebot in der Reisebranche immer wieder verändert. Durch eine zentrale Datenerfassung können Unternehmen neue Einsparpotenziale identifizieren und zusätzliche Bereiche erschließen, in denen Kosten durch Nachfragesteuerung kontrolliert werden können. Maßnahmen zur Nachfragesteuerung können je nach Nachfrage der Anbietermärkte variieren. Dazu gehört es immer mehr, die Entscheidungen der Mitarbeiter für virtuelle Technologien als Alternativen zu Meetings und Reisen zu unterstützen.
Kulturelle Nuancen erfassen – Probleme umschiffen
„Die Antworten von vielen Studienteilnehmern haben gezeigt, dass lokal spezifische Geschäftspraktiken und Beziehungen einer effektiven Globalisierung im Weg stehen können“, fügt Christa Degnan Manning hinzu. Um solche Hürden zu identifizieren, arbeitet American Express in einer neuen globalen Studienreihe mit der Association of Corporate Travel Executives (ACTE) die kulturellen Besonderheiten in Nordamerika, Europa und der Asien-Pazifik-Region heraus. Untersucht werden Aspekte des Travel Managements, die von kulturellen Eigenheiten beeinflusst werden könnten – dazu gehören das Compliance-Umfeld, das Reiseverhalten der Mitarbeiter, die richtige Steuerung sowie technologische Alternativen zu Reisen und Meetings. Die Ergebnisse einer ersten Studie in Nordamerika zeigen, dass für 76 Prozent der Befragten die Anspruchshaltung der Mitarbeiter die treibende Kraft hinter Verstößen gegen Compliance ist. Fast die Hälfte der Befragten (46 Prozent) ist der Ansicht, dass ein Mangel an Informationen über die Vorzüge der Richtlinien die größte Hürde für eine Verhaltensänderung sei. Fast ebenso viele Befragte (43 Prozent) halten eine unzureichende Steuerung des Programms für den Grund.
Best Practices bei der Globalisierung
Folgende Empfehlungen ergeben sich aus der Studie für Unternehmen, die ihr Reiseprogramm zentral managen wollen:
– Veränderungsbereitschaft und Kultur im Unternehmen messen; weitere Ausgabenbereiche konsolidieren
– einen Verantwortlichen langfristig für Strategie und Steuerung einsetzen
– eine globale Mindestrichtlinie entwickeln und einen Prozess für die Anpassungen in lokalen Märkten etablieren
– Onlinebereich ausbauen, um Buchungsprozesse zu optimieren und zu vereinheitlichen
– Stakeholder vor Ort einbinden und nicht zu einem einzelnen Markt tendieren
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