Die paper2mail GbR (sprich: paper to mail, also „Papier per E-Mail“) bringt ein Stück elektronische Zukunft nach Main-Franken.
Wer gewerblich tätig ist, kann von der Papierflut ein Lied singen: Formulare, Rechnungen, Geschäftsbriefe und Behörden Angelegenheiten… vom papierlosen Büro sind wir noch ein gutes Stück entfernt. Viel schlimmer noch: durch die Erneuerung der Archivierungspflicht müssen Sie das alles auch noch 10 Jahre lang aufbewahren. Die Kosten an Miete, Strom, Personal, etc. allein dafür sind in jedem Unternehmen erheblich.
Wer zudem noch viel geschäftlich unterwegs ist oder eine Firma mit mehreren Niederlassungen betreibt, hat noch ein weiteres Problem: Die Unterlagen kommen immer dort an, wo man gerade nicht oder nicht rechtzeitig herankommt. Bei terminkritischen Unterlagen, geht viel Zeit verloren, um Einsicht zu nehmen oder es entstehen weitere Kosten um die Unterlagen per Fax oder auf ähnlichen Wegen zum eigentlichen Zielort zu bringen.
Mit paper2mail werden beide Probleme in einem Arbeitsgang gelöst: Ihre Post wird tagesaktuell und archivsicher gescannt und Ihnen dann elektronisch blitzschnell so zur Verfügung gestellt, dass Sie weltweit Einsicht nehmen können. Die einmal erzeugte elektronische Kopie ist gleichzeitig archivsicher, d.h. sie erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Langzeit-Archivierung. Für ein mittelständisches Unternehmen reduziert sich so der Lagerplatz für die gesamte Geschäftspost pro Geschäftsjahr auf den Platz von wenigen DVDs.
Für „Business-Nomaden“ wie Freelancer, Handelsvertreter und auch Projektteams ebenso wie kleine und mittelständische Unternehmen rechnet sich der Service aufgrund der massiven Flexibilität und der hohen Kosteneinsparungen schon nach wenigen Wochen.
Während die elektronische Post bei den meisten Kunden fast ausschließlich via verschlüsselter E-Mail zugestellt wird, bietet paper2mail selbstverständlich auch die revisionssichere elektronische Erfassung von Altarchiven per High-End Scanner auf DVD bzw. zur direkten Lieferung in vorhandene Dokumentenverwaltungssysteme an.
Liane Kaiser-Mech, Geschäftsführerin und Mitbegründerin rät jedoch zur rechtzeitigen Planung: „In der Regel sind Gewerbe-Immobilien erst mit mehreren Jahren Frist kündbar, da macht es Sinn, das auch bei der Planung einzukalkulieren. Zudem altert das Papier in den letzten Jahren erheblich schneller als noch vor einigen Jahrzehnten, da ist eine regelmäßige Kontrolle des Zustandes wichtig, weil allzu brüchiges Papier nur noch mit extrem hohem Aufwand per Scanner zu verarbeiten ist.“
