Für Geschäftsreisende nicht Ungewöhnliches. Der Geschäftstermin ist vorbei – doch dann die lästige Reisekostenabrechnung. Ein zeitlicher Aufwand, der bisweilen fast größer als die Geschäftsreise selbst ist! Diesen Prozess zu vereinfachen – der Aufgabe stellten sich die Anwendungsentwickler der Comsol Unternehmenslösungen AG im Auftrag des Serviceanbieter AirPlus International.
AirPlus ist ein führender internationaler Anbieter von Lösungen für das tägliche Management von Geschäftsreisen. Über 30.000 Firmenkunden setzen bei der Bezahlung und Auswertung ihrer Geschäftsreisen auf AirPlus. Unter der Marke AirPlus International werden die Produkte und Dienstleistungen weltweit vertrieben.
„Unser Ansatz war die Integration der durch AirPlus erhobenen Reisedaten in die Business-Software NAVISION“, so Jens Walther, Vorstand der Comsol Unternehmenslösungen AG. „Eine Mehrfacherfassung von Daten entfällt, Fehler durch mögliche Datenredundanz vermieden sowie Zeit für wertvolle produktive Leistung freigesetzt“, erläutert Jens Walther die zentralen Stärken der Lösung. Die technische Basis ist dabei die Speziallösung Comsol ® Reisekosten, die durch das Eschborner Beratungsunternehmen entwickelt worden ist und seit 2002 als von Microsoft zertifizierte Lösung innerhalb von Microsoft Dynamics TM NAV (vormals NAVISION) angeboten wird.
„Zahlungen des AirPlus Company Account und AirPlus Corporate Cards können jetzt direkt und ohne Mehrfacherfassung in die Reisekostenabrechnung von Navision eingelesen werden“, erläutert Dirk Hardell, Manager Payment Systems von AirPlus.
“Mit der Schnittstelle in Navision werden die Belegdaten automatisch zu den Reisen zugeordnet, anhand der mitgelieferten AirPlus Zusatzdaten Felder“, so Dr. Jürgen Florian, Projektleiter der Comsol. Reisen werden über die Belegarten automatisch mit Sachkonten versehen und dann bei der Buchung inklusive der Vorsteuer verbucht.
Dabei erkennt das System auch Leistungen, die vom Arbeitgeber vorfinanziert wurden. Aber auch ein strategisches Kostencontrolling kann anhand von parametrisierbaren Kategorien durchgeführt werden. Die Auszahlung an den Mitarbeiter erfolgt automatisiert über einen Kreditorenlauf, wird mit der Gehaltszahlung angewiesen, kann aber auch über ein Sachkonto erfolgen.
Aber auch zu den nachfolgenden Unternehmensprozessen bestehen keine Systembrüche oder Schnittstellenprobleme. So können über die Reisezeiten und die Kilometererfassung Pauschalen errechnet oder über Zuordnung von Projekten oder Debitoren zu den Reisen Projektrechnungen erzeugt werden.
Mit der Integration der AirPlus Kreditkarten Lösungen in Microsoft Navision wurde somit ein automatischer Workflow für das Reisekostenmanagement erreicht. Und wertvolle Zeit gewonnen, die man jetzt wesentlich besser für das Kundengespräch auf der nächsten Geschäftsreise einsetzen kann.
