Ab 2014 gilt ein völlig neu gestaltetes Reisekostenrecht in Deutschland. Das bereits Anfang 2013 beschlossene Gesetz sieht in etlichen Bereichen erhebliche Änderungen vor. „Insbesondere die neue Definition der sogenannten „ersten Tätigkeitsstätte“ dürfte in der Anwendung zu Problemen führen“, so der Präsident des Steuerberaterverbandes Schleswig-Holstein e. V. Lars-Michael Lanbin.
Bei Reisekosten handelt es sich um Aufwendungen, die bei einer außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte bzw. der Wohnung stattfindenden Auswärtstätigkeit entstehen. Zu diesen Kosten gehören z.B. Fahrtkosten, höhere Kosten für die Verpflegung (Verpflegungsmehraufwand), Übernachtungskosten sowie weitere Nebenkosten wie beispielsweise Parkkosten oder beruflich veranlassten Telefonkosten.
Grundsätzlich wird im Reisekostenrecht der Abzug dieser Kosten als steuermindernde Werbungskosten oder Betriebsausgaben behandelt. Ferner hat der Arbeitgeber bis zur Höhe dieser abziehbaren Beträge die Möglichkeit der steuerfreien Erstattung. Schließlich besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit, bestimmte steuerpflichtige Reisekostenerstattungen bis zu bestimmten Höchstgrenzen auf seine Rechnung pauschal zu versteuern.
Eine wesentliche neue Definition erhält die Stätte, an der der Arbeitnehmer tätig wird. Bis 2013 handelte es sich um die „regelmäßige Arbeitsstätte“, ab 2014 gilt der Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“. Jeder Arbeitnehmer kann zukünftig nur noch maximal eine erste Tätigkeitsstätte haben. Diese ortsfeste Einrichtung kann nicht nur die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers sein, sondern erstmals auch die Einrichtung eines verbundenen Unternehmens oder eines Dritten. Eine weitere Voraussetzung der Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber dieser Stätte dauerhaft zugeordnet ist. Die Neuregelungen sehen vor, dass hier eine Anknüpfung an das Arbeitsrecht erfolgt. Wird beispielsweise im Arbeitsvertrag die Zuordnung zu einem bestimmten Betrieb geregelt, ist dieses die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers. Bei zeitlichen Begrenzungen liegt eine dauerhafte Zuordnung vor, wenn ein Zeitraum von mindestens 48 Monaten bestimmt wird. Dabei ist zu beachten, dass diese Voraussetzung auch vorliegen kann, wenn der Beginn der Tätigkeit vor 2014 liegt! Gibt es hinsichtlich der ersten Tätigkeitsstätte keine dienst- oder arbeitsrechtliche Regelung, liegt die erste Tätigkeitsstätte dort, wo der Arbeitnehmer arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage bzw. mindestens ein Drittel der regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll bzw. tatsächlich wird. Schließlich kann auch ein weiträumiges Arbeitsgebiet, beispielsweise ein Wald- oder Hafengebiet, die erste Tätigkeitsstätte sein. Für alle anderen Fahrten gelten die bisherigen Regelungen weiter. Der Satz von € 0,30 je gefahrene Kilometer gilt unverändert.
Beispiel: Ein Bauhandwerker, der ausschließlich auf Baustellen tätig war und ist, hatte in 2013 im Betrieb des Unternehmens keine regelmäßige Arbeitsstätte. Sieht der Arbeitsvertrag den Einsatz im Betrieb vor, besteht hier ab 2014 eine erste Tätigkeitsstätte. In der Folge sind die entsprechenden Fahrten zum Betrieb nur mit der niedrigen Entfernungspauschale absetzbar. Eine steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber scheidet aus. Steht für diese Fahrten ein betriebliches Fahrzeug zur Verfügung, ist dieser Vorteil zu versteuern – wohl auch für die Fahrt in einem Werkstattwagen!
Hat der Arbeitnehmer ab 2014 keine erste Tätigkeitsstätte, hat er gemäß seines Arbeitsvertrages allerdings einen Sammelpunkt aufzusuchen, können die Fahrtaufwendungen lediglich mit der Entfernungspauschale geltend gemacht werden.
Für den zusätzlichen Aufwand, der durch eine Verpflegung bei auswärtiger Tätigkeit entsteht, gab es in 2013 drei Staffeln. Ab 2014 gibt es lediglich einen Abzugsbetrag in Höhe von 12,00 Euro für eine eintägige Abwesenheit von insgesamt mehr als 8 Stunden. Mehrtägige Reisen können mit 24,00 Euro je Abwesenheitstag in Ansatz gebracht werden. Der Arbeitgeber kann diese Beträge steuerfrei erstatten. „Nach drei Monaten Tätigkeit an dem selben auswärtigen Ort endet allerdings diese Abzugs- bzw. Erstattungsmöglichkeit“, so Lanbin.
Stellt der Arbeitgeber auf einer Dienstreise die Verpflegung, ist dieser Vorteil zunächst vom Arbeitnehmer zu versteuern. Erstattet der Arbeitgeber zusätzlich zur Mahlzeitgestellung die anzuwendende Reisekostenpauschale, droht hier eine doppelte Begünstigung. Dies hat der Gesetzgeber durch komplizierte Vorschriften im Rahmen der Anrechnung bei den Verpflegungspauschalen geregelt.
Ab 2014 gelten ebenfalls neue Sachbezugswerte: Ein Frühstück wird mit 1,63 Euro/Tag und 49,00 Euro/Monat, Mittag- und Abendessen werden mit jeweils 3,00 Euro/Tag und 90,00 Euro/Monat bewertet.
Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn neben dem eigenen Hausstand am Lebensmittelpunkt eine beruflich begründetet Zweitwohnung am Ort der neuen ersten Tätigkeitsstätte vorliegt. Neu ist die Höchstgrenze von 1.000,00 Euro für die Wohnungsmiete der Zweitwohnung. Neu geregelt ist zudem die Situation, in der ein Kind im Hausstand der Eltern lebt und eine Wohnung am Tätigkeitsort hat – eine doppelte Haushaltsführung setzt in diesen Fällen ab 2014 voraus, dass sich das Kind an den Kosten des Haushalts am Lebensmittelpunkt beteiligt.
Sonstige Reisekosten sind wie bisher gegen Einzelnachweis abziehbar bzw. vom Arbeitgeber erstattbar.
Tatsächlich kann das ab 2014 geltende Reisekostenrecht zu unerwarteten oder sogar unerwünschten Situationen führen. Es sollte im Einzelfall kontrolliert werden, ob Arbeitsverträge angepasst werden sollten. Arbeitnehmer können für den Lohnsteuerabzug Freibeträge in den Lohnsteuerabzugsmerkmalen beantragen. Ab 2014 geltende Freibeträge müssen an das neue Reisekostenrecht angepasst werden, ansonsten drohen Nachzahlungen. Zudem sollten betriebliche Reisekostenregelungen angepasst werden, um unerwünschte Folgen zu vermeiden.
Lanbin fasst zusammen: „Die neuen Regelungen werden in vielen Fällen zu einer anderen Beurteilung abziehbarer bzw. steuerfrei erstattbarer Beträge führen. Arbeitnehmer und Arbeitgeber sollten sich jeweils mit dem neuen Recht befassen, damit ab 2014 die neuen Vorteile aus dem neuen Recht voll ausgeschöpft bzw. Steuernachforderungen vermieden werden. Hierzu sollte der Rat der Steuerberaterschaft eingeholt werden.
Autor: Steuerberater Stephan Hübscher, Flensburg.
Quelle: Steuerberaterverband Schleswig-Holstein e.V.
