Die zweite Trend-Befragung der Messe „IMEX – incorporating Meetings made in Germany“ zu den aktuellen Trends in der Kongress- und Tagungs-Branche wurde am 19.10.2005 veröffentlicht und belegt, dass die Anzahl der Konferenzen und Meetings von Verbänden stetig steigt.
Frankfurt am Main, 19.10.2005. Die treibenden Kraft hinter dem Anstieg ist demnach vor allem die immer kommerziellere Haltung der Verbände, die eine verbesserte Kosten-Kontrolle und erweitertes Marketing umfasst.
Die IMEX-Untersuchung gibt die Meinungen von über 100 Verbände-Vertretern aus 13 Ländern wieder. Die Ergebnisse werden unter anderem dafür genutzt, die Ausstellungs-Pläne und Fortbildungs-Programme für den nächsten Association Day auszuarbeiten, der am 29. Mai 2006 in Frankfurt am Main stattfinden wird. Es werden wieder über 250 Planer aus weltweiten Verbänden erwartet.
Vor einem Jahr registrierten 56 Prozent der Befragten steigende Teilnehmerzahlen an ihren Konferenzen im Vergleich zum Vorjahr. Heute ist diese Zahl auf 64 Prozent gestiegen, nur 20 Prozent verzeichnen „keine Veränderung“. Betrachtet man die Anzahl derjenigen, die für das nächste Jahr eine Steigerung erwarten, so sind dies jetzt 69 Prozent der Befragten, im Jahr 2004 waren es 62 Prozent.
Kosten-Management
Die Planer der Verbände wissen, dass ein strikteres Kosten-Management eine wichtige Schlüsselrolle bei der Untermauerung dieses Trends spielt. Sie verweisen auf die Notwendigkeit, die Verhandlungen um Hotelpreise zu verbessern und damit den Tagungsteilnehmern günstige Übernachtungsmöglichkeiten und auch günstige Zusatzleistungen zu sichern.
Rund 60 Prozent der Veranstaltungsplaner berichten von einem geringen Kostenanstieg in vergleichbaren Zielgebieten innerhalb des letzten Jahres, 21 Prozent spürten keine Veränderung. 16 Prozent berichteten gar von einem Rückgang der Belastungen.
Diese Ergebnisse sind als eine Warnung an jene Destinationen zu verstehen, die bisher keine preislich attraktiven Angebote gemacht haben, speziell dort, wo eventuell noch Sicherheitskosten hinzu kommen.
Zusammenfassend erklärte ein Planer die Situation: „Wir müssen uns damit abfinden, im Werben um Teilnehmer für unsere Veranstaltungen mit ständig wachsender Konkurrenz zu kämpfen.“ Mit dem Resultat, dass „wir hart arbeiten, um innerhalb der kalkulierten Veranstaltungsbudgets zu bleiben“. Dies führt häufig zur Suche nach Ländern, die dafür bekannt sind, niedrige Preise anzubieten. Zielgebiete, die zur Zeit von diesem Trend profitieren, sind zum Beispiel Osteuropa, Indien, Thailand, Südafrika und Australien. Andere kosten-reduzierende Maßnahmen sind unter anderem, individuelle Transfers durch die Nutzung des öffentlichen Verkehrsnetzes zu ersetzen oder ganz einfach die Dauer der Konferenz zu reduzieren.
Herausforderungen
Auf die Frage nach den aktuellen Herausforderungen spielen das Anbieten eines guten Preis-Leistungs-Verhältnisses und die Suche nach zusätzlichen Anreizen für eine Konferenz nach wie vor eine große Rolle. Höher bewertet als noch 2004 wird heute die Absicht, Teilnehmer auch aus Übersee zu erhalten sowie die Herausforderung, mit Lieferanten in anderen Ländern zusammen zu arbeiten, die völlig andere Standards haben.
Zwei zunehmend wichtige Punkte für Einkäufer sind die Verbesserung ihrer Fähigkeiten zu Verhandeln und die Möglichkeiten, elektronische Kommunikation in Konferenzen und Meetings erfolgreich einzubinden. Auch jüngere Teilnehmer anzusprechen nimmt immer größere Priorität ein.
IMEX wird viele dieser genannten Punkte beim nächsten Association Day am 29. Mai 2006 ansprechen, der von der ICCA International Congress & Convention Association in Zusammenarbeit mit einer Reihe führender Branchenverbände organisiert wird, wie die American Society of Association Executives (ASAE), die European Society of Association Executives (ESAE), der Center od Association Leadership, die Association Internationale des Palais de Congres (AIPC), die International Association of Professional Conference Organisers (IAPCO), die Destination Marketing Association International (DMAI) und die International Association for Exhibition Management (IAEM).
Das Programm wird Fortbildungen zu den Themen „Einnahmen nicht aus Teilnehmergebühren – wie man Möglichkeiten optimiert“ und „Kongress-Fortbildung – wie man Inhalte am besten rüberbringt“ – anbieten. Der Association Day wird zeigen, wie die Verbände in ihren Meetings Wissen effektiver vermitteln können. Außerdem werden neue Seminar-Formate bewertet und aufgezeigt, mithilfe welcher technologischen Unterstützung der beste Lerneffekt erzielt werden kann.
Carina Bloom, IMEX Marketing- and Operations Director erläutert: „Unsere Ergebnisse der Trend-Befragung zeigen, dass Verbände-Meetings immer kommerzieller werden und dass die Ansprache potentieller Teilnehmer proaktiver und professioneller als jemals zuvor betrieben wird. Der IMEX Association Day hat immer den Anspruch, die aktuellen Herausforderungen der Verbandsplaner anzusprechen, um ihnen die Möglichkeit zu geben, dazuzulernen, ihre Fähigkeiten zu entwickeln und mit Ihresgleichen zu networken.“
Die vierte „IMEX – incorporating Meetings made in Germany, The Worldwide Exhibition for incentive travel, meetings and events”, findet vom 30. Mai bis 1. Juni 2006 in Halle 8 der Messe Frankfurt statt. Auf der IMEX 2005 informierten sich 7.130 (+909) Besucher aus 97 Ländern über das Angebot der 3.000 (+500) Aussteller aus 130 Ländern (+10). Die IMEX wird organisiert von Ray Bloom und Paul Flackett in Zusammenarbeit mit dem GCB German Convention Bureau e.V. Die Messe integriert den Kongressmarkt „Meetings made in Germany“ des GCB. Neben dem attraktiven Aussteller-Angebot bietet die IMEX ihren Besuchern auf der Messe auch ein umfangreiches, kostenfreies Begleitprogramm durch Workshops, Foren und spezielle Themen-Pavillons sowie verschiedene Initiativen. In der „Virtual Exhibition“ unter www.imex-frankfurt.de können sich Besucher ganzjährig über die Aussteller informieren und Kontakt aufnehmen.
www.imex-frankfurt.de
