Eine aktuelle Global Business Travel Survey von SAP Concur zeigt, dass viele Geschäftsreisende in Deutschland bei Reisekosten von Unternehmensvorgaben abweichen. 44 % der Befragten geben an, die Reiserichtlinien ihres Unternehmens mindestens einmal bewusst umgangen zu haben. Gleichzeitig verzichten 19 % auf die Einreichung legitimer Ausgaben, weil sie nicht als Kostentreiber auffallen möchten.
Bei den Regelverstößen geht es häufig um persönliche Vorteile: Jeweils 15 % nutzen Firmenrabatte für private Reisen oder nehmen entgegen der Richtlinie Gäste mit auf Geschäftsreisen. 12 % verlängerten bereits eine Geschäftsreise, ohne Urlaub zu nehmen oder die Führungskraft zu informieren. 10 % bezahlten mit Firmengeldern Mahlzeiten oder Ausgaben anderer Personen, 6 % verwendeten Unternehmensmittel für private Ausgaben.
Das Verhalten unterscheidet sich nach Position. 27 % der Führungskräfte geben an, Richtlinien manchmal oder häufig zu umgehen; bei Mitarbeitern ohne Führungsverantwortung sind es 19 %. Gleichzeitig berichten 26 % der Mitarbeiter von eher seltenen Einzelfällen, gegenüber nur 12 % der Führungskräfte.
Als wichtige Ursache nennen die Befragten unklare Vorgaben: 51 % sagen, dehnbare Richtlinien erleichterten es, Ausgaben zu rechtfertigen. 15 % betrachten die Reisekostenabrechnung als Möglichkeit, ein als unfair empfundenes Gehalt auszugleichen, während 13 % auf lückenhafte Prüfprozesse verweisen. Zudem fühlen sich 23 % weniger mit ihrem Arbeitgeber und dessen Vorgaben verbunden, wenn dieser das Reiseverhalten stark einschränkt. 30 % der deutschen Geschäftsreiseverantwortlichen vermuten außerdem, dass in ihrem Unternehmen gefälschte KI-Belege eingereicht werden.
Parallel zur Regelumgehung gibt es eine gegenläufige Entwicklung: 19 % reichen legitime Ausgaben bewusst nicht ein. 15 % wollen nicht den Eindruck erwecken, mehr als andere für Geschäftsreisen auszugeben, 8 % fürchten, als Kostentreiber zu gelten. 29 % verzichten auf die Abrechnung von Ausgaben, die ihnen persönlich zugutekommen, etwa besondere Abendessen oder zusätzlichen Komfort. 28 % reichen Kosten oberhalb des genehmigten Budgets nicht ein; 10 % erwarten ohnehin keine Genehmigung höherer Ausgaben.
Die Entwicklung ist für Unternehmen besonders relevant, da Geschäftsreisen teurer werden. Laut Business Travel Index der GBTA sollen die weltweiten Ausgaben 2026 um 7,2 % auf 1,5 Billionen Euro steigen. Hauptgrund sind höhere Reisekosten, während das Reisevolumen deutlich langsamer wächst.
Die Studie verdeutlicht damit, dass Reisekosten-Compliance nicht allein vom Verhalten der Mitarbeitern abhängt. Klare, nachvollziehbare Reiserichtlinien und verlässliche Prüfprozesse können Unsicherheit reduzieren und verhindern, dass Mitarbeiter Vorgaben auslegen oder legitime Ausgaben aus Angst vor Kritik nicht einreichen. Digitale Lösungen können zusätzlich Transparenz schaffen und auf Fehler, unzulässige Ausgaben oder gefälschte Belege hinweisen. Ziel sollte eine Reisekultur sein, in der klare Regeln, Vertrauen und Compliance miteinander verbunden sind.
Quelle: SAP Concur / Bild: Pixabay
Anzeige: Meetings, Incentives, Congresse und Events in Brüssel
