Die Angst, eine wichtige Frist zu versäumen, ist endlich vorbei: Michael M., Außendienstler eines internationalen Unternehmens hat endlich die Lösung für seine Geschäftspost gefunden. Statt sie sich von seiner Sekretärin umständlich vorlesen und in die verschiedenen Hotels nachschicken zu lassen, erhält er sie jetzt täglich per E-Mail – unabhängig davon, ob es sich um einen kurzen Brief oder ein umfangreiches Dokument handelt.
Angeboten wird dieser Service von paper2mail. Das Unternehmen im hessischen Groß-Gerau hat sich darauf spezialisiert, für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Freiberufler, Handeslvertreter, Selbständige die eingehende Tagespost zu digitalisieren und sie per E-Mail oder über ein SSL-gesichertes Web-Frontend als .pdf-Datei zur Verfügung zu stellen. Damit stehen wichtige Unterlagen zeitnah zur Verfügung und können jederzeit und ortsunabhängig gesichtet werden.
Möglich wird der Service durch die automatische Weiterleitung der Post auf Basis eines Postweiterleitungsauftrags oder die Angabe der paper2mail Adresse für die geschäftliche Korrespondenz. In Groß-Gerau wird die eingehende Post gesichtet und nach zuvor definierten Regeln eingescannt. Dabei können die Kunden beispielsweise zwischen farbigen und schwarz-weißen Scans wählen oder festlegen, dass bei umfangreichen Dokumenten nur die erste Seite gescannt wird. Einschränkungen bei der Weiterleitung der Post gibt es nur bei bestimmten behördlichen Schreiben, die aus rechtlichen Gründen nur an die eigentliche Geschäftsadresse oder die gemeldete private Adresse des Inhabers bzw. Geschäftsführers zugestellt werden darf.
Ergänzt wird das Posteingangsmanagement mit der Digitalisierung bestehender Akten. „Niemand kann bei seinen Geschäftsreisen alle Unterlagen bei sich haben“, erläutert Liane Kaiser-Mech, Inhaberin der paper2mail. „Durch die Speicherung der Daten auf einem Medium oder in einem gesicherten Web-Archiv haben unsere Kunden jederzeit Zugriff auf Verträge und andere Dokumente, die sie als Grundlage für ihre Entscheidungen brauchen.“
Dabei ist die Suche nach Stichwörtern in den Daten meist schneller als das Heraussuchen der Originalvorlagen, so Liane Kaiser-Mech. „Wir speichern die Daten so, dass jedes bekannte Betriebssystem in der Lage ist, die Dateien ohne Erstellung eines Schlagwortkatalogs in Rekordzeiten nach den gesuchten Stichwörtern zu durchsuchen.“ Zwischen 10.000 und 20.000 Seiten kann das paper2mail Team pro Tag digitalisieren und archivieren. Je nach Umfang der Akten arbeitet das Team direkt vor Ort beim Kunden, so dass keine Transportkosten für die Akten anfallen.
Mit der Digitalisierung der Dokumente wird zudem die Aufbewahrungsfrist von teilweise bis zu 10 Jahren vereinfacht. Positiver Nebeneffekt: Durch den freigewordenen Stauraum können Mietkosten gesenkt oder aber die vorhandenen Räume sinnvoller genutzt werden.
Daten sind Vertrauenssache – das gilt für die Tagespost ebenso wie für bestehende Akten. Liane Kaiser-Mech garantiert ihren Kunden deshalb absolute Verschwiegenheit sowie die strikte Einhaltung des Briefgeheimnisses und der strengen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
paper2mail
Das hessische Unternehmen wurde Ende 2003 gegründet und hat sich auf ein effizientes und serviceorientiertes Posteingangsmanagement spezialisiert. Das Angebot richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen, Arbeitnehmer, Handelsvertreter, Freiberufler und Selbständige aus allen Branchen, die viel im In- und Ausland unterwegs sind.
Weitere Informationen unter www.paper2mail.de
