Online-Tools sind aus der Organisation von
Firmen-Veranstaltungen, Tagungen und Kongressen nicht mehr wegzudenken.
Dennoch ist die Gesamtheit der Veranstaltungs-Organisation nicht allein auf
Knopfdruck möglich. Welche Rolle
Online-Tools und Offline-Beratung im Meetings-, Incentive-, Congress- und
Event-Segment (MICE) spielen, hat
Intergerma-Geschäftsführer Markus Schmidt vergangene Woche auf dem
Deutschen Hotel-Online-Kongress in Wiesbaden
vor rund 160 Teilnehmern beleuchtet.
Das Segment MICE ist im Vergleich zu den Parametern der firmeninternen
Geschäftsreise-Organisation wesentlich komplexer, variabler und nicht
genauso transparent kalkulierbar. Tagungs-Online-Tools sind zwar zahlreich
vorhanden, jedoch mit
unterschiedlichen Herangehensweisen und Schwerpunkten versehen. Dabei
erkennt Schmidt die Problematik, je detaillierter online versucht wird, die
Parameter einer praktikablen Veranstaltungsorganisation zu berücksichtigen,
desto komplexer,
komplizierter und nutzungsunfreundlicher wird das Anfrage-Tool.
Laut Markus Schmidt ist es gerade bei der Veranstaltungs-Organisation
wichtig, alltagstaugliche Lösungen zu präsentieren. Meist sind die im
Unternehmen für die Veranstaltungs-Buchung, -Koordination und -Organisation
verantwortlichen Mitarbeiter
keine gelernten Veranstaltungs-Fachkräfte. Hier ist technische und
persönliche Unterstützung gleichermaßen vorteilhaft.
Bei der Frage nach dem grundsätzlichen Vorteil der Online- oder
Offline-Tagungsorganisation unterscheidet Tagungsprofi Schmidt daher
zwischen Bedarf und Bedürfnis: Der generische Bedarf an eine Veranstaltung
oder Tagung umfasst rein sachliche Fakten
wie Budget, Destination, Lage, Kapazität und Termin. Diese Komponenten
lassen sich gut online erfassen, filtern und auswerten.
Die individuellen Bedürfnisse an ein Firmenevent, sowohl seitens des
veranstaltenden Unternehmens als auch seitens der Teilnehmer, können nicht
online per Klickfunktion abgefragt werden. Dazu zählen die inhaltliche
Botschaft und Zielsetzung, oft
verknüpft mit Emotionen und Motivationsaspekten. Persönliche Wünsche,
Ansprüche an die Stimmung und die Atmosphäre sowie die Frage nach
Individualität in Beratung und Service, Verständnis, Erfahrung und
Kompetenz sind zudem Bedürfnisse, die nicht
eindimensional erfassbar, nicht schematisierbar und damit nicht per
Online-Abfrage abgedeckt werden können.
So resümiert Schmidt, dass im MICE Segment nach wie
vor in wesentlichen Bereichen bewusst offline gearbeitet wird, da die
webbasierte Buchbarkeit und Online-Teilnehmer-Kommunikation aufgrund der
Beratungsintensität ihre
Grenzen hat. Gleichzeitig gibt es die Notwendigkeit unverzichtbarer,
unterstützender Online-Tools zur Reduzierung des Zeitaufwands bei der
Anfrageerstellung, der Teilnehmer-Registrierung und weiteren Anwendungen
zur Professionalisierung des
Teilnehmer-Managements. Bei Intergerma setzt man daher auf die gesunde
Mischung von Online und Offline.
www.intergerma.de
