In Kooperation mit dem Softwareanbieter für
Unternehmensreisedaten NP4 und dem Veranstaltungsspezialisten Intergerma
hat die GEA Group, einer der weltweit größten Systemanbieter für die
verarbeitende Industrie, ein innovatives
strategisches Konsolidierungskonzept für die Zusammenführung der
konzernübergreifenden Bereiche Geschäftsreisen und Veranstaltungen
entwickelt. Das neuartige Konzept ist bislang einzigartig in der deutschen
Unternehmenslandschaft und somit ein
Meilenstein in der Reise- und Veranstaltungsbranche. Erstmals können
Kennzahlen aus den Bereichen Business Travel und MICE (Meetings,
Incentives, Conventions, Events) auf einer Plattform ganzheitlich
konsolidiert und ausgewertet werden. Damit ist es
dem strategischen Travel Management künftig möglich, Rahmenverträge mit
Leistungsträgern nicht nur auf Basis konsolidierter Geschäftsreisedaten zu
verhandeln, sondern auch das konkrete Volumen des Veranstaltungsbereichs
einfließen zu lassen.
Zielsetzung und operative Umsetzung
Im Visier des strategischen Konsolidierungskonzepts der GEA Group stehen
die Aufdeckung von Optimierungspotenzialen und von Bedarfsträgern im
Unternehmen, die Bündelung des Einkaufsvolumens und der Leistungsträger
sowie die Zentralisierung der
Unternehmensbereiche Geschäftsreisen und Veranstaltungen nebst Einführung
eines einheitlichen Reporting-Systems. Zur Prozess-Steuerung und
-Optimierung wird die bestehende Reiserichtlinie durch eine umfassende
Veranstaltungsrichtlinie ergänzt. Darin
enthalten sind Standards für die Abwicklung von Firmenveranstaltungen wie
Stornobedingungen, Einsatz von Zahlungsmitteln und die Verwendung von
einheitlichen Vorlagen. Zudem ist der Einsatz eines webbasierten
Teilnehmer-Management-Systems in der
Veranstaltungsrichtlinie fixiert. Durch die in Echtzeit konsolidierten
Teilnehmerdaten sollen der Anmeldeprozess und die Kontingentverwaltung
optimiert und die No-Show-Rate minimiert werden.
Um für die neuen Vorgaben zur Geschäftsreise- und
Veranstaltungs-Konsolidierung konzernweite Akzeptanz bei Bedarfsträgern und
Buchern zu generieren, werden die Prozesse permanent auf ihre
Praktikabilität überprüft, Mitarbeiter mit
Buchungsverantwortung in einen kontinuierlichen Dialog eingebunden,
Mehrwerte für die Bedarfsträger geschaffen sowie Workshops und Roadshows im
Unternehmen veranstaltet.
Technische Voraussetzungen
Damit die Daten der individuellen Firmenreisen mit denen der
Firmenveranstaltungen zusammengeführt werden können, müssen die
Veranstaltungsbuchungen auf die einzelnen Teilnehmer herunter gebrochen
werden. Hier kommen das Teilnehmer-Management-System
sowie das Reporting Tool „Analytics“ von Intergerma zum Einsatz. Rund 100
geprüfte Kennzahlen werden ausgewertet und als Basis für die
Konsolidierungsmaßnahmen zur Verfügung gestellt. Alle teilnehmerbezogenen
Reisedaten werden dann an die
Reporting-Plattform „TD Chart“von NP4 geliefert. Diese Schnittstelle bildet
die Basis für die gemeinsame Auswertung aller Buchungsdaten. Durch die von
Intergerma gelieferte hohe Datenqualität und die Informationstiefe können
die Teilnehmerdaten von
Veranstaltungen optimal in das bestehende Reisedatensystem von NP4
integriert und gleichzeitig für die Anforderungen der
Unternehmenssicherheit genutzt werden. Damit wird gewährleistet, dass alle
Mitarbeiter auf einer Dienstreise oder bei einer
Veranstaltungsteilnahme weltweit lokalisiert werden können.
Strategische Nachhaltigkeit
Nach erfolgreicher Implementierung des Konsolidierungskonzepts in
Deutschland sollen Pilotländer in Europa folgen, bevor eine strukturierte
Anbindung aller Länder erfolgt. Langfristiges Ziel ist die Integration
eines weltweit konsolidierten
Reportings für Geschäftsreisen und Veranstaltungen, um somit die
Volumenbündelung beider Bereiche im strategischen Travel Management
international besser steuern zu können.
