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freenet: Hotelkosten fest im Griff mit dem Corporate-Rates-Club und AirPlus

Die freenet Group ist mit über 17 Millionen Mobilfunkkunden der größte netzunabhängige
Telekommunikationsanbieter Deutschlands. Im Zentrum des Unternehmens stehen die
Geschäftsfelder Mobilfunk und mobiles Internet mit hohem Qualitätsanspruch.

Als Travelmanagerin der freenet AG in Hamburg verantwortet Iris Baumgart-Gaul die zentrale
Reise- und AirPlus-Kartenabrechnungsstelle von Deutschlands größtem netzunabhängigen
Telekommunikationsanbieter. Die Lösung „Ein rollender Stein setzt kein Moos an“ könnte gut und
gern von ihr stammen, denn mit einmal Erreichtem gibt sich die straff organisierte Hanseatin nur
selten zufrieden. Wie auch? In Zusammenarbeit mit der Reisestelle in Büdelsdorf gehören zu
ihrem Aufgabenspektrum die Buchung und AirPlus-Abrechnung der Reisen für sämtliche 4.400
Mitarbeiter an zehn Standorten der freenet Group. Darüber hinaus handelt Iris Baumgart-Gaul
auch Rahmenverträge aus – und zwar mit sämtlichen Leistungsträgern im Bereich Reise.

Dabei versteht sie sich als neutrale Schnittstelle zwischen den Ansprüchen der Reisenden auf der
einen und ihrem Unternehmen auf der anderen Seite: zwischen möglichst optimalen
Reiseleistungen zu möglichst niedrigen Kosten. Stillstand aus Bequemlichkeit könnte da sehr
schnell sehr teuer werden.

Herausforderung: Hotelkosten


So stellte sich Iris Baumgart-Gaul Anfang 2007 der großen Herausforderung Hotelkosten. Zwar
hatte sie schon in den Jahren zuvor „versucht, größtmögliche Transparenz in die Abrechnung zu
bringen“. Angesichts der Komplexität des Hotelmarktes war sie sich jedoch bewusst, dass freenet
– wie jedes andere Unternehmen auch – in diesem Punkt noch weit entfernt war von jenen
Auswertungs- und Steuerungsmöglichkeiten, wie sie etwa im Bereich Airlines gang und gäbe sind.

Damals zumindest! Denn etwa zur gleichen Zeit hatte AirPlus die Hotelausgaben ebenfalls ins
Visier genommen. Das Ziel: AirPlus Company Account Kunden genau das zu liefern, was sie sonst
nirgendwo kriegen: eine detaillierte Listung von Einzelpositionen auf der Kreditkartenabrechnung.
„Für was sind wo welche Kosten entstanden und wer hat diese verursacht?“ Anfangs sei das Ziel,
Kunden die AirPlus-typische Datentiefe auch für Hotelübernachtungen zu liefern, als fast unlösbare
Aufgabe erschienen, erzählt Claudia Geißler, verantwortliche Vertriebsleiterin von AirPlus. Denn
wie bloß sollte man Einzelpositionen wie Logis, Minibar, Telefon, Parkkosten & Co. erfassen, wenn
eine elektronische Rechnungsstellung von Seiten der Hotellerie oftmals gar nicht gangbar war –
weil nun mal jedes Hotel mit seinem eigenen System arbeitet?

Andererseits: Warum nicht – wie das Gros aller Hotels auch – mit einer Hotelplattform zusammen
arbeiten, die das ohnehin vorliegende Datenmaterial in ein entsprechendes AirPlus-
System einpflegt? Einer Hotelplattform wie dem CRC Corporate Rates Clubs in Stralsund, mit
„Best-Buy-Garantie“ und Zugang zu sämtlichen Hotels in Deutschland – seit 2009 auch
weltweit. „Wir hatten schon immer einen ganzheitlichen Anspruch“, erklärt CRC-Geschäftsführer Michael Krenz die Philosophie seines Unternehmens. Die Position als Mittler
zwischen AirPlus und Hotellerie passte da nur allzu gut hinein.

Konsolidierung über einen Mittler

Gesagt, getan: Der Weg zur Konsolidierung von Hoteldaten beginnt mit der Buchung durch den
Firmenkunden. Ist diese getätigt, garantiert CRC dem gewählten Hotel die Kostenübernahme
für die gebuchten Leistungen. Extras wie etwa Minibar oder Pay-TV gehören in der Regel nicht
dazu und müssen vom Reisenden vor Ort selbst beglichen werden. Anders als die
Übernachtungs- und Frühstückskosten. Diese stellt das Hotel dem CRC in Rechnung. „Jeden
Tag bekommen wir mehrere tausend Briefe“, rechnet sein Geschäftsführer Michael Krenz. Und
erst wenn alles gecheckt ist, leitet CRC die Daten weiter an AirPlus. Selbst für den Fall, dass
ein Hotel einmal keine Akzeptanz für den AirPlus Company Account hat, springt CRC als
Akzeptanzstelle ein und rechnet dann mit AirPlus direkt ab.

Die Travelmanagerin der freenet Group musste sich die neue Abrechnungslösung nicht zweimal
erklären lassen: Bereits im Frühjahr holte Iris Baumgart-Gaul CRC auf den Buchungsschirm. Vor
dem Hintergrund, dass ihre Abteilung jede Rechnung genau prüft, freut sie sich über die „kostbare
Zeit“, die sie seitdem gespart hat: „Der klare Vorteil ist, dass wir nur noch eine AirPlus-
Abrechnung bekommen und nicht jedes Hotel eine einzelne Rechnung stellt.“ Und auf dieser
stimme einfach alles: von der richtigen Firmierung – ein Detail, das früher zu zeitaufwändigen
Rücksendungen geführt hatte – über die Kostenzuordnung zu den richtigen Personen und
richtigen Abteilungen. Beides waren wichtige Vorbedingungen von Seiten der Buchhaltung und
des Controllings. Dass die Ausweisung von Einzelpositionen – von der Personal- und
Projektnummer bis zur Dienststelle – seit Anfang 2009 sogar bei Hotelbuchungen im Ausland
möglich ist, bezeichnet die anspruchsvolle Managerin da als „echtes Goody“.

So viel mehr Zeit, so viel weniger Kosten

Nicht minder begeistert ist die freenet AG, dass die Buchhaltung die ausgewiesenen
Mehrwertsteuersätze postwendend beim Finanzamt einfordern kann. Zum einen, weil AirPlus
„garantiert die richtigen Sätze“ listet. Wichtiger aber: Weil AirPlus das einzige
Kreditkartenunternehmen ist, dessen Abrechnungen das Finanzamt genauso akzeptiert wie
Originale. „Wir wollten einen Buchungs- und Abrechnungsfluss, der so einfach und angenehm wie
möglich ist, und sind mit der gefundenen Lösung überaus zufrieden“, sagt freenet Managerin
Baumgart-Gaul. Schließlich hat sie damit nicht nur die Prozesskosten drastisch senken können.
Wunschgemäß listet das System fast ausschließlich vertrags- und reiserichtlinienkonforme Hotels,
und auch das, so die freenet Managerin, „spart unheimlich“.

Natürlich hat Iris Baumgart-Gaul schon die nächste Herausforderung im Visier: die Einbindung der
Tagungs- und Gruppenbuchungen in das System von AirPlus. „Der große Vorteil der
AirPlus-Karte ist für uns der ‚Information Manager‘. Kein System kann sonst so detailgenau
Auswertungen – gerade bei Einzelhotelübernachtungen – liefern“, stellt Iris Baumgart-Gaul
abschließend zufrieden fest.

Die freenet Group vermarktet als Mobilfunk-Service-Provider mit der starken Marke mobilcomdebitel
unter eigenem Namen und auf eigene Rechnung Mobilfunkdienstleistungen aller Mobil–
funknetzbetreiber. Neben den eigenen netzunabhängigen Diensten und Tarifen im Bereich
Postpaid, Prepaid und No-frills bietet das Unternehmen auch die Tarife der Netzbetreiber an. Im
Fokus steht hier vor allem das Endkundengeschäft mit Privathaushalten.



Weitere Informationen zur Hotelbuchungsplattform für kostenbewusste Geschäftsreisende
gibt es im Internet unter www.crc.ag oder www.corporate-rates-club.de oder telefonisch
rund um die Uhr unter 01805 – 00 55 34 (0,14 Euro pro Minute aus dem deutschen
Festnetz).

– Advertorial –





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