Der Flug für die Geschäftsreise wurde im Internet zu günstigen Konditionen oder über ein Reisebüro gebucht. Seit der Buchung sind einige Tage, Wochen oder vielleicht sogar Monate vergangen. Die ursprünglichen Pläne können nicht eingehalten werden und der Flug muss umorganisiert oder abgesagt werden. Ob der Reisende den Flug wegen Krankheit nicht antreten oder aus anderen Gründen nicht wahrnehmen kann oder den Flug einfach verpasst hat, ist rechtlich zunächst unerheblich. Verbraucher haben grundsätzlich einen Anspruch auf Erstattung der gezahlten Steuern und Gebühren. Denn Steuern und Gebühren als Passagierentgelte sind personenbezogene Kosten des Flugtickets, welche die Fluggesellschaft erstatten muss.
Das bedeutet zwar, dass in fast allen Fällen die bezahlte Summe für den reinen Flugpreis verfällt. Das Geld, was für Steuern und Gebühren an die Fluggesellschaft entrichtet wurde, muss jedoch grundsätzlich erstattet werden. Denn die Steuern hat die Fluggesellschaft zu Gunsten des Staates eingezogen. Diese Steuern fallen jedoch nicht an und müssen von der Airline auch nicht an den Staat abgeführt werden, wenn der Verbraucher den Flug nicht antritt. Die Gebühren für die Flughafennutzung wurden zu Gunsten des Flughafenbetreibers erhoben. Auch die Flughafengebühren werden den Luftfahrtgesellschaften nicht berechnet, wenn eine sogenannte No-show-rate festzustellen ist. Eine No-show-rate bedeutet, dass der Fluggast den Flug nicht angetreten hat und insofern auch die Gebühren nicht entrichtet werden mussten.
Umstritten ist, ob auch die häufig erhobenen weiteren Zuschläge und Gebühren, wie z.B. die Kerosinzuschläge erstattet werden müssen. Wird das Geld für den Kerosinzuschlag als interne Position der Fluggesellschaft verstanden, besteht kein Anspruch auf die Erstattung. Die Europäische Kommission verpflichtet die Fluggesellschaften jedoch, die Preisbestandteile des Flugtickets genau aufzuschlüsseln, so dass die einzelnen Positionen danach überprüft werden können, ob ein Anspruch auf Erstattung besteht. Zudem können Fluggäste die unrechtmäßig einbehaltenen Summen von den Fluggesellschaften auch noch nachträglich einfordern. Die Ansprüche verjähren erst nach der Regelfrist von drei Jahren.
Einige Fluggesellschaften berechnen für die Bearbeitung der Erstattung zusätzlich „Bearbeitungsgebühren“. Dies ist irreführend, da derartige Gebühren Entgelte darstellen, die für die Bearbeitung von gesetzlich rechtmäßigen Ansprüchen erhoben werden. Die Rückforderungen beruhen auf dem Umstand, dass Leistungen gerade nicht in Anspruch genommen wurden. Einige Airlines, insbesondere solche aus Irland und Großbritannien, versuchen, die Entgelte für die Abwicklung künstlich aufzublähen, um den Fluggast von vornherein von der Geltendmachung rechtmäßiger Erstattungsansprüche abzuschrecken. Dies gilt ebenso für die Taktik einiger Fluggesellschaften, die Erreichbarkeit erheblich zu erschweren. So teilen einige Airlines absichtlich keine E-Mail-Kontaktmöglichkeit mit, sondern nennen lediglich teure „Service“-Telefonnummern. Außerdem werden Faxnummern, Adressen oder andere Kontaktmöglichkeiten so weit wie möglich verschwiegen, um die Kontaktaufnahme zu erschweren.
