Deutsche Unternehmen geben im Jahr insgesamt 25 Milliarden Euro für Dienstreisen aus. Mindestens jede Vierte ließe sich durch Videokonferenzen und internetbasierte, standortübergreifende Zusammenarbeit ersetzen. Allein bis 2015 beträgt das Sparpotenzial damit rund 30 Milliarden Euro. Das ist das Ergebnis einer Markteinschätzung der Hamburger Unternehmensberatung PUTZ & PARTNER.
Die Potenziale von separaten Videokonferenzräumen und einer webbasierten Zusammenarbeit der Mitarbeiter schöpfen bisher nur circa 30 Prozent der Unternehmen vollständig aus. Doch der Markt verändert sich. Ein fortgeschrittener Reifegrad der Technologie, die gestiegene Verfügbarkeit von Bandbreiten, deutlich gesunkene Preise sowie der gestiegene Kostendruck auf die Reisebudgets führen insgesamt dazu, dass der Markt für entsprechende Systeme in den kommenden Jahren signifikant wachsen wird.
Der gezielte Einsatz moderner Collaboration-Tools ermöglicht neben der Kostenersparnis wichtige Beiträge zum Klimaschutz. Wenn zum Beispiel vier Mitarbeiter in Hamburg auf die Dienstreise nach München verzichten und stattdessen eine Videokonferenz nutzen, vermeiden sie den Ausstoß von knapp 800 Kilogramm Kohlendioxid. Daneben sparen sie dem Unternehmen nicht nur die Reisekosten, sondern auch etwa 20 Personenstunden Reisezeit, die zum Großteil nicht effektiv zur Arbeit genutzt werden können, trotz gestiegener Produktivität durch mobile Endgeräte. Somit erhöht die gezielte und umfangreichere Nutzung neuer webbasierter Formen der Zusammenarbeit auch die Produktivität eines Unternehmens.
Die Investitionen für den Einsatz digitaler Kooperation sind je nach Technologie vergleichsweise gering. Das Spektrum an Diensten der führenden Anbieter wie z.B. BT, Vodafone D2, Telefónica O2 oder Deutsche Telekom ist breit. Es reicht von High-End-Konferenzsystemen über Low-Cost-Desktop-Video-Lösungen, Application Sharing, Workflow-Systemen, Web 2.0-Anwendungen bis hin zum Instant Messaging. Bei geschickter Auswahl der Technologien amortisieren sich die Investitionen bereits innerhalb eines Geschäftsjahres. Der Ausbau des Breitband-Internets eröffnet Unternehmen über Webinare die Option, große Vorträge und Informationsveranstaltungen mit wenig Planungs- und Logistikaufwand durchzuführen. Diese ermöglichen einer Vielzahl von Mitarbeitern die Teilnahme per Internet. Weiteres Einsparpotenzial liegt in der Überwachung von technischen Geräten und IT-Wartungsarbeiten aus der Ferne.
Hindernisse, alle Potenziale konsequent auszuschöpfen, liegen darin, dass die Nutzung der Technologie mit einer Veränderung von Abläufen und Aufgabengebieten verbunden ist. „Sowohl bei der Entscheidung über die Einführung der Technologie als auch bei der Einführung selbst, spielt immer die Angst eine Rolle, dass Bewährtes, Liebgewonnenes und Zwischenmenschliches aufgegeben wird.“ erklärt Volker Rothenpieler, Sprecher des Vorstandes der PUTZ & PARTNER Unternehmensberatung AG. Die Akzeptanz und Bedienkompetenz auf Seiten der Mitarbeiter verschiebt sich allerdings zunehmend: „Die in den Unternehmen ankommende und mit digitalen Technologien aufgewachsene junge Generation setzt die neuen Technologien ganz selbstverständlich ein. Aus dem Web 2.0 stammende digitale Kommunikationsformen finden sich zunehmend im betrieblichen Alltag.“ so Volker Rothenpieler.
Zielführend bei der Entscheidung über den Einsatz der digitalen Zusammenarbeit ist die strukturierte Betrachtung und Gewichtung aller relevanten Kriterien. Zudem sollte eine geeignete Planung für Einführung und Nutzung erstellt werden. Unabhängig davon wird es aber genug Anlässe geben, bei denen das persönliche Treffen nicht zu ersetzen ist.
