Travel Manager sind davon überzeugt, dass 2010 wieder mehr geschäftlich gereist wird. Die Reisehäufigkeit wird jedoch aller Voraussicht nach nicht mehr auf frühere Niveaus zurückkehren. Denn es hat sich ein Paradigmenwechsel vollzogen: Aufgrund einer höheren Sensibilität gegenüber Reisekosten sind der Return on Investment sowie kostengünstige Alternativen zu Geschäftsreisen bedeutungsvoller geworden. Dies ergab eine weltweit für American Express Business Travel durchgeführte Befragung von Travel Managern.
Derzeit ist zu beobachten, dass viele Unternehmen verstärkt in Technologien investieren, die helfen Kosten zu sparen und effizienter zu arbeiten. 74 Prozent der Befragten weichen inzwischen auf Telefonkonferenzen aus und rund 72 Prozent auf webbasierte Online-Konferenzen, wenn ein persönliches Treffen nicht unbedingt notwendig ist. Nur knapp zehn Prozent der befragten Unternehmen haben noch keine Alternativen zu persönlichen Meetings etabliert. Auch in Online-Buchungstools wird immer häufiger investiert. Ihr Vorteil: Die jeweiligen Reiserichtlinien können in das System integriert werden, so dass ihre Einhaltung sichergestellt werden kann. Bereits 64 Prozent der befragten Unternehmen nutzen ein Online-Buchungstool für die professionelle Abwicklung von Geschäftsreisen.
„Travel Manager stehen vor ganz neuen Herausforderungen – sie müssen daher zum Teil grundlegend umdenken. Die Situation ist gleichermaßen geprägt von Kosteneinsparungen sowie erhöhtem Rechtfertigungsdruck“, so Kaveh Atrak, General Manager Central and Northern Europe bei American Express. „Wir unterstützen Unternehmen dabei, diesen Weg zu gehen und ihr Geschäftsreise-Management der „Neuen Normalität“ entsprechend zu optimieren.“ Auf der Website http://newnormalquiz.americanexpress.com können Travel Manager mit Hilfe eines kurzen Fragebogens ermitteln, wie gut ihr Unternehmen im Vergleich zu anderen bereits auf diese Herausforderungen vorbereitet ist. Die Teilnehmer erhalten schon während der Beantwortung der Fragen Benchmarks sowie Tipps, wie sie ihr Geschäftsreise-Management optimieren können. Der Fragebogen berücksichtigt verschiedene Felder des Travel Managements – abgefragt wird beispielsweise, welche Maßnahmen die Unternehmen bereits umgesetzt haben, um die Reisekosten zu senken, und welche Methoden sie anwenden, um die Nachfrage nach Reisen zu steuern. Auch die Einführung, Umsetzung und Kontrolle von Reiserichtlinien sowie der Einsatz neuer Technologien werden berücksichtigt.
Kontrolle der Reiseausgaben nimmt zu
Die Untersuchung zeigt auch, dass professionelles Management von Reisekosten zunehmend an Bedeutung gewinnt. Bereits mehr als jedes zweite befragte Unternehmen nutzt ein Internettool zur Reisekostenkontrolle. Von diesen wiederum verknüpfen 86 Prozent das Tool mit ihrer Firmenkreditkarte – so sparen sie Prozesskosten und Zeit, da die manuelle Eingabe entfällt. Die Ergebnisse der Analysen werden insbesondere genutzt, um bessere Verträge mit Anbietern von Reisedienstleistungen auszuhandeln (74 Prozent) sowie die Einhaltung der Reiserichtlinien zu überprüfen (66 Prozent). Viele Unternehmen greifen inzwischen härter durch, wenn die Reiserichtlinien missachtet werden. 65 Prozent der Befragten sprechen bereits bei erstmaligem Verstoß gegen die Richtlinien eine Verwarnung aus, knapp 22 Prozent informieren den Vorgesetzten oder die Personalabteilung.
Während das Travel Management inzwischen bei vielen Unternehmen eine hohe Professionalität aufweist, gibt es im Veranstaltungs-Management noch großen Nachholbedarf: Nur rund 27 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, spezielle Richtlinien für die Durchführung von Veranstaltungen zu haben. Die Verantwortung für Meetings ist traditionell auf verschiedene Abteilungen verteilt. Damit steigt die Gefahr von Ineffizienzen bei der Lieferantenauswahl und beim Einkauf.
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