Für den Betrieb eines Unternehmens stellt die IT eine mögliche Störquelle dar. Entsprechend groß ist die Aufmerksamkeit, die der Verfügbarkeit der IT-Systeme gewidmet wird. Doch die IT kann auch zur Vermeidung von Betriebsstörungen beitragen – durch die Verlagerung von Prozessen in die virtuelle Welt.
Business Continuity (BC) gehört zu den Themen mit Aufwärtstrend. Die Sicherstellung eines reibungslos funktionierenden Geschäftsbetriebs ist für die Unternehmen zu einer Herausforderung geworden. Zwei Ursachen sind dafür verantwortlich: Zum einen sind die Geschäftsprozesse heute enger denn je verzahnt, sie reichen oft über große räumliche Distanzen und erstrecken sich nicht selten über Kontinente. Dabei sind die Prozesse so organisiert, dass schon kleinste Abweichungen oder Störungen weit reichende Konsequenzen für den Gesamtprozess haben können. Zum anderen haben die externen Störfaktoren an Zahl und Umfang zugenommen, was nicht zuletzt die Statistiken der Rückversicherer belegen: Naturereignisse können den Geschäftsbetrieb ebenso beinträchtigen oder lahm legen wie Massenerkrankungen, großflächige Stromsausfälle oder Waldbrände. Die europaweite Unterbrechung des Flugverkehrs auf Grund des Vulkanausbruchs auf Island hat das wieder einmal nachdrücklich bewiesen. Und es sind ja nicht nur die großen Schadensereignisse, die den Geschäftsbetrieb eines Unternehmens gefährden können, manchmal reicht dafür schon ein Brand oder ein Wasserschaden.
Die IT hat den Katalog möglicher Stör- und Ausfälle in den letzten Jahrzehnten nicht verkleinert, sondern sogar noch erweitert. Zu den herkömmlichen Unwägbarkeiten von Natur und Mensch ist die der IT-Systeme dazugekommen. Da Geschäftsprozesse heute nahezu ausnahmslos von der IT gesteuert und verwaltet werden, ist der Ausfall der Kern-Systeme für das betroffene Unternehmen ebenso folgenreich wie ein Brand oder eine Überschwemmung. Dieser zusätzliche Risikofaktor hat auch kein Pendant in der Prä-IT-Ära: Sogar der gefürchtete mehrtägige Stromausfall hat – nach Ausmusterung der mechanischen Schreibmaschine – ein anderes und deutlich größeres Gewicht.
Kommt es in solchen Fällen zu Betriebsstörungen, so sind dafür allerdings in den seltensten Fällen nur die höhere Gewalt der „Umstände“ verantwortlich. Tatsächlich verfügen vor allem kleinere und mittlere Unternehmen über so gut wie keine Vorkehrungen zur Sicherstellung ihrer Business Continuity in Krisen- oder Katastrophenfällen. Laut einer Schätzung der Analysten der Gartner Group zu Folge verfügen lediglich 35 Prozent dieser Unternehmen über die entsprechenden Notfallplanungen. Anders ausgerückt: diese Unternehmen machen Krisenvorsorge nach dem Prinzip Hoffnung. Dabei sollte ein Notfallmanagement-Prozess, also die Vorbereitung eines Unternehmens auf mögliche Schadensereignisse nicht nur für große Unternehmen, für Versorger oder Infrastruktur-Dienstleister zum selbstverständlichen Instrumentarium unternehmerischen Handelns gehören. Wobei Notfallmanagement wegen der Bedeutung der Aufgabe immer eine Angelegenheit der obersten Leitungsebene sein muss, auch wenn bestimmte Funktionen an einen Notfallbeauftragten delegiert werden.
Mit der IT gegen Betriebsunterbrechungen
Die IT hat üblicherweise eine etwas eingeengte Sicht auf das Thema Business Continuity. Sie versteht darunter vor allem die Sicherung der Verfügbarkeit der eigenen Systeme und sieht ihren Beitrag fast ausschließlich darin, dafür zu sorgen, dass IT-Systeme nicht ausfallen beziehungsweise nach einem Ausfall möglichst schnell wieder eingesetzt werden können. So wichtig dieser Aspekt ist, die Möglichkeiten der IT reichen hier viel weiter. Sie kann insbesondere auch anderen Unternehmensteilen Mittel zur Verfügung stellen, Störungen zu vermeiden, zu beheben oder zumindest in ihre Wirkungen abzuschwächen – und zwar auch und gerade dann, wenn die betreffenden Störungen nicht von der IT ausgehen.
Die Lösungen für das Business-Continuity-Management arbeiten heute selbstverständlich Software-basiert, auch wenn sie nicht IT-Störungen zum Gegenstand haben. Dabei werden Störungen auf einer Meta-Ebene behandelt, die betreffenden Tools haben die Verwaltung und Steuerung der Betriebsprozesse vor, während und nach einem Vorfall zu Gegenstand.
Die IT kann aber darüber hinaus auch ganz unmittelbar für die Überwindung von Störungen beziehungsweise für die Abschwächung von Störungsfolgen eingesetzt werden. Zahlreiche Störungen der Business Continuity sind ja räumlich bedingt, sei es, dass Unwetter den Verkehr lahm legen, sei es dass bestimmte Gebiete oder Ort nicht aufgesucht oder dass – wie im Fall einer drohenden Pandemien – generell Menschenansammlungen, zu denen der öffentliche Nahverkehr ebenso zählt wie die Unternehmen selbst, gemieden werden sollen. Dabei muss man nicht gleich die Gefahr von Seuchen an die Wand malen – ein Call-Center muss möglicherweise schon den Betrieb einstellen, wenn zwei Drittel der Belegschaft heiser sind.
Hier hat die IT in den letzten Jahren die passenden Lösungen entwickelt, indem sie die Möglichkeit geschaffen hat, dass Mitarbeiter die Ressourcen eines Unternehmens auch außerhalb der jeweiligen Betriebsstätten nutzen können. Je mehr Geschäftsprozesse digitalisiert wurden, desto mehr lassen sie sich auch Online ausführen.
Auch Unternehmen, die im „Regelbetrieb“ lieber mit traditionellen In-House-Strukturen arbeiten, erhalten damit für Störungs- oder Krisensituationen zusätzliche Optionen. Sie können sich zum Beispiel durch die Verlagerung von dafür geeigneten Tätigkeiten in das Home Office zumindest teilweise von Störungen des Verkehrswesens unabhängig machen. Online-Meetings – Webkonferenzen – wiederum ermöglichen es Mitarbeitern, ortsunabhängig mit Kollegen, Geschäftspartnern oder Kunden zusammenzuarbeiten. Dabei können Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden und mit Webcams können sich die Teilnehmer von Online-Meetings auch sehen. Werden mobile Systeme verwendet, müssen sich die Teilnehmer nicht einmal an bestimmten Orten befinden.
Solche temporären „virtuelle Communities“ lassen sich heute auch kurzfristig einrichten. Die technischen Voraussetzungen sind heute in jedem Unternehmen vorhanden, mehr als ein PC mit Internetzugang ist nicht erforderlich, denn es gibt Lösungen, die durchgängig als Software-as-a-Service funktionieren. Die Unternehmen müssen also nicht einmal Software installieren, sondern wickeln ihre gesamten Online-Meetings über einen Provider wie etwa Cisco WebEx ab. Wobei man sich hier auch ganz kurzfristige anmelden kann. Der Anbieter stellt sogar einen kostenlosen Test-Account zur Verfügung. Die Technologie ist mittlerweile ausgereift und bietet eine hohe Datensicherheit. Besonders für unternehmenskritische Prozesse ist es wichtig, dass der Provider keine Daten – beispielsweise die während eines Meetings ausgetauschten Dokumente – speichert; nach Ende einer Sitzung bleiben nirgends Datenschatten zurück.
Auch wenn sich Online-Meetings ad-hoc aufsetzen lassen, im Sinne eines ordentlichen Business-Continuity-Management sollten Unternehmen diese Optionen von vorneherein in ihren entsprechenden Planungen berücksichtigen. Es muss also festgelegt werden, wer in welchen Fällen per Online-Meeting erreichbar ist, es müssen natürlich auch Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten geregelt werden und selbstverständlich müssen Online-Meetings auch in die Sicherheitskonzepte eines Unternehmens integriert werden.
Natürlich können Online-Meetings kein Allheilmittel gegen jedwede Störung der Business Continuity sein. Bei einem landesweiten Stromausfall, wie er sich 2008 im Münsterland ereignete, helfen auch Online-Meetings nicht weiter. Aber Unternehmen, die ihre Mitarbeiter zumindest im Störfall stärker in virtuelle Communities einbinden, können sich durchaus von einigen Widrigkeiten ein Stück weit unabhängig machen. Auch dafür war das Flughafenchaos anlässlich des Vulkanausbruchs in Island eine gutes Beispiel: Während die einen ihre Zeit mit Warten auf den Flughäfen oder in überfüllten Zügen verbrachten, konnten andere kurzfristig auf ein Online-Meeting umschalten.
Autor: Peer Stemmler (Country Manager Deutschland bei Cisco WebEx)
