Travel Manager agieren in einem komplexen Spannungsfeld aus Mitarbeiterbedürfnissen, anhaltendem Kostendruck und einer sich ständig verändernden geopolitischen Lage, meint SAP Concur. Die Annahme, sie seien nur für die Buchung von Reisen zuständig, trifft daher schon lange nicht mehr zu. Im Gegenteil: Sie übernehmen in vielen Unternehmen eine zentrale Steuerungsfunktion, die verschiedene Bereiche miteinander verbindet. Um in diesem Umfeld handlungsfähig zu bleiben und vorausschauend planen zu können, sollten Travel Manager drei zentrale Prioritäten setzen:
1. Intelligentes, integriertes Geschäftsreisemanagement
In einer digitalisierten Arbeitswelt brauchen Travel Manager Lösungen, die Prozesse ganzheitlich abbilden, Daten intelligent verknüpfen und Mitarbeiter effektiv entlasten. Entscheidend ist dabei ein integrierter Ansatz: Um langfristige Vorteile zu erzielen, sollten Reise- und Abrechnungsdaten zentral auf einer Plattform zusammenlaufen, um Datensilos und Produktivitätseinbußen zu vermeiden. So lassen sich manuelle Aufgaben gewinnbringend automatisieren und die Produktivität nachhaltig steigern.
Analysen von SAP Concur zeigen, dass Mitarbeiter mit digitalen Tools doppelt so viele Abrechnungen verarbeiten und ihre Aufgaben bis zu zehnmal schneller erledigen können. Zudem erhalten Travel Manager durch integrierte Systeme einen klaren Überblick über Reise- und Ausgabendaten – eine wertvolle Grundlage, um Ausgabenrichtlinien zu optimieren, Budgets präziser zu steuern und zukunftsfähige Strategien zu entwickeln. Eine ganzheitliche Lösung im Geschäftsreisemanagement erhöht nicht nur die operative Effizienz, sondern schafft Transparenz und Planungssicherheit für die Herausforderungen von morgen.
2. Klare Richtlinien für ortsunabhängiges Arbeiten
Zunehmend hybride Arbeitsmodelle und der Wunsch nach flexiblen Arbeitsorten erfordern von Travel Managern ein gutes Gespür für die Bedürfnisse der Mitarbeiter. In einer Studie von SAP Concur geben mehr als drei von vier deutsche Arbeitnehmer (79 %) an, dass ortsunabhängiges Arbeiten ihre Jobzufriedenheit deutlich erhöht. Um dieser Entwicklung gerecht zu werden, sollten Travel Manager klare „Work from Anywhere“-Richtlinien etablieren.
Mit der zunehmenden Flexibilität der Mitarbeiter wird die Trennung von dienstlichen und privaten Reisen immer komplexer – etwa bei Bleisure-Trips oder Workations. 27 % der Führungskräfte berichten bereits, dass sie Schwierigkeiten haben, Reisekosten in solchen Fällen eindeutig nachzuvollziehen. Ein zentrales Problem besteht darin, dass viele Mitarbeiter die geltenden Regeln nicht kennen und sie unbeabsichtigt missachten. Travel Manager sind gefordert, klare Strukturen zu schaffen, Richtlinien verständlich zu vermitteln und durch gezielte Informationsangebote das Verständnis für Compliance-Anforderungen und mögliche Risiken zu stärken.
3. KI als Produktivitätstreiber
Künstliche Intelligenz bringt Schwung in das moderne Geschäftsreisemanagement – sie beschleunigt und vereinfacht Prozesse auf verschiedensten Ebenen. Wenn Travel Manager mit KI-gestützten Tools arbeiten, schaffen sie ein rundum optimiertes Reiseerlebnis für die Mitarbeiter. Zeitaufwendige Routinetätigkeiten wie Belegerfassung, Ausgabenkategorisierung und Abrechnung werden automatisiert. Auch Genehmigungsprozesse lassen sich vereinfachen, da Budgets und Richtlinien schon bei der Reiseplanung berücksichtigt werden. Das entlastet Mitarbeiter spürbar und macht den gesamten Geschäftsreiseprozess für alle Beteiligten stressfreier.
Neben diesen Vorteilen für die Mitarbeiter, liefert KI Travel Managern wertvolle Entscheidungsgrundlagen – etwa bei der Auswahl von Anbietern oder der Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Laut SAP-Concur-Studie erkennen bereits 76 % der deutschen Finanz- und Reiseverantwortlichen dank KI Falschangaben in Abrechnungen deutlich schneller. Das senkt nicht nur Verluste, sondern verbessert die Ressourcennutzung im gesamten Unternehmen.
Quelle: SAP Concur / Bild: Pixabay
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