Die Ergebnisse der Befragung von 250 MICE-Verantwortlichen liegen vor:
Anforderungen an Veranstaltungs-Business steigen – die Nutzung von Buchungssystemen nimmt zu
Aktuelle Trends im MICE-Bereich: Frankfurt und München sind die beliebtesten nationalen Veranstaltungsorte in Deutschland und liegen deutlich vor Berlin und Hamburg. Das ergab eine von HRS HOTEL RESERVATION SERVICE im März 2008 beim unabhängigen Kölner Marktforschungsinstitut psychonomics AG in Auftrag gegebene Studie. Überraschende Erkenntnis der Befragung: Die Nutzung von speziellen Buchungssystemen hat deutlich zugenommen. Im Vergleich zum Vorjahr hat sie sich durch einen Sprung von 15 auf 29 Prozent nahezu verdoppelt. Zudem erwartet jeder dritte Travel Manager steigende Budgets für die Durchführung von Veranstaltungen.
HRS, Europas größtes Online Hotelbuchungsportal gewann durch die Studie aufschlussreiche Erkenntnisse über das Buchungsverhalten der MICE-Verantwortlichen. Befragt wurden 250 Personen, die in ihrer Position unternehmensweit die Buchungen im Segment MICE verantworten. Die Größe der Unternehmen variierte dabei von 200 bis zu über 5.000 Mitarbeitern. Bereits im vergangenen Jahr wurde der Veranstaltungs-Report durchgeführt. Der Vergleich zeigt in einigen Bereichen deutliche Veränderungen: So stieg die Anzahl der Unternehmen mit festen Buchungsrichtlinien von einem Drittel auf 50 Prozent.
Professionelleres Buchungsverhalten – steigender Wettbewerb
Während die Studie im Jahr 2007 gezeigt hat, dass es im MICE-Segment kaum Systeme und Vorgaben gibt, geht der Trend der aktuellen Umfrage hin zu zunehmend professionelleren Strukturen: Diese reichen von klaren Budgetrichtlinien innerhalb der Unternehmen bis hin zur Nutzung spezieller Buchungssysteme. Die meisten Unternehmen holen durchschnittlich drei bis vier Angebote für eine Veranstaltung ein. Die Anbieter müssen auf den zunehmenden Wettbewerb reagieren: Vor allem Schnelligkeit ist ein entscheidendes Kriterium für die Buchung. Dauert die Erstellung eines Angebotes länger als 24 Stunden, so wird dieses nur noch von jedem Dritten bei der Planung berücksichtigt. Die durchschnittliche Tagungspauschale liegt im Regelfall zwischen 40 und 75 Euro. Dennoch muss ein hoher Veranstaltungsstandard gewährleistet sein – die Kunden erwarten die Ausstattung der Räumlichkeiten mit einem Beamer ebenso wie eine gute Verpflegung und eine verkehrsgünstige Lage der Tagungsräume.
Fazit: Anbieter im MICE-Segment müssen Mehrwerte schaffen
Die Ergebnisse des Veranstaltungs-Reports 2008 spiegeln das weiterhin hohe Wachstumspotential der Branche wider. Mit einer zunehmenden Professionalität der Verantwortlichen bei der Planung von Veranstaltungen wächst auch der Wettbewerb. Die schnelle und reibungslose Erstellung von Angeboten sowie niedrige bzw. gar keine Gebühren und Deposits gehören aus Kundensicht bereits zu den Selbstverständlichkeiten. Anbieter im MICE-Segment müssen sich also vor allem durch zusätzliche Benefits vom Wettbewerb abheben. Diese können beispielsweise die unkomplizierte Abwicklung von Buchungen, passende Abrechnungssysteme oder ein gutes Teilnehmermanagement-System sein.
Veranstaltungen einfach online buchen:
Weiter angewachsen – von 27 Prozent auf 42 Prozent – ist die Anzahl der Veranstaltungen mit Teilnehmerzahlen von zehn bis 20 Personen. Für genau diese Kategorie hat HRS mit der „Direktbuchung für Tagungen“ ein weltweit einzigartiges Tool implementiert. Mit der „Direktbuchung für Tagungen“ können Travel Manager Hotelzimmer, Tagungsräume und Equipment, also komplette Veranstaltungen in wenigen Schritten online buchen und verwalten, schnell und günstig, ohne langwierige Angebotsvergleiche und Preisverhandlungen. HRS ist weltweit der einzige Anbieter mit dieser Funktionalität. Nach den individuellen Vorgaben des Planers werden bei Europas größtem Hotelportal weltweit Tagungshotels überprüft und die Ergebnisse binnen Sekunden angezeigt, übersichtlich und gut vergleichbar. Eigenschaften, auf welche die befragten MICE-Verantwortlichen bei den Buchungen besonders Wert legten. 71 Prozent der befragten Nutzer von Buchungssystemen entschieden sich deshalb für HRS. Über HRS können Tagungen und
Konferenzen sofort und direkt online gebucht werden, ohne zeitraubende Angebotsvergleiche unterschiedlicher Konditionen oder Verhandlungen. Die Verhandlung über den besten Preis hat HRS zuvor erledigt – alle auf der Plattform vertretenen Hotels offerieren über HRS ihre Top-Preise für Tagungen. Direkte Kostenvergleiche sind online abrufbar. Bleiben Fragen offen oder muss für mehr als 20 Teilnehmer gebucht werden, so hilft das Service-Center für Tagungen und Gruppen bei HRS weiter. Bei größeren Personengruppen kann natürlich auch online gebucht werden – bei „Tagung Online“ werden wie bisher Anfragen an die ausgewählten Hotels versendet, auf die dann in weniger als 12 Stunden passende Angebote erfolgen.
