Für Arbeitgeber sind Benzingutscheine ein beliebtes Mittel zur Mitarbeitermotivation, den Arbeitnehmern sind sie angesichts der neuen Höchstpreise an den Zapfsäulen als Zugabe zum Lohn oder Gehalt überaus willkommen.
Doch damit der Benzingutschein beim Arbeitnehmer als Sachbezug lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei bleibt, gilt es einige Regeln zu beachten: So darf ein Gutschein, der bei einer bestimmten Tankstelle einzulösen ist, keinen Geldbetrag enthalten und muss sich daher auf die Kraftstoffbezeichnung und Literangabe – zum Beispiel „30 Liter Superbenzin“ – beschränken. Zudem darf der Gegenwert die monatliche Freigrenze von 44 Euro je Arbeitnehmer nicht übersteigen.
Dabei ist zunächst der Benzin- oder Dieselpreis am Tag der Ausgabe maßgeblich; der Arbeitgeber sollte diesen daher bei der Tankstelle erfragen und dokumentieren und die Literangabe so bemessen, dass der Wert des Gutscheins höchstens 44 Euro beträgt. Verteuert sich der Kraftstoff bis zur Einlösung des Gutscheins so sehr, dass die Freigrenze überschritten wird, muss der Arbeitnehmer die Differenz aus eigener Tasche drauflegen – bei einem 30-Liter-Gutschein und einem Literpreis von 1,50 Euro also zum Beispiel einen Euro. Andernfalls ist der Benzingutschein nicht mehr steuer- und beitragsfrei, weil er komplett als Barlohn gilt.
Durch das strenge Regelwerk der Finanzverwaltung sahen sich viele Arbeitgeber in der Praxis mit der Frage konfrontiert, wie der Einsatz solcher Gutscheine noch praktikabel gestaltet werden kann. Jetzt hat die Finanzverwaltung mit einem koordinierten Ländererlass zu den gängigen Praxismodellen Stellung genommen.
Ergebnis ist, dass in diesen Fällen der Benzingutschein nur dann einen steuer- und beitragsfreien Sachbezug darstellt, wenn
· der Arbeitgeber selbst erstellte Gutscheine über Art und Menge des Kraftstoffes an die Arbeitnehmer ausgibt und mit der Tankstelle eine Rahmenvereinbarung trifft und
· die einzelnen Betankungen mittels einer in der Tankstelle verbleibenden Kundenkarte des Arbeitgebers abgerechnet werden.
Überlässt der Arbeitgeber hingegen neben dem Gutschein dem Arbeitnehmer auch die Tankkarte, hat dies den Charakter eines Barlohns, auf den Lohnsteuer und Sozialabgaben zu zahlen sind.
