Eine typische Moderation basiert heute immer noch auf altertümlichen Werkzeugen: Pinnwände mit Flipchartpapier, Filzstifte, Kommunikationskarten und verschiedene Klebe- oder Magnetsymbole – und das in einer Arbeitswelt, die von digitaler Technik, einem globalen Wettbewerb und Beschleunigung geprägt ist.
Zum altbackenen Ablauf von Kommunikationsprozessen und dem hohen Zeitaufwand bis zur Präsentation von Ergebnissen gibt es nun eine Alternative: Das Fraunhofer-Institut für Integrierte Publikations- und Informationssysteme (IPSI) zeigt auf der CeBIT 2006 in Hannover vom 9. bis 15. März seine Lösung zur digitalen Moderation von Business-Workshops, die es gemeinsam mit professionellen Moderatoren entwickelt hat. Die Software „Digital Moderation“ kann am Gemeinschaftsstand der Fraunhofer Gesellschaft, Halle 9, B36, Arbeitsplatz 6.1 von Interessenten getestet werden.
Die neue Software soll den Erfordernissen einer komplexer werdenden Arbeitswelt gerecht werden und mehr Effizienz bieten: „Workshops sind ein wichtiger Bestandteil der betrieblichen Entscheidungsprozesse, weil sie den Sachverstand vieler Beteiligter bündeln. Die Effizienz von Workshops hinkt aber der Entwicklung der Arbeitswelt hinterher“, so Dr. Martin Wessner, Leiter des Forschungsbereichs „Kooperative Umgebungen und E-Learning“ beim IPSI, die in den vergangenen Jahren E-Learning-Projekte wie „Alba“ durchgeführt und Programme für web-basiertes Training (WBT) entwickelt hat (www.ipsi.fraunhofer.de/concert).
An Ausrüstung erfordert der digitalisierte Workshop je einen Laptop oder PC pro Teilnehmergruppe sowie einen Rechner für den Moderator des Workshops. Daneben gibt es einen „Bühnen-Client“, der als allen gemeinsamer Ergebnismonitor fungiert und beispielsweise sein Bild an einen Projektor (Beamer) oder einen anderen Großbildschirm ausgeben kann. Die verschiedenen Clients sind mit einem gemeinsamen Server vernetzt, der auf jedem handelsüblichen PC oder Laptop gestartet werden kann. Da das gesamte Softwarepaket komplett in Java programmiert ist, braucht es nur auf dem Server installiert zu werden. Den Teilnehmer-Rechnern genügt ein Webbrowser mit dem aktuellen Java-Paket, um im digitalen Workshop eingesetzt werden zu können.
Datenmaterial: rein und raus
Mit der installierten Software ermöglicht das System den interaktiven Austausch von Ideen, Fragen und Bewertungen. Auch externes Material kann in Dateiformaten, die für den Datenaustausch besonders geeignet sind wie CSV (Comma Separated Values) oder XML (eXtensible Markup Language) importiert und vom Moderator als Diskussionsmaterial herangezogen werden. Auf diese Weise lässt sich ein Workshop direkt in übergreifende Geschäftsprozesse einbinden.
Der Moderator bereitet den Business-Workshop im Vorfeld mit dem Editor der „Digital Moderation“-Software vor: Er definiert das zu besprechende Thema, den Ablauf und die Werkzeuge, die eingesetzt werden sollen. Während der Veranstaltung kann er flexibel auf den Diskussionsverlauf eingehen und Werkzeuge hinzufügen oder geplante Aktionen wieder ausblenden. Er behält den Überblick über die Tagesordnung, den Arbeitsfortschritt der Teilnehmergruppen und den Zeitrahmen für die einzelnen Aufgaben. Die Auswertung der Ergebnisse erfolgt nach jedem Schritt zentral – d.h. für alle Teilnehmer gleichzeitig sichtbar – ohne Medienbrüche auf der großen Leinwand des Bühnenclients. Alle Ergebnisse werden im betriebssystemübergreifenden HTML-Dateiformat protokolliert und können den Teilnehmern und dem Veranstalter des Workshops auf Knopfdruck unmittelbar nach dem Workshop zur Verfügung gestellt werden. Zum Betrachten des Protokolls genügt jeder Webbrowser. Über einen speziellen Button können (Zwischen-)Ergebnisse jederzeit auch in ein anderes Arbeitsprogramm wie etwa MS-Project exportiert werden. So erhält man eine Aktionsliste mit allen wichtigen Informationen zu den Fragen, wer was wann tun wird, um ein Projekt zu realisieren. Damit entsteht schon während der Workshops ein Projektplan, der später in der täglichen Arbeit benutzt werden kann.
Von der Kleingruppe bis zur Großveranstaltung
Das System „Digital Moderation“ ist bezüglich der Anzahl der Teilnehmer, der Gruppen wie auch der Gruppenstärke flexibel einstellbar. Per Software kann bei kleineren Business-Workshops beispielsweise jeder einzelne Teilnehmer einer Gruppe seine Stimme abgeben. Im sogenannten Gruppen-Modus hingegen muss sich jeder Tisch auf eine gemeinsame Position festlegen. Dies regt produktive Diskussionen in den einzelnen Gruppen an und ermöglicht auch größere Veranstaltungen mit bis zu 500 Teilnehmern.
Die Software der Fraunhofer-Wissenschaftler verspricht Effizienz durch Zeitersparnis bei Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Workshops, kreative Lösungsvorschläge durch die gleiche Partizipationsmöglichkeit aller Teilnehmer und die zuverlässige elektronische Dokumentation der Ergebnisse. Auch können diese Ergebnisse schneller in die Tagesarbeit des Unternehmens einfließen, als dies bei einer herkömmlichen Veranstaltungsform der Fall ist.
Der Einführungspreis für die kleinste Lizenz von „Digital Moderation“ beträgt 5000 Euro in der Version mit einem Server, einem Editor, einem Bühnenclient, einem Moderatorclient und drei Teilnehmerclients. Mit diesem relativ geringen Preis verbunden ist die Verpflichtung, dem Fraunhofer-Institut Informationen über die Gebrauchstauglichkeit der Software zur Verfügung zu stellen, damit diese auch nach der Markteinführung den Kundenbedürfnissen entsprechend weiterentwickelt werden kann.
Informationen für Interessenten und CeBIT-Besucher erteilt Dr. Peter Tandler, Fraunhofer IPSI, Dolivostraße 15, 64293 Darmstadt, Tel. 06151/869-60150, Fax 06151/869-963, E-Mail peter.tandler@ipsi.fraunhofer.de.
