Unternehmen überprüfen heutzutage die Ausgaben für Reisen und Spesen viel stärker als es noch vor zwei bis drei Jahren der Fall war.
Das belegt die aktuelle American Express Befragung zu den Ausgabegewohnheiten auf Geschäftsreisen, für die mehr als 500 Firmenreisende aus Europa und den USA befragt wurden. Der Studie zufolge reagieren Unternehmen auf die steigenden Reiseausgaben mit der Anpassung ihrer Reiserichtlinien. Die Mehrheit der Befragten hält diese Vorgehensweise für durchaus angemessen. Lösungen bieten Firmenkreditkarten, mit denen Unternehmen ihre Reiseprozesse exakt steuern und ihr Budget spürbar entlasten können.
Der erhöhte Kostendruck in den Unternehmen macht auch vor Geschäftsreisenden keinen Halt.
· 45 Prozent der Befragten bestätigen, dass ihre Unternehmensleitung die Reiserichtlinien in den letzten zwei bis drei Jahren verschärft hat.
· 37 Prozent geben an, dass ihr Unternehmen Reisespesenabrechnungen sorgsamer überprüft.
· 23 Prozent der Geschäftsreisenden halten sich heute verstärkt an die Vorgaben der Unternehmen bei der Abrechnung ihrer Ausgaben für Travel & Entertainment (T&E).
Kostenbewusstsein bei Mitarbeitern vorhanden
Gerade bei Ausgaben für Geschäftsessen, Trinkgelder, Taxi- und Telefonkosten ist es für Firmen oftmals schwer nachzuvollziehen, inwieweit diese geschäftlich verursacht sind. Gut ein Drittel der Befragten teilt die Auffassung, dass die T&E Abrechnung einen gewissen Spielraum zulasse. Ein interessantes Ergebnis der Umfrage: Die Mehrheit der Geschäftreisenden ist der Ansicht, dass Unternehmen mit strikteren Kontrollen der Reise- und Spesenabrechnungen reagieren sollten. Amerikanische Geschäftsreisende sprechen sich mit 77 Prozent hierfür am stärksten aus, gefolgt von Briten (72 Prozent), Deutschen (70 Prozent) und Franzosen
(64 Prozent).
Länderspezifische Unterschiede
Während in den USA nur 31 Prozent der Befragten von einer Verschärfung der Reise- und Bewirtungsregelungen ausgehen, teilen diese Einschätzung in Frankreich 56 Prozent und in Deutschland 55 Prozent der Geschäftsreisenden. Ein Grund für diese große Diskrepanz scheint in der Kostenkontroll-Mentalität zu liegen, die in den USA schon seit langem Fuß gefasst hat und seit kurzem auch Europa erreicht hat. 46 Prozent der Franzosen meinen, dass ihre Unternehmen die T&E Abrechnung nun genauer untersuchen. Tatsächlich berichten europäische Geschäftsreisende von häufigeren Nachfragen bei bestimmten Posten in der Reise- und Spesenabrechnung als es noch vor zwei bis drei Jahren der Fall war. 48 Prozent der Franzosen antworteten, dass bestimmte Ausgabenposten vermehrt analysiert werden.
In England bestätigen dies 15 Prozent der Geschäftsreisenden und in Deutschland 12 Prozent; in den USA lediglich 7 Prozent.
Mit der Corporate Card Ausgaben nachvollziehen und Kosten sparen
Eine verbesserte Transparenz bei den Reiseausgaben bieten Firmenkreditkarten, so genannte Corporate Cards. „Viele unserer Geschäftskunden schreiben den Einsatz der Corporate Card zur Analyse der Reisekosten vor, da sie hierdurch ein vollständigeres Bild von den gesamten Geschäftsreiseausgaben erhalten“, sagt Thomas Nau, Vice President Commercial Card, American Express. „Alle über die Corporate Card getätigten Ausgaben werden gesammelt und fließen in individuell aufbereitete Management Information Reports ein. Auf dieser Grundlage werden die T&E Aufwendungen analysiert, die Einhaltung von Reiserichtlinien überwacht und mit Leistungsträgern bessere Einkaufspreise ausgehandelt“, so Nau.
Über die Studie
Die American Express Studie zu den Ausgabegewohnheiten von internationalen Geschäftsreisenden wurde im November und Dezember 2004 von dem Marktforschungsunternehmen Synovate online durchgeführt. Insgesamt wurden 500 Interviews mit Geschäftsreisenden aus Frankreich, Deutschland, Großbritannien und den USA durchgeführt. In jedem Land wurden ca. 125 Interviews vorgenommen. Die Befragten wurden über ihre Ansichten hinsichtlich des Ausmaßes von Spesenmissbrauch im Allgemeinen befragt und nicht über ihre eigenen persönlichen Praktiken. Um an der Studie teilnehmen zu können, mussten die Befragten mindestens eine Geschäftsreise im letzten Jahr unternommen haben.
American Express – 1850 gegründet und seit 1898 auch in Deutschland vertreten – ist einer der weltweit führenden Anbieter von Reise- und Finanzdienstleistungen, Kreditkarten, Travelers Cheques, Investmentprodukten, Versicherungen und internationalen Bankdienstleistungen. Rund 78.000 Mitarbeiter kümmern sich in über 200 Ländern um die mehr als 63 Millionen Kartenkunden und viele Millionen Geschäftsreisende. Mehr als 100.000 Firmen weltweit, siebzig Prozent der Fortune 500 Unternehmen, nutzen die Firmenproduktlösungen von American Express.
