Aus der Praxis ist bekannt, dass die Entsendungsfälle oftmals sehr kurzfristig vorbereitet werden. Eine optimale Prozessbeschreibung des Entsendeprozessablaufs in der Policy erleichtert der Fachabteilung oder Personalabteilung die tägliche Arbeit und das Verständnis des Vorgesetzten, dass die Vorbereitung nun auch ein wenig Zeit in Anspruch nimmt. Einbindung der Personalabteilung in den Findungsprozess Welche/r Kollege/Kollegin der Personalabteilung kennt diese Situation nicht: Der Fachbereichsleiter gibt die Information an die Personalabteilung, dass der Mitarbeiter XY ausgewählt wurde für eine Entsendung in die USA, und diese Entsendung soll bereits in 14 Tagen starten. Auf Nachfrage der Personalabteilung, nach welchen Kriterien der Kandidat ausgewählt wurde, kommt oftmals die Antwort, dass dieser Mitarbeiter fachlich absolut der Spezialist ist und genau der Richtige für die Aufgabe im Ausland. Aber kann sich der Mitarbeiter neben der fachlichen Ebene auch mental und kulturell in diese Situation einfinden? Dies wird im Regelfall nicht durch den Fachvorgesetzten abgeprüft. An dieser Stelle soll deutlich gemacht werden, dass die entsprechende Personalabteilung so früh wie möglich in den möglichen Auswahlprozess mit eingeplant werden soll. Die richtige Auswahl des potenziellen Kandidaten für die Auslandsentsendung ist entscheidend für das Gelingen der Entsendung. Im Rahmen der Personalentwicklungskonferenzen sind die Personalabteilungen bereits involviert, welche Mitarbeiter für eine mögliche Entsendung in Frage kommen. In erster Hinsicht sicher nur aus dem Gesichtspunkt der beruflichen Weiterentwicklung, jedoch sind diese Entscheidungen bereits bei der Auswahl des Kandidaten zu berücksichtigen. Mitarbeiter, die von sich aus die Initiative zur beruflichen Weiterentwicklung suchen und selbstständig an die Personalabteilung herantreten, sind ebenfalls in den Planungsprozess mit einzubeziehen. Oftmals wird auch die Frage aufgeworfen, ob die Bereitschaft ins Ausland zu gehen bereits im Einstellungsgespräch abgefragt werden sollte. Auch dies ist sicherlich eine Möglichkeit, potenzielle Kandidaten ausfindig zu machen. Aus Kostengesichtspunkten sollte auch der Familienstand in der Überlegung Berücksichtung finden. Nicht dass der Autor hier deutlich machen möchte, dass Familien mit mehreren Kindern nicht in Frage kommen, ganz sicher nicht, vielmehr sind naturgemäß die Kosten der Entsendung um ein Vielfaches höher. In einigen Situationen kommt es auch vor, dass es sich immer um die gleichen Mitarbeiter dreht, die für neue Projekte ausgewählt werden. Durch die frühzeitige Einbindung der Personalabteilung kann dann auch gleich deutlich gemacht werden, das bei so genann ten „Vielentsendungen“ die Reintegration der „Globaltrotter“ schwieriger wird, je länger die Anbindung an die Heimatgesellschaft fehlt. Ferner ist die frühzeitige Einbindung der Personalabteilung auch ein wichtiger Bestandteil, um den Mitarbeiter, der sich in der Entsendung befindet nicht aus den Augen zu verlieren. Hier wird ganz oft die Erfahrung gemacht, dass der Mitarbeiter nicht mehr mit Informationen aus der Heimatgesellschaft versorgt wird. Frei nach dem Motto: „Aus den Augen, aus dem Sinn“. Gerade das darf der Personalabteilung nicht passieren, sind doch die meisten Mitarbeiter weiterhin an das Heimatland/die Heimatgesellschaft angebunden. Es ist eine der wichtigsten Aufgaben der Personalabteilung, diese Mitarbeiter weiterhin bei den Prozessen innerhalb des Unternehmens zu berücksichtigen. Dies fängt bei den Gehaltsrunden an und hört letztlich bei der Informationsweitergabe von Organigramm- Veränderungen oder allgemeinen Informationen aus der Heimatgesellschaft auf. Auch der Personalentwicklungsprozess ist weiterhin Bestandteil der Heimatgesellschaft und damit verbunden die Personalabteilung des Heimatstandortes.
Um auf unser zuvor genanntes Beispiel zurückzukommen, wird hier natürlich auch deutlich, dass eine so kurzfristige Entsendung in die USA ohne die gültigen arbeitsrechtlichen Einreisepapiere nicht möglich sein wird. Wenn Sie zuvor den Entsendungsprozess durch die Policy in Ihrem Haus kommuniziert haben, wird die lokale Personalabteilung den Fachvorgesetzten deutlich machen, dass hier eine entsprechende Vorlaufzeit für die Vorbereitung der Entsendung benötigt wird. Dies bedeutet eine einheitliche Anwendung der Entsendeprozesse. Wenn Sie eine entsprechende Fachabteilung für die Betreuung und Ausarbeitung der Entsendungen installiert haben, wird im Regelfall der Entsendeprozess durch die lokale Personalabteilung an die Fachabteilung International angeschoben. Hierfür werden dann so genannte Anmeldeformulare vorbereitet und an die Fachabteilung weitergegeben. Damit liegen der Fachabteilung alle Informationen vor, die für die Vorbereitung der Entsendung benötigt werden. Der optimale Beginn einer Entsendung ist damit gewährleistet.Nicht zuletzt muss sich die Personalabteilung auch um die zeitliche Nachbesetzung der Funktion des Expatriates in Deutschland bemühen. Auch hier ist eine zeitliche Vorlaufzeit notwendig. Vielleicht kommt ein Expatriate, der aus dem Ausland zurückkehrt für die frei gewordene Stelle in Frage. Vielleicht ist es auch ein interner Kandidat, der die Stelle jetzt ausüben kann. Eventuell müssen noch Weiterbildungsmaßnahmen durchgeführt werden. All diese Punkte sind in der Vorlaufzeit zu berücksichtigen. Vielleicht will der Fachvorgesetzte auch einen anderen Expatriate aus dem Ausland auf diese Stelle setzen, damit eine Art Rotation erfolgt. Hierfür sind eventuell wiederum Einreiseunterlagen notwendig, die ebenfalls vorbereitet und beantragt werden müssen. Die Personalabteilung muss sich bereits bei Beginn der Entsendung eines Expatriates auch damit auseinandersetzen, wie der Mitarbeiter nach dem Auslandseinsatz wieder eingesetzt wird. Die so genannte Reintegration nach Abschluss der Entsendung muss bereits in die Personalentwicklung eingeplant werden. Welche Erwartungshaltungen hat der Expatriate nach Abschluss seiner Entsendung und was wurde ihm bereits suggeriert? Das sind wichtige Entscheidungen, die bereits am Anfang des Prozesses berücksichtigt werden sollten.
Daher ist es immens wichtig, die Personalabteilung so früh wie möglich in den Prozess mit einzubinden. Hier zeigt sich oft in der Praxis, dass die Personalabteilungen lediglich reagieren anstatt selbst in dem Prozess mitzuwirken. Versuchen Sie diese Prozesse möglichst klar und transparent in Ihrer Entsenderichtlinie zu gestalten und die Vorbereitung auf die Entsendung wird für alle Beteiligten einfacher und strukturiert; die Entsendung wird zum Erfolg führen und das ist es doch, was alle Beteiligten gern an dieser Stelle sehen wollen. Einige Themen sind bereits in den vorherigen Punkten ausgeführt worden. Unter der Personalentwicklung des Kandidaten ist aber neben der bis zum Zeitpunkt der Entscheidung – dass dieser Kandidat aufgrund seiner bis dato erreichten Personalentwicklung der richtige ist – auch gemeint, dass der Expatriate während der gesamten Entsendungszeit an dem regulären Personalentwicklungskonzept teilnimmt. Sofern der Mitarbeiter während seiner Entsendung nach dem Zweivertragsmodell behandelt wird (damit ist gemeint, dass der Mitarbeiter einen Hauptanstellungsvertrag mit der Heimatgesellschaft hat und ein Zusatzvertrag [Entsendungsvertrag] für die Zeit der Entsendung besteht), wird der Heimatanbindungsvertrag in diesem Augenblick als ruhender Vertrag behandelt. Ruhender Vertrag bedeutet wiederum, dass der Vertrag existiert und auch die Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag weiterhin bestehen. Dies hat zur Folge, dass die Gehalts- und Personalentwicklung des ruhenden Vertrags weiterhin aktiver Bestand für die Zeit der Entsendung ist. In diesem Fall nimmt der Mitarbeiter auch während seiner Entsendungszeit an den Personalentwicklungsrunden der Heimatgesellschaft teil. Eigentlich ist dies auch ganz selbstverständlich, aber die Praxis zeigt auch hier wieder Handlungsbedarf. Oftmals wird der Mitarbeiter während der Entsendungszeit nicht mehr in den Personalentwicklungsgesprächen berücksichtigt. Frei nach dem Motto: „Soll sich doch der ausländische Standort hierum kümmern“. So einfach dürfen es sich die Personalabteilungen an die-ser Stelle nicht machen. Der Mitarbeiter ist zwar zeitlich gesehen in der ausländischen Gesellschaft eingesetzt, er ist aber nach wie vor Mitarbeiter der Heimatgesellschaft. Selbst wenn es die Länderregelungen vorsehen, dass der Mitarbeiter einen befristeten lokalen Vertrag bekommt, existiert immer noch ein Heimatanbindungsvertrag und daraus bedingt auch die Personalentwicklung.
Natürlich soll eine Abstimmung zwischen der abgebenden und aufnehmenden Abteilung vorgenommen werden, aber dies muss von der Heimat-Personalabteilung angestoßen werden. In dem zu erstellenden Entsendevertrag, der sich auf Ihre Entsenderichtlinie bezieht, sollte also demnach das Thema der Personalentwicklung geregelt sein. Dies gibt dem Mitarbeiter auch das Gefühl, dass auf ihn während der Auslandsentsendung geachtet wird. Weitere Beiträge zum Thema Auslandsentsendung finden Sie auf dem zugehörigen Themenportal www.hr-international.de
