In Deutschland, Finnland und Japan tüftelt das Team eines Unternehmens am selben Job – dies ist im Zeichen der Globalisierung schon mehr als ein Trend. Nach aktuellen Schätzungen setzen rund 75 Prozent der Global-2000-Unternehmen auf diese Form der Teamarbeit. Die Vorgesetzten solcher dezentralen Teams stellt diese Form der Arbeit in punkto Koordination und Kommunikation vor besondere Herausforderungen. Sie müssen über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg arbeiten und dabei das gemeinsame Ziel im Blick behalten. Konrad Fassnacht, Unternehmensberater und Seminarleiter im Essener Haus der Technik, gibt einige Tipps.
„Erfolgreiche verteilte Teams besitzen einen hohen Kreativitäts- und Innovationsgrad“, weiß Konrad Fassnacht. „Erfahrungen zeigen sogar, dass gut geführte verteilte Teams die Ergebnisse traditioneller Teams oft übertreffen.“ Der Unternehmensberater beschäftigt sich seit langem mit der Arbeit in so genannten virtuellen oder auch verteilten Teams und bietet im Rahmen von Veranstaltungen im Essener Weiterbildungsinstitut Haus der Technik Hilfestellungen an. Er weiß aus eigener Erfahrung: „Der Erfolg hängt dabei von einer Reihe von Faktoren ab, wobei die Vorgesetzten eine Schlüsselposition einnehmen.“
Richtige Zusammensetzung
Das beginnt schon beim Aufbau der Teams. „Die Mitarbeiter sollten neben der fachlichen Kompetenz auch die Fähigkeit haben, in verteilten Strukturen zu agieren“, erklärt der Experte. „Aufgabe der Führungskraft ist es, den Aufbau von Beziehungen im Team zu fördern, eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen und – ganz wichtig – ein klares Ziel vorzugeben und für ein gemeinsames Verständnis dieses Ziels zu sorgen.“
Eindeutige Kommunikation
Dabei spielt eine klar strukturierte Kommunikation eine ganz zentrale Rolle: Wo Besprechungen per Videokonferenz und Abstimmungen per Mail oder Telefon die Face-to-face-Kommunikation zwangsläufig ersetzen, kommt es bisweilen zu Missverständnissen. Die Telearbeiter sollten deshalb nicht nur fit im Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln sein, sondern auch entsprechende Soft Skills – z.B. aktives Zuhören, Problemlösungsstrategien etc. – mitbringen. „Die Kommunikation ist der Schlüssel für den effizienten Austausch von Informationen und dient darüber hinaus in besonderem Maße der Beziehungspflege und Aufrechterhaltung des Vertrauens im Team“, so Konrad Fassnacht. „Konflikte, die sich meist durch bestimmte Muster in der Kommunikation frühzeitig abzeichnen, müssen rechtzeitig erkannt werden, um die Zusammenarbeit nicht nachhaltig zu belasten. Auch hier sind in erster Linie die Vorgesetzten gefordert, frühzeitig gegenzusteuern, wenn sich Unstimmigkeiten abzeichnen.“
Klare Zielsetzung
Daher ist es ganzwesentlich für den Erfolg der Arbeit in dezentralen Strukturen ein klares Ziel zu formulieren. „Optimal ist es, wenn das Ziel von allen Teammitgliedern im Rahmen eines gemeinsamen Prozesses erarbeitet wird“, erläutert Konrad Fassnacht. „Auf diese Weise identifizieren sich die Mitarbeiter stärker mit den Teamvorgaben und es ist gewährleistet, dass wirklich jeder diese Ziele kennt und versteht.“ Über regelmäßige Rückmeldungen sollte der Vorgesetzte den jeweils aktuellen Stand berichten und so im weiteren Verlauf der Arbeit sicherstellen, dass der eingeschlagene Weg eingehalten wird.
„Grundsätzlich wird kaum ein Unternehmen, das im Zeitalter der Globalisierung bestehen will, an der Arbeit in virtuellen Teams vorbeikommen“, schätzt Konrad Fassnacht die aktuelle Entwicklung ein. „Daher sollten sie sich frühzeitig mit den Risiken und den Chancen dezentraler Teams auseinandersetzen. Die Vorteile sind enorm: Gelingt es, Prozesse zu definieren, die die dezentrale Teamstruktur optimal nutzen, können nicht zuletzt deutliche Kosten- und Zeiteinsparungen realisiert werden.“
