Die NBTA Foundation, die Forschungsabteilung der National Business Travel Association, und Egencia®, das Geschäftsreisemanagement-Tochterunternehmen von Expedia, Inc., veröffentlichen die Ergebnisse aus ihrer Reiserichtlinienstudie in Europa, mit Schwerpunkt auf proaktive Verwaltung der Reiserichtlinien und etablierte Best Practices. Die Zusammenfassung zieht auch einen Vergleich zwischen Nordamerika und Europa.
„Reiserichtlinien bilden die Grundlage jedes effizienten Travel Managements. Unternehmen, die Reiserichtlinien einführen und durchsetzen, sind in der Lage, die Reisenden so zu orientieren, dass Reiseinvestitionen optimal und rentabel eingesetzt werden“, so der Vorstandsvorsitzende der NBTA Europe, Paul Tilstone. „Es versteht sich von selbst, dass Arbeitgeber unnötige Kosten bei Reisen vermeiden möchten; gleichzeitig jedoch legen sie keinen Wert darauf, dass ihre Reisenden übermäßig viel unproduktive Zeit mit Reservierungen oder Reisen vergeuden. Letztendlich zielt intelligentes Travel Management strategisch darauf ab, das richtige Gleichgewicht zwischen Einsparungen, Service und Sicherheit zu erlangen.”
Auf Grundlage der bei 383 europäischen Reiseeinkäufern gewonnenen Einblicke und beobachteten Best Practices bietet die Studie einen umfassenden Überblick über verbindliche strategische Vorgaben. Im Gegensatz dazu sind Richtlinien, Konsolidierungs- und Reservierungsverfahren, Serviceklassen, Vorausbuchungen, Genehmigungsverfahren vor der Abreise, Gruppen/Meetings und Krisenfälle sowie eine Reihe anderer Problemstellungen, allesamt die Faktoren, aufgrund derer sich die Festlegung von Reisestandards als so schwierig erweist.
„Unsere Studie zeigt, dass die Ähnlichkeiten zwischen den Reiserichtlinien in Nordamerika und Europa beeindruckend sind. Im Rahmen des wirtschaftlichen Abschwungs, gehen Unternehmen auf der ganzen Welt ihre Reiseausgaben erneut an, um weiterhin Kosten zu senken: 87 % der europäischen Unternehmen und 84% in Nordamerika sind augenblicklich dabei, ihre Reiserichtlinien zu überarbeiten oder haben dies erst vor kurzem getan. Weltweit begegnen unsere Kunden denselben Fragen und verwenden die gleichen Einsparungsmethoden, wie z. B. das Vor-Abreise Genehmigungsverfahren und erweiterte Vorausbuchungsfristen”, so Christophe Peymirat, Vice President of Global Marketing bei Egencia.
Durchsetzung von Reiserichtlinien
Reiserichtlinien werden nicht so ernst genommen wie andere Leitlinien im Unternehmen. So verfügen 51% der Befragten entweder über keine schriftlichen Vorgaben oder betrachten diese eher als Richtwerte denn als verbindliche Regeln (gegenüber 38 % in Nordamerika); bei 20 % der Befragten zufolge sind Verstöße gegen die Reiserichtlinien nur mit wenigen oder überhaupt keinen Konsequenzen verbunden. 64 % berichteten, dass die Nicht-Einhaltung der Richtlinien lediglich mit einer Ermahnung geahndet würde (gleiches Ergebnis in Nordamerika). Der Studie zufolge würden Unternehmen aus einer besseren Einhaltung der Richtlinien erhebliche Vorteile ziehen.
Die europäischen Unternehmen überarbeiten und aktualisieren ihre Reiserichtlinien jedoch regelmäßig, um sie an kulturelle Entwicklungen sowie Veränderungen ihres Geschäftsumfelds anzupassen.
– 70 % der Unternehmen, die ihre Reiserichtlinien während der Wirtschaftskrise überarbeitet haben, haben die Nutzung der Business Class eingeschränkt (gegenüber 67 % in Nordamerika)
– 54 % der Unternehmen – vor allem große Konzerne – lassen Reisen in der Business Class zu und dies in erster Linie für längere Interkontinentalreisen; nur 6 % der Unternehmen gestatten Business Class Reisen für Flüge innerhalb Europas.
– 69 % der Unternehmen fordern für Bahnreisen eine Buchung in der Economy Class.
Für die europäischen Unternehmen bildet die konsolidierte Nutzung eines Reisemanagementunternehmens die Grundlage für das betriebliche Travel Management. 70 % von ihnen fordern, dass sämtliche Reisen über ein einziges festgelegtes Reisemanagementunternehmen gebucht werden. Eine wichtige aus der Studie hervorgehende Empfehlung zur Durchsetzung der betrieblichen Reisepolitik und für die Erzielung von Einsparungen betrifft die konsolidierte Nutzung eines oder mehrerer im Voraus festgelegter Reisemanagementunternehmen für alle Reisebuchungen.
Nicht erstattungsfähige Flug- bzw. Bahn-Tickets
Die Studie fand heraus, dass nicht erstattungsfähige Tickets eine bedeutende Quelle für Einsparungen darstellen. Fast die Hälfte der Unternehmen (52%) fordern ihre Reisenden auf, nicht erstattbare Tickets zu akzeptieren, wenn diese verfügbar sind – damit können Unternehmen Einsparungen in nicht unerheblicher Höhe erzielen.
Weitere wichtige Hinweise zu Einsparungsmöglichkeiten auf Grundlage der Studie:
– Verbesserung der Verwaltung und Einhaltung von Reiserichtlinien sowie die Durchsetzung von gut definierten Konsequenzen, sollten die Reisevorgaben nicht eingehalten werden.
– Anwendung des niedrigsten verfügbaren (logischen) Tarifes.
– Verstärkte Nutzung eines Reportings über die Gründe, weshalb außerhalb der Reiserichtlinien gebucht wurde sowie dessen Weiterleitung an Führungskräfte und Manager.
– Einbeziehung von Richtlinien in das strategische Management von Veranstaltungen.
– Entwicklung und Überprüfung der Notfallpläne in Zeiten der Krise.
Hier die ganze Studie runterladen:
www.egencia.com/daily/home/mktg/2010_eu_nbta_policy/default_de.asp
