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Nachweiserbringung von Geschäftsreisen ist eine Zumutung

Der GeschäftsreiseVerband VDR hat sich noch einmal an den Deutschen Städtetag und an die Bürgermeister von Hamburg und Köln gewandt, um eine vereinfachte Nachweiserbringung von Dienstreisen zu fordern. Reisende, die dort beruflich übernachten, müssen im Hotel in einem komplizierten Verfahren nachweisen, dass sie nicht privat unterwegs sind, um von der sogenannten Bettensteuer, der kommunalen Übernachtungssteuer, befreit zu werden.

„Wir stehen seit Sommer 2012 in einem Erfahrungsaustausch mit dem Deutschen Städtetag. Weil Städte wie Hamburg und Köln jetzt eine äußerst aufwändige Nachweiserbringung durch die Geschäftsreisenden fordern, müssen wir noch einmal eingreifen“, sagt Daniela Schade, Mitglied im VDR-Präsidium.

Hotels in Hamburg und Köln müssen von Geschäftsreisenden eine Bescheinigung des Arbeitgebers verlangen, die zeigt, dass dessen Übernachtungen an einem bestimmten Termin zwingend erforderlich sind. Schon jetzt haben Hamburg und Köln dafür zwei unterschiedliche Formulare. Der GeschäftsreiseVerband VDR befürchtet, dass jede Stadt oder Kommune, die dem Beispiel der Unterscheidung von Dienst- und Privatreise folgt, ebenfalls ein eigenes Formular auflegen wird. Darüber hinaus muss für jede Terminverschiebung oder -verlängerung ein neues Formular ausgefüllt und vom Arbeitgeber unterschrieben werden. Ist die Dienstreise bereits angetreten, muss jede Änderung wiederum durch den Arbeitgeber über ein neues Formular belegt und dann an das Hotel gefaxt werden.

„Die notwendige Nachweiserbringung und die Formularvielfalt ist ein unzumutbares Bürokratiegespenst, das einen unverhältnismäßigen prozessualen Aufwand auf Seiten der Unternehmen und der Hotels verursacht“, sagt VDR-Präsident Dirk Gerdom, hauptberuflich Chef des globalen Travel Managements bei SAP. „Die Übernachtungssteuer würde deutsche Unternehmen im Jahr insgesamt rund 120 Millionen Euro kosten – Geld, das dem Wirtschaftskreislauf direkt entzogen würde.“



Auf Hotelseite ist die Situation nicht besser: Die Angestellten an der Rezeption müssen die Unterscheidung zwischen Privat- und Dienstreise vornehmen und die Formulare überprüfen. Diese müssen als Beleg durch das Hotel aufbewahrt werden. „Das Gelsenkirchener Verwaltungsgericht hat die Vorschrift bereits für rechtswidrig erklärt, weil die Hoteliers zu Steuergehilfen der Stadt gemacht würden, ohne dass sie eine rechtliche Handhabe hätten, um die notwendigen Angaben vom Hotelgast zu bekommen“, fügt Daniela Schade hinzu. „Zudem sprechen aus unserer Sicht auch datenschutzrechtliche Gründe gegen eine Unterscheidung durch die Hotel-Rezeptionisten.“



Der unverhältnismäßig hohe Aufwand der Nachweiserbringung steht im deutlichen Gegensatz zu den Bemühungen des Bundeswirtschaftsministers, Abläufe in Unternehmen und Verwaltungen zu entbürokratisieren. „Hatten die VDR-Mitgliedsunternehmen die sogenannte Bettensteuer bisher lediglich als Verteuerung gesehen, werden sie den zusätzlichen prozessualen Aufwand nicht ohne Widerstand hinnehmen“, prognostiziert VDR-Präsident Dirk Gerdom. „Die Konsequenzen werden sein, dass zunehmend Ein-Tagesreisen durchgeführt und so Übernachtungen vermieden werden oder dass die Travel Manager ihre Reisenden gezielt auf andere Städte umsteuern.“



Der VDR fordert die Städte und Kommunen auf, die Abgrenzung der Geschäfts- von der Privatreise zu vereinheitlichen. Die Unterscheidung sollte ausschließlich über die Erfassung der Firmenadresse in dem Anmeldebogen des Hotels erfolgen. Das Verfahren ist ohnehin steuerrechtlich vorgesehen, da die Rechnungslegung bei einer geschäftlich veranlassten Übernachtung an die Firmenadresse erfolgen muss. „Diese Unterscheidungsmöglichkeit ist die einzige praktikable und unbürokratischste“, sagt Daniela Schade.





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