Intelligentes Management der Mobilität wird immer mehr zur entscheidenden Voraussetzung für geschäftlichen Erfolg. Gerade der Einsatz von Autos ist aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. 95 Prozent der Unternehmen verfügen über einen oder mehrere Dienstwagen beziehungsweise einen Fuhrpark, hat der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) ermittelt. Insgesamt gibt es in Deutschland rund 3,6 Millionen Dienstwagen, für die Unternehmen etwa 26,6 Milliarden Euro aufwenden – im Schnitt fast 7400 Euro pro Pkw jährlich.
Die Messe Stuttgart greift dieses kostenkritische Thema in ihrer Veranstaltung „Mobility & Business“ auf. Vom 17. bis 19. Mai 2006 feiert diese internationale Fachmesse für Geschäftsreisen, Fuhrpark und Flottenmanagement sowie mobile Kommunikation ihre Premiere. Erstmals wird in Deutschland damit das komplette Spektrum der Geschäftsreisebranche inklusive Leasing abgebildet. Auf der Messe wird dieses Thema speziell auch für kleine und mittelständische Betriebe behandelt werden. Neben einem kompetenten Experten für Fuhrpark-Management stehen fünf renommierte Leasing-Firmen und Management-Gesellschaften für Flottenbetreuung den Fachbesuchern Rede und Antwort. Beim Leasing-Geschäft sind noch erhebliche Wissensdefizite festzustellen und gleichzeitig große Einsparpotenziale vorhanden.
Gerade der letzte Punkt ist für die Wirtschaft von zentraler Bedeutung, denn der durchschnittliche Anteil geleaster Pkw beträgt laut VDR-Geschäftsreiseanalyse bei Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern rund 60 Prozent. Abhängig von der Flottengröße kann er auch erheblich höher sein: ab 15 Fahrzeugen aufwärts liegt der Anteil konstant bei mehr als 60 Prozent und erreicht die Höchstmarke von knapp 80 Prozent bei 200 und mehr Fahrzeugen. Doch Flottenleasingverträge in Unternehmen sind oft nur ein Sammelsurium von „Kleingedrucktem“, die zum Managen von Geschäftsprozessen ungeeignet sind, stellt der Arbeitskreis Flottenmanagement des VDR jetzt fest, nachdem er die in den Unternehmen verwendeten Flottenleasing-Managementverträge untersucht und kritisch verglichen hat.
„Es bestehen lediglich Ansätze von Regelungen über Service- und Zusatzleistungen, eine einheitliche Typologie ist nicht erkennbar“, kritisiert der Vizepräsident des VDR, Ralph Rettig. Von der Grundstruktur her seien Flottenleasingverträge stark rechtlich geprägt und enthielten unzusammenhängend lediglich in Nebenabreden oder in den Anhängen zu den Verträgen Regelungen über die Vertragsabwicklung beim Leasen von Fahrzeugen. Eine „Philosophie“ und eine Ausrichtung auf ein bestimmtes Geschäftsziel seien nicht identifizierbar gewesen. Der Dienstleistungsgedanke „schwebe“ zwar über den Verträgen; diese seien jedoch rechtlich und wirtschaftlich weit von einer durchdeklinierten Prozesssteuerung entfernt, urteilt der Fleet-Experte.
„Die von uns untersuchten Verträge regeln fast ausschließlich das Flottenleasing, aber nicht das Flottenmanagement“, ergänzt Bernd Ruttloff vom VDR-Arbeitskreis Flottenmanagement. „Zwar enthält die Mehrzahl der Verträge Regelungen über besondere Leistungen des Leasinggebers – von der Übernahme der Wartung-/Verschleißreparaturen bis zum Verkehrsordnungswidrigkeitsservice –, diese Leistungen werden jedoch nicht prozesshaft dargestellt, so dass sich die Idee von einem Flottenmanagement kaum in den Verträgen niederschlägt.“ Hart gesagt, handele es sich bei den Verträgen um Finanzierungsverträge für Fahrzeuge mit einem Beiwerk im Bereich Service / Zusatzleistung mit allen rechtlichen Konsequenzen und Regelungen, wie sie bei Finanzierungs- und Leasingverträgen üblich seien.
Infolge des Sammelsuriums von rechtlichen Regelungen, die unter anderem den Leasinggeber weitgehend von der Haftung freizeichnen und dem Leasingnehmer mit weit reichenden Pflichten eindecken sollen, entstünden Brüche und Widersprüche zwischen einzelnen Regelungen wie sie im Bereich Finanzierung und Leasing üblich seien und vom Leasinggeber übernommenen Service- und Zusatzleistungen, heißt es in einem internen VDR-Papier. „Wir vermissen eine stringente Vertragsdoktrin, anhand derer man den Flottenleasingvertrag zu einem Flottenleasing-Managementvertrag entwickelt, der eine organische Einheit darstellt“, kritisiert Ralph Rettig. „Es bleibt weitgehend im Unklaren, was die Vertragsparteien hinsichtlich des Managements verabreden wollten.“ Auch wenn die Unternehmen unterschiedliche Anforderungen an das Flottenleasing und -management hätten und es daher möglicherweise schwierig sei, eine einheitliche Vertragstypologie zu entwickeln. Dennoch glaubt Rettig, dass „der gesamte Bereich der Service- und Zusatzleistungen in Bezug auf eine prozesshafte Umsetzung mit klar definierten Geschäftszielen erst noch vertragsmäßig entwickelt werden müsste, um hier von einem wirklichen Flottenmanagement zu sprechen.“
Weiterhin sei auffällig, dass kaum eine Bezugnahme auf die unternehmensinternen Dienstwagenordnungen stattfinde, so dass eine Einbindung des Fahrers in die Beschaffung und Nutzung des Fahrzeuges nicht erfolge, obwohl dies in den Dienstwagenordnungen umgekehrt öfters geregelt sei. „Die in den Dienstwagenordnungen niedergelegten Regelungen wirken sich vielfach auf die Beschaffung, Nutzung und Rückgabe von Fahrzeugen aus, wobei weitgehend kein Austausch zwischen den beiden Regelungskreisen Flottenleasing / Dienstwagen stattfindet“, betont Bernd Ruttloff. Hinzu komme, dass die Dienstwagenordnungen außerordentlich heterogen seien; sie reichten von rein arbeitsrechtlichen Regelungen über die Nutzung des Fahrzeuges bis hin zu bloßen Festschreibungen, auf welcher Ebene welches Fahrzeug gefahren werden dürfe. Mitarbeitern überlassene Fahrzeuge seien – soweit sie auch privat genutzt werden dürfen – immer noch Element geldwerter und damit steuerbarer und sozialversicherungsrechtlich relevanter Lohnbestandteile einerseits und wichtiges Anreiz- und Motivierungs-/ Disziplinierungsmittel im Entlohnungsbereich andererseits, so dass die objektive Funktion des Fahrzeugs im Zusammenhang mit der Erledigung der dem Mitarbeiter übertragenen Aufgabe manchmal in den Hintergrund gedrängt werde.
Gehe man von der These einer optimalen wirtschaftlichen Beschaffung, Nutzung und Rückgabe von Fahrzeugen mit dem Ziel aus, Mitarbeiter eines Unternehmens möglichst optimal, zeitsparend und wirtschaftlich von A nach B zu transportieren und hierbei das Leasen von Fahrzeugen als Untermenge der Transportmöglichkeiten der Mitarbeiter in Relation mit anderen Verkehrsträgern zu betrachten, dann blieben die gängigen Verträge weit hinter den Vorstellungen und Anforderungen der Flottenmanager zurück, so das nüchterne Fazit der VDR-Studie. Positiv könne allerdings vermerkt werden, dass Verträge jüngeren Datums grundsätzlich eher Ansätze einer integrierten Dienstleistung erkennen ließen als ältere Verträge.
„Das Flottenmanagement ist zum wichtigen Bestandteil moderner Unternehmensmobilität geworden“, sagt Ralph Rettig, „die sinnvolle Vorhaltung, Finanzierung und Einsatzplanung von Fahrzeugen erfordert hohen Sachverstand. Hier schlummern erheblich Sparpotenziale.“
Um Fachbesuchern der Messe „Mobility & Business“ für diese Thematik mit hohem Einsparpotenzial zu sensibilisieren, hat die Messe Stuttgart während der drei Messetage einen besonderen Service eingerichtet: Die kostenfreie Beratung durch den Mobilitäts-Experten Hans K. Thalhofer, einen erfahrenen Spezialisten, wenn es um den Bereich Fuhrpark-Management geht. Hans K. Thalhofer, Jahrgang 1944, übernahm 1970 die Reisestelle bei Kodak in Stuttgart, 1991 dann das Fuhrpark-Management des Unternehmens. Heute trägt er die Gesamtverantwortung in den Bereichen Travel Management für Deutschland, Österreich und Schweiz sowie Event und Fleet Management Europa des Kodak Konzerns. Seine Beratungsschwerpunkte sind Fleet Management, Outsourcing Full Service Leasing sowie Sale & Lease back. An einem Info-Schalter in Halle 5.2 steht der Experte während der „Mobility & Business“ für alle Fragen zur Verfügung. Damit sich Interessenten ihren persönlichen Beratungstermin sichern können, bietet die Messe Stuttgart im Internet unter http://www.messe-stuttgart.de/mobility-business/ die Möglichkeit, einen Termin für die Beratung zu blocken.
