Eine aktuelle VDR-Geschäftsreiseanalyse beziffert das Volumen des deutschen Geschäftsreisemarkts auf mehr als 46 Milliarden Euro jährlich. Ein erheblicher Teil davon entfällt auf Messereisen und Konferenzteilnahmen, also Reisen, bei denen Unternehmen nicht nur Mitarbeitende, sondern auch Materialien, Exponate und Werbemittel an den Zielort bringen müssen.
Die sorgfältige Planung von Flügen, Hotels und Transfers steht dabei im Vordergrund des Travel Managements. Wie Messematerial, Produktmuster oder Präsentationsaufbauten sicher und kosteneffizient ans Ziel gelangen, wird jedoch häufig dem Zufall überlassen. Das Ergebnis sind beschädigte Exponate, Mehrkosten durch Last-Minute-Kurieraufträge und unnötiger Stress für die reisenden Teams.
Logistik von Geschäftsmaterial sollte keine Randaufgabe sein
Bei Fachmessen wie der HANNOVER MESSE, der BAU oder der Medica reisen Unternehmen mit aufwändigem Aufbaumaterial an, von Displaywänden über Produktdemos bis hin zu Drucksachen in hoher Auflage sowie Giveaways in großen Stückzahlen. Setzen Unternehmen an diesem Punkt auf improvisierte Lösungen, zahlen sie sprichwörtlich doppelt: einmal in Geld, einmal in Reputation.
Die Professionalisierung des Travel Managements hat in den vergangenen Jahren erhebliche Fortschritte gemacht. Digitale Buchungsplattformen, dynamische Reiserichtlinien und automatisierte Reisekostenabrechnungen sind in modernen Unternehmen Standard. Die Materialdisposition hingegen läuft in vielen Organisationen noch über informelle Absprachen, Excel-Listen und das persönliche Netzwerk des jeweiligen Projektverantwortlichen.
Systematischer Ansatz bringt Vorteile
Rechtzeitige Planung, der sichere Transport von Exponaten oder Messegütern in geeigneten Verpackungen und der Einsatz einheitlicher, wiederverwendbarer Lösungen können Versandkosten senken, Schäden minimieren und den ökologischen Fußabdruck der Geschäftsreise verbessern. Letzteres gewinnt angesichts der EU-Nachhaltigkeitsberichterstattungspflicht (CSRD) auch im Reisemanagement zunehmend an Relevanz.
Gleichzeitig verschärft sich der Kostendruck. Travel Manager stehen immer öfter vor der Aufgabe, Reisebudgets zu optimieren, ohne die Leistungsqualität zu senken. Wenn Materialschäden durch mangelhafte Verpackung zu Nachbestellungen und Expresslieferungen führen, wirkt sich das direkt auf das Budget aus. Ein Nachteil, der sich durch bessere Planung weitgehend vermeiden lässt.
Duty of Care als Maßstab
Ein zusätzliches Argument für den ganzheitlichen Blick auf Geschäftsreiselogistik stellt die Duty of Care dar. Unternehmen unterliegen der Fürsorgepflicht gegenüber reisenden Mitarbeitern. Dazu gehört, dass die operative Belastung auf Reisen so gering wie möglich gehalten wird. Ein Team auf eine Messe zu schicken und gleichzeitig die eigenständige Organisation des Materialversands zu erwarten, bedeutet eine verpasste Chance zur Entlastung und Professionalisierung.
Dabei beginnt ein strukturierter Ansatz mit der Auswahl verlässlicher Dienstleister – nicht nur im Bereich Transport, sondern auch bei der Verpackung selbst. Eine spezialisierte Verpackungsfirma kann dabei helfen, maßgeschneiderte Lösungen für den sicheren und nachhaltigen Versand von Messematerialien zu entwickeln, von stabilen Transportverpackungen für Exponate bis hin zu wiederverwendbaren Systemen, die Kosten und CO₂-Ausstoß langfristig senken.
Am Ende zeigt sich: Nachhaltigkeit, Effizienz und Fürsorge sind im Travel Management keine Gegensätze, sondern gehören untrennbar zusammen.
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