Austausch ist wichtig. Doch wenn Meetings den Kalender fluten und Beschäftigte Zusammenkünfte unbeteiligt absitzen, werden Sitzungen zu ertraglosen Zeitfressern. Dabei können Führungskräfte einiges tun, um eine produktive Meeting-Kultur in ihrem Unternehmen zu etablieren. top eins, das Magazin der Deutschen Gesetzliche Unfallversicherung, hat sich die Sache genauer angesehen und gibt zahlreiche Anregungen und Tipps in der neuen Ausgabe.
Zweck definieren: Nicht jeder Anlass eignet sich für Meetings
Meetings sollten in erster Linie der Diskussion und Abstimmung vorbehalten sein. Wenn sie stattdessen nur dazu dienen, dass sich Kolleginnen und Kollegen gegenseitig über den Stand der Dinge oder ihre aktuellen Aufgaben informieren, empfiehlt es sich, die Notwendigkeit solcher Meetings zu hinterfragen. Organisationspsychologin Professor Nale Lehmann-Willenbrock sagt: „Wenn es um reinen Informationsaustausch geht, reicht meist eine Mail.“
Agenda festlegen: Partizipation von Anfang an fördern
Für gewinnbringende Meetings sollten Führungskräfte stets eine Tagesordnung festlegen und diese rechtzeitig allen teilnehmenden Personen schicken. Die Agenda sollte zumindest Dauer, Thema und Ziel des Meetings enthalten. Idealerweise legt sie zusätzlich fest, welche Person zu welchem Thema etwas beiträgt. Auf diese Weise ist von vornherein dafür gesorgt, dass sich viele am Meeting beteiligen und die Redeanteile ausgewogen sind. Außerdem sollte die Agenda genügend Zeit für offene Diskussionen vorsehen. Partizipation beugt Frust und Langeweile vor.
Dauer begrenzen: Zu lange und zu viele Meetings können schaden
Empfehlenswert für Meetings ist eine Dauer von maximal einer Stunde. Wenn doch mal mehr Zeit notwendig ist, sind ausreichend Pausen mit Bewegung einzuplanen. Insbesondere bei Online-Meetings sollten Führungskräfte darauf achten, dass sie im Arbeitsalltag nicht überhandnehmen, sonst droht eine sogenannten Zoom-Fatigue. Sie äußert sich zum Beispiel durch Müdigkeit, Konzentrationsmangel, Kopf- und Rückenschmerzen sowie Sehstörungen.
Quelle: Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung / Bild: Pixabay
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