Um wirksam Kosten zu senken, müssen
Unternehmen ihre Mitarbeiter in die finanzielle Verantwortung einbinden.
Auch ausgefeilte Datenanalysen helfen, die Ausgaben in den Griff zu
bekommen. Ein weiterer Ansatzpunkt für mehr Sparsamkeit sind strukturelle
Optimierungen. Viele Unternehmen verbessern dadurch kurzfristig ihre
Effizienz und erhöhen langfristig ihre Erfolgschancen. Dies geht aus einer
Untersuchung zum Ausgabenmanagement internationaler Konzerne hervor. Die
Unternehmensberatung Accenture befragte hierfür im Auftrag von American
Express Gesellschaften mit durchschnittlich 30 Milliarden US-Dollar
Jahresumsatz.
Wenn Umsätze sinken und der Druck auf die Erträge wächst, setzen die
Verantwortlichen im Finanz- und Ausgabenmanagement den Fokus vermehrt auf
Einsparungen. Die Studie „Strategisches Ausgabenmanagement in Zeiten
wirtschaftlichen Abschwungs“ zeigt, was Unternehmen von Konzernen mit sehr
gutem Kostenbewusstsein lernen können. Im Schnitt haben internationale
Konzerne 2008 allein für Reisen und Telekommunikation 0,5 bis 1,2 Milliarden
US-Dollar ausgegeben. Setzen Unternehmen auf optimale Vorgehensweisen,
kommen sie laut Studie mit 9 Prozent weniger Reise- und Kommunikationskosten
aus.
„Angesichts der schwachen Konjunktur sind Unternehmen besonders darauf
angewiesen, ihre Kosten zu senken“, sagt Björn Hoffmeyer, Vice President
Global Client Group Commercial Card bei American Express. „Die analysierten
Großkonzerne wenden erstaunlich einfache, aber höchst wirksame Mittel an, um
sparsamer zu werden. Diese Maßnahmen bieten auch für mittelständische
Unternehmen in Deutschland interessante Ansätze für eine effiziente
Kostenreduktion. Unsere Studie leistet hierzu einen Beitrag, indem sie
erfolgreiche Vorgehensweisen im Ausgabenmanagement aufzeigt.“
Kosten für Mitarbeiter sichtbar machen
Die befragten Konzerne binden ihre Mitarbeiter in die finanzielle
Verantwortung ein. Um die Ausgabenrichtlinien wirksam zu kommunizieren,
machte etwa ein Technologieunternehmen diese im Internet mit zwei statt
vorher sieben Klicks erreichbar. Damit die Richtlinien stärker eingehalten
werden, ließ ein Konsumgüterhersteller seine Beschäftigten unterschreiben,
dass sie diese gelesen haben und anerkennen. Auch durch gezielte
Informationen für das Personal über die finanziellen Auswirkungen seiner
Entscheidungen wecken Firmen das Kostenbewusstsein: Indem ein
Medizintechnikanbieter begann, die Reisebüro-Gebühren von 40 US-Dollar für
Geschäftsreisende auszuweisen, steigerte er die Nutzung eines gebührenfreien
Online-Buchungstools um 30 Prozent. Mit diesen einfachen Mitteln können
mittelständische Unternehmen die Kostensenkung selbst in die Hand nehmen.
Ausgaben ganzheitlich betrachten
Kostenbewusste Unternehmen nutzen Daten und Statistiken zunehmend zum
Aufdecken von Sparpotenzialen. Der Zugang zu Daten ist in fast allen Firmen
gegeben – es kommt jedoch darauf an, Lieferantenrechnungen sowie
Abrechnungen von Kreditkartenanbietern, Reisebüros und anderen
Dienstleistern zu kombinieren und zu analysieren. Unternehmen, denen dies
gelingt, sind laut Studie im Vorteil. Ein großes Dienstleistungsunternehmen
nutzte ein einfaches Tabellenkalkulationsprogramm, um verschiedene
Geschäftsreiseszenarien zu analysieren und die größten Einsparmöglichkeiten
zu ermitteln. Ein Pilotprojekt in einer ausgewählten Niederlassung ergab ein
Einsparpotenzial von mehr als 3,5 Millionen US-Dollar pro Jahr. Werden
Datenbestände sinnvoll zusammengefasst, können sie in Preisverhandlungen mit
Lieferanten und Dienstleistern wie beispielsweise Hotels eingesetzt werden.
Arbeitsabläufe vereinfachen und verbessern
Strukturelle Veränderungen sind ebenfalls ein Schlüssel zu Kostensenkungen.
Eine hohe Betriebseffizienz ist gerade in einem schwachen wirtschaftlichen
Umfeld bedeutsam. Sinkende Umsätze und der wachsende Druck auf die Erträge
bewirken, dass die Verantwortlichen im Ausgabenmanagement Rückendeckung von
der Geschäftsleitung haben, um kostensenkende Maßnahmen umzusetzen.
Gleichzeitig sind auch die Mitarbeiter offener für Veränderungsprozesse.
Vereinfachen und verbessern sind dabei die Stichworte. In der Praxis heißt
dies zum Beispiel, in Unternehmen anfallende Arbeiten zu zentralisieren oder
auszulagern. Verbesserungen lassen sich oft durch den Einsatz neuer
Techniken erzielen, wie die Studie zeigt.
Ein auf mehr als 100 Firmen angewachsenes Technologieunternehmen hat
innerhalb von zwei Jahren die Zahl der genutzten Reisebüro-Webseiten von 91
auf vier reduziert. Ebenso wurden zentrale Verwaltungsaufgaben an einem
Standort gebündelt und weltweite Reiserichtlinien erlassen. Die Gesellschaft
konnte dadurch 42 Prozent Einsparungen bei den mit dem Ausgabenmanagement
verbundenen Kosten erzielen.
45 Prozent weniger Arbeit musste im Back Office geleistet werden.
Viele der genannten Maßnahmen sind auch in mittelständischen Unternehmen
übertragbar, wie die Studie zeigt. „Das Management von Ausgaben wird in den
nächsten zwölf Monaten stärker in den Fokus von Großunternehmen und
Mittelständlern rücken. Die Verantwortlichen können viel erreichen: indem
sie ihre Mitarbeiter für Kosten sensibilisieren, Daten und Statistiken
produktiv nutzen sowie auf organisatorische Veränderungen und neue
Technologien setzen. Dadurch werden die Unternehmen fit für den Wettbewerb
um die Märkte der Zukunft“, so Hoffmeyer.
Über die Studie
Die Studie „Strategisches Ausgabenmanagement in Zeiten wirtschaftlichen
Abschwungs“ basiert auf ausführlichen Interviews, die Accenture im Herbst
2008 mit Verantwortlichen für das Ausgabenmanagement bei sieben Topkunden
von American Express Commercial Card geführt hat. Diese Unternehmen gehören
der Fortune-500-Liste der 500 bedeutendsten US-Unternehmen an, sind jeweils
in mindestens 20 Ländern aktiv und erzielten 2007 zwischen fünf und mehr als
200 Milliarden US-Dollar Umsatz. Die Vertriebs- und allgemeinen
Verwaltungskosten der Gesellschaften betragen 25 Prozent, die Reisekosten 2
bis 4 Prozent des Umsatzes. Die befragten Gesellschaften kommen aus den
Branchen Konsumgüter, Pharma, Medizintechnik, Petrochemie, Dienstleistungen,
Technologie sowie Luft- und Raumfahrt.
