Der 21. Dezember ist der Tag im Jahr, an dem die meisten Auslagenforderungen von Mitarbeitern eingereicht werden. Das ist das Ergebnis einer Erhebung von Concur. Concur hat die Zahl der Reisekostenabrechnungen ermittelt, die täglich über die Buchungs- und Reisekostenabrechnungsplattform von Concur laufen. Der Vergleich über das letzte Jahr zeigt, dass am 21.12. die Zahl der Reisekostenerstattungsanträge um 132 Prozent über dem Durchschnitt liegt. Diese späte Abgabe bringt die Finanzabteilungen zusätzlich unter Druck, die in den letzten zwei Wochen vor Weihnachten rund 19 Prozent mehr Abrechnungen als im Jahresschnitt bewältigen müssen.
Die hohe Zahl an Erstattungsforderungen in der Vorweihnachtszeit ist in erster Linie auf Kundeneinladungen und Unternehmensweihnachtfeiern zurückzuführen. Außerdem werden zum Ende des Jahres viele Belege eingereicht, die schon monatelang vorliegen und vor dem Jahresabschluss noch schnell verbucht werden müssen.
„Wenn der Jahresabschluss naht, können die Angestellten ihre Reisekostenabrechnungen nicht mehr länger aufschieben“, sagt Barry Padgett, General Manager of European Operations bei Concur. „Deshalb durchsuchen sie in letzter Minute ihre Schubladen und Reisetaschen, um längst vergessene Belege aus den letzten Monaten einzureichen. Im Interesse der Mitarbeiter in der Buchhaltung sollten Unternehmen effiziente Reisekostenmanagementprozesse einführen – das zahlt sich nicht nur am 21.12. aus, sondern senkt die Kosten über das gesamte Jahr.“
Viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf Kostenmanagementsysteme, die einen hohen manuellen Aufwand verursachen, zum Beispiel wenn die Kosten in Tabellen erfasst und Belege in Papierform abgezeichnet werden müssen. Webbasierte Reiseplanungs- und Reisekostenabrechnungssysteme wie die von Concur beschleunigen die Abrechnungsprozesse und helfen den Finanzabteilungen, mit dem Ansturm zum Jahresende besser fertig zu werden.
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