Egencia(R)veröffentlicht heute die Ergebnisse ihrer „Globalen Kosteneinsparungsstudie 2011“ und verrät damit einige bewährte Verfahrensweisen und Strategien für Travel Manager, um steigende Kosten für Geschäftsreisen bei Flügen und Hotels zu umgehen bzw. zu vermeiden.
„In den schwierigen Zeiten von heute sehen wir mehr denn je, wie dringend Unternehmen unser Fachwissen und die richtigen Instrumente zur Optimierung und Überwachung von Ausgaben für Dienstreisen brauchen“, so Christophe Pingard, Senior-Vizepräsident von Egencia EMEA und APAC. „Dies war auch der Anstoss für die globalen Neuentwicklungen, wie zum Beispiel das Flugpreis-Benchmark Instrument und die Suche nach flexiblen Flugdaten.“
In einer globalen Umfrage mit 348 Geschäftsreisemanagern gaben 95 Prozent der Befragten an, dass es für den Erfolg ihres Reiseprogramms 2011 wichtig bzw. unumgänglich ist, dass die Geschäftsreisenden bestimmte Richtlinien einhalten. Geschieht dies nicht, entgehen den Unternehmen unter Umständen beachtliche Einsparungsmöglichkeiten, was sich bei den Kosten durchaus bemerkbar machen kann. Für die Befragten sind Buchungen, welche weit genug im Voraus getätigt wurden ein wichtiger Punkt in den Reiserichtlinien, der von den Geschäftsreisenden oftmals nicht eingehalten wird (68 Prozent). Weitere Beispiele, bei welchen den Befragten zufolge wiederholt die Richtlinien nicht eingehalten werden, sind:
– Buchung nicht bevorzugter Leistungsträger bzw. Nichtbeachtung des niedrigsten verfügbaren Preises bei Buchung (42 Prozent)
– Buchung teurerer Hotelzimmer (32 Prozent)
– Buchung nicht bevorzugter Hotels (30 Prozent)
Um die reisenden Mitarbeiter zur Einhaltung der Firmenrichtlinien für Geschäftsreisen zu bewegen, kommunizieren 50 Prozent der Befragten Änderungen dieser pro aktiv im Unternehmen. 16 Prozent informieren Neuerungen der Richtlinien einmal im Quartal und 11 Prozent lediglich jährlich. Vier Prozent kommunizieren keine Aktualisierung der Reiserichtlinien. Ausserdem gaben 77 Prozent der Befragten an, dass sie keine Anreize zur Einhaltung der Firmenrichtlinien bei Geschäftsreisen bieten.
Laut einer aktuellen Studie von Egencia und der NBTA Foundation[1] können Unternehmen durch sorgfältig konzipierte und konsequent durchgesetzte Richtlinien für Geschäftsreisen eine jährliche Reisekosteneinsparung um mindestens 45 Prozent erzielen.
Auf die Frage, wie sie die Genehmigungen für Reisekosten in ihrem Unternehmen regeln, gaben 56 Prozent der Befragten an, dass sie ein Autorisierungssystem haben, mit dem Reisen vor Antritt genehmigt oder abgelehnt werden. 37 Prozent identifizieren Mitarbeiter, die ohne Genehmigung reisen und thematisieren dies direkt mit ihnen. 36 Prozent teilen den Abteilungsleitern ein spezielles Reisebudget zu, das diese in Eigenverantwortung managen dürfen.
Zusätzlich zu einer strikten Durchsetzung von Richtlinien sollten Unternehmen aktiv Kosteneinsparungsstrategien und bewährte Verfahrensweisen anwenden, um ein erfolgreiches Geschäftsreiseprogramm zu gewährleisten. 55 % der Befragten geben an, dass die strikte Buchung des niedrigsten verfügbaren Preises die wirksamste Kosteneinsparungstaktik ist. Ausserdem identifizierten die Befragten noch folgende Strategien zur Kosteneinsparung: Erforderliche Genehmigung vor Reiseantritt (51 Prozent), Buchung von Hotels, welche Zusatzleistungen vergünstigt bzw. inklusive anbieten (47 Prozent), Nutzung kettenunabhängiger Hotels (25 Prozent) und eine Klausel zur ‚Last Room Availability‘, die Verfügbarkeit zu Vertragskonditionen garantiert, bis das letzte Zimmer, egal welcher Kategorie, belegt ist (17 Prozent).
Geschäftsreisemanager konzentrieren sich immer mehr darauf, in Verträgen mit Hotels Zusatzleistungen oder bessere Rahmenbedingungen auszuhandeln. 49 Prozent der Befragten gaben an, dass sie diese Taktik anwenden, um den voraussichtlichen Preiserhöhungen für Hotelübernachtungen im kommenden Jahr entgegenzuwirken.
„Unsere Account Management Teams identifizieren pro aktiv neue Flug- und Hotelangebote für unsere Kunden und helfen so bei der Maximierung der Einsparungen“, erklärt Florian Storp, Managing Director, Egencia Deutschland. „Programme wie die Egencia Preferred Rates bieten bei grossen Partnerhotels Zusatzleistungen inklusive (Frühstück, Wi-Fi) oder spezifische Bedingungen, wie z.B. die Stornierung bis zum letzten Tag. So vermeiden Unternehmen erhebliche Zusatzkosten und können gleichzeitig die Flexibilität, Zufriedenheit und den Komfort der Mitarbeiter auf Geschäftsreise gewährleisten.“
Die Mehrheit der Befragten (57 Prozent) gab an, dass sie in ihrer Kommunikation zu den Geschäftsreiserichtlinien nicht an Vorzüge oder Zusatzleistungen von Hotels erinnern, die bei der Preisverhandlung berücksichtigt wurden. Hier wird eine wichtige Gelegenheit verpasst, denn die gezielte Information der Mitarbeiter über die Verfügbarkeit solcher Vorzüge kann die Wahrscheinlichkeit, dass sie diese Angebote mit ihren Zusatzleistungen nutzen, deutlich erhöhen.
Die Befragten konzentrierten sich bei ihren Vertragsverhandlungen mit Hotels vor allem auf Extras wie kostenloses Frühstück (56 Prozent), kostenloses Wi-Fi (55 Prozent), kostenloses Parken (39 Prozent), Stornierung bis zum letzten Tag (36 Prozent) sowie ‚Last Room Availability‘ (24 Prozent).
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