Im vergangenen Jahr haben deutsche Unternehmen mehr als 166 Millionen Dienstreisen bewilligt, die mit 48,7 Milliarden Euro zu Buche schlugen. Das hat der Verband deutsches Reisemanagement (VDR) ermittelt. Die meisten Geschäftsreisenden erledigen ihre Abrechnungen teilweise erst Wochen nach den Trips, sobald sie wieder im Büro sind. Der Aufwand ist gegenüber einer zeitnahen Abrechnung höher und kostet die Unternehmen teure Arbeitszeit von Vertriebsmitarbeitern, Managern oder Ingenieuren.
Der Service-Dienstleister ADP hat deshalb seine Reisekostenlösung TRAVEL@Web erweitert, mit der Geschäftsreisende jederzeit offline ihre Kosten unterwegs auf ihrem Notebook erfassen können. Mit der nächsten Anmeldung am Netzwerk werden die erfassten Daten automatisch mit der zentralen Abrechnung synchronisiert und fließen in den weiteren Arbeitsablauf. Eine Installation der Software auf den Notebooks ist nicht erforderlich, da die notwendigen Programme und Daten automatisch herunter geladen werden.
Bei der ab sofort verfügbaren neuen Version 1.5 wurde der Schwerpunkt auf Erleichterungen bei der Reiseerfassung im sogenannten „Employee Self Service“ gelegt. So können nun oft verwendete Reisewege, beispielsweise von der Firmenzentrale zur Niederlassung, inklusive der Entfernungskilometer zentral vom Administrator oder aber individuell vom Reisenden hinterlegt werden. Bei Reisen in Länder mit unterschiedlichen Verpflegungspauschalen wie in Frankreich erfolgt automatisch die Abfrage, in welche Region gereist wurde. Auch wurde die Suchfunktion effizienter gestaltet.
Bei Abrechnungen von Belegen, die mit einer Firmen-Kreditkarte gezahlt wurden, kann automatisch ein Kursaufschlag erfolgen (beispielsweise 1,5 %). Manuelle Eingaben von Währungskursen, die um einen bestimmten Wert vom hinterlegten Kurs abweichen, führen zu einer automatischen Information. Auch können für bestimmte Personengruppen einzelne Reisemittel ausgeschlossen werden, beispielsweise Firmen-Pkw.
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