Europas Fach- und Führungskräfte nehmen nur 55 Prozent ihrer Zeit auf Geschäftsreisen als aktive Arbeitszeit wahr. Die anderen 45 Prozent verbringen sie beispielsweise mit dem Warten auf den nächsten Flieger oder überbrücken die Zeit bis zum nächsten Termin in Hotels. In acht von zehn Unternehmen ist man sich bewusst, dass Dienstreisen einen Zeit- und damit Kostenfresser darstellen. Die europäischen Manager und Fachkräfte sprechen sich deshalb dafür aus, Geschäftstermine häufiger per High-Definition-Videokonferenz durchzuführen. Zwei von drei Geschäftsreisenden halten die stärkere Kombination beider Varianten für die ideale Lösung im Berufsalltag. Das sind die Ergebnisse der europaweiten Studie „Face to Phase: Die Konvergenz von Geschäftsreisen und Virtual Meetings“, die vom internationalen Serviceprovider Easynet Global Services in Zusammenarbeit mit dem IMWF Institut für Management- und Wirtschaftsforschung durchgeführt wurde.
Insgesamt ist jeder sechste Geschäftsreisende in Europa mit dem eigenen Reisepensum unzufrieden. Speziell deutsche, französische, Schweizer sowie spanische Mitarbeiter können sich gut vorstellen, weniger zu reisen und häufiger am virtuellen Tisch zu konferieren. Bei Briten, Niederländern, Italienern und Belgiern fällt der Anteil der Reisemuffel dagegen geringer aus.
Neben dem Einsparen von Reisezeit sehen 60 Prozent der befragten Fach- und Führungskräfte die Möglichkeit, ihre Kosten für Geschäftsreisen durch den Einsatz von Videokonferenz-Systemen deutlich zu senken. Jedes vierte Unternehmen schätzt das Einsparpotenzial auf mehr als 30 Prozent. Besonders optimistisch sind die Befragten in Italien, Spanien, Deutschland und der Schweiz. Dort rechnet rund jeder Dritte damit, die Reisekosten mit dem Einsatz so genannter Telepresence-Technik um ein Drittel zu reduzieren. Deutlich zurückhaltender bewerten Manager der Benelux-Länder das Einsparpotenzial durch Videokonferenzen. In den Niederlanden geht fast jeder zweite Geschäftsreisende von einem Kostenvorteil von maximal 20 Prozent aus. In Belgien sieht jeder fünfte Befragte gar keinen Kostenunterschied zwischen Geschäftsreisen und Videokonferenzen. Diethelm Siebuhr, Geschäftsführer Central Europe von Easynet Global Services erklärt: „Viele Firmen sind sich nicht bewusst, dass der Service heutiger Telepresence-Anbieter weit über die reine technische Installation hinausgeht. Full-Service-Anbieter, die Videokonferenzen von der Buchung bis zur technischen Ausstattung abwickeln, entlasten Konferenzteilnehmer spürbar. Eine hohe Auslastung und erheblich geringere Reisekosten führen dazu, dass sich die Investitionen in die Videokonferenz-Technik schnell amortisieren.“
Beispielsweise werden in Spanien Full-Service-Lösungen am häufigsten eingesetzt. Dort greift mehr als jedes dritte Unternehmen auf Telepresence-Technik eines Fullservice-Dienstleisters zurück oder plant den Einsatz. Gleichzeitig erwarten spanische Manager die größten Kosteneinsparungen durch Videokonferenzen. Jeder Vierte schätzt das Einsparpotenzial auf bis zu 40 Prozent. Anbieter von Full-Service-Videokonferenzen werden somit künftig weiter an Bedeutung gewinnen. Sie übernehmen die komplette Organisation und entlasten sowohl die Konferenzteilnehmer als auch die internen IT-Abteilungen. Aktuell organisieren Führungskräfte ihre Videokonferenzen noch zu häufig selbst – trotz engem Zeitplan. Jeder fünfte Top-Manager in Europa kümmert sich in Eigenregie um die technische Abwicklung und hebt damit die Vorteile der Zeitersparnis teilweise wieder auf. In den Niederlanden übernehmen sogar vier von zehn Entscheidern die Buchung der virtuellen Besprechungen selbst. Auch die interne IT-Abteilung ist häufig mit der technischen Betreuung überlastet. Dadurch verpufft in den Unternehmen ein Großteil der anvisierten Einsparungen durch Videokonferenzen.
Ein wichtiger Effekt von Videokonferenzen ist zudem die verbesserte Work-Life-Balance der Mitarbeiter. Besonders reisegestresst fühlen sich deutsche, italienische sowie britische Geschäftsleute. Von ihnen sieht jeder zweite das ausgewogene Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben durch zu häufiges Reisen in Gefahr. Deutlich entspannter nehmen dagegen Niederländer und Belgier die Reisestrapazen hin. In diesen Ländern bemängelt nicht einmal jeder dritte Mitarbeiter, dass Geschäftsreisen auf Dauer krank machen.
Hintergrundinformationen: Die Studie „Face to Phase: Die Konvergenz von Geschäftsreisen und Virtual Meetings“stellt die Ergebnisse einer Online-Panel-Befragung dar, die im Auftrag von der Easynet GmbH in Kooperation mit dem IMWF Institut für Management- und Wirtschaftsforschung durchgeführt wurde. Im Oktober und November 2008 wurden Fach- und Führungskräfte zur Bedeutung von Geschäftsreisen sowie zum Einsatz von Videokonferenzen befragt. 716 Manager aus Deutschland, Großbritannien, Frankreich, Italien, Spanien, den Niederlanden, Belgien und der Schweiz nahmen an der Studie teil. Die Befragungen wurden in der jeweiligen Landessprache durchgeführt.
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