Mit dem Ende der Sommerferien nimmt die Zahl der Geschäftsreisen wieder zu, erklärt der Geschäftsreiseanbieter Tumodo mit Sitz in Dubai und Büros in Berlin und Frankfurt. Gleichzeitig können sich die Bedingungen am Zielort jederzeit ändern: Flughäfen werden geschlossen, Unruhen brechen aus, Naturkatastrophen legen die Infrastruktur lahm oder medizinische Notfälle treten ein. Unternehmen müssen ihre Beschäftigten deshalb nicht nur bei der Reiseplanung, sondern auch während der gesamten Dienstreise unterstützen.
Die Fürsorgepflicht beginnt bereits vor der Abreise. Unternehmen sollten Risiken am Zielort prüfen, Zuständigkeiten und Vertretungen festlegen und sicherstellen, dass Reisende und Verantwortliche auch außerhalb der Bürozeiten erreichbar sind. Besonders wichtig ist eine aktuelle Übersicht darüber, wer sich wann auf Dienstreise befindet. Nur so können Betroffene im Ernstfall schnell identifiziert und kontaktiert werden.
Für akute Situationen sollten konkrete Abläufe für Umbuchungen, Rückreisen, alternative Unterkünfte und medizinische Hilfe definiert sein. Beschäftigte müssen wissen, an wen sie sich wenden können und welcher Versicherungsschutz greift. Auch Änderungen der Reiseroute oder private Verlängerungen sollten erfasst werden, damit die Erreichbarkeit gewährleistet bleibt.
Digitale Travel-Management-Systeme können Buchungen, Reiseinformationen und Aufenthaltsorte zentral bündeln und dadurch die Reaktionsfähigkeit verbessern. Technologie allein reicht jedoch nicht: Entscheidend sind klare Verantwortlichkeiten, aktuelle Informationen und persönlich erreichbare Ansprechpartner.
Duty of Care bedeutet damit nicht, jedes Reiserisiko auszuschließen. Es geht darum, Risiken frühzeitig zu erkennen und im Notfall schnell und verlässlich zu handeln. Die Rückkehr zum regulären Reisebetrieb bietet Unternehmen einen guten Anlass, Notfallkontakte, Prozesse und Erreichbarkeiten zu überprüfen.
Checkliste: Was geregelt sein sollte
Wer ist im Ernstfall verantwortlich?
Unternehmen sollten Zuständigkeiten, Vertretungen und Erreichbarkeit außerhalb der Bürozeiten klar regeln.
Wie werden Beschäftigte erreicht?
Reisende brauchen aktuelle Notfallkontakte und einen verlässlichen Kommunikationskanal – auch für die eigene Kontaktaufnahme.
Welche Risiken bestehen am Zielort?
Vor der Abreise sollten Unternehmen Reisehinweise, politische und gesundheitliche Risiken sowie mögliche Einschränkungen prüfen.
Was passiert bei akuter Gefahr?
Für Umbuchungen, Rückreisen, alternative Unterkünfte und medizinische Hilfe sollten konkrete Abläufe feststehen.
Sind alle Reisenden erfasst?
Eine zentrale Übersicht hilft, betroffene Beschäftigte im Ernstfall schnell zu identifizieren und zu kontaktieren.
Welche Hilfe gibt es bei Krankheit oder Unfall?
Mitarbeiter sollten wissen, an wen sie sich wenden können und welcher Versicherungsschutz greift.
Was gilt bei Reiseänderungen?
Private Verlängerungen oder Änderungen der Route sollten gemeldet werden, damit Erreichbarkeit und Betreuung gewährleistet bleiben.
Quelle: Tumodo / Bild: Pixabay
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