Der Arbeitsalltag im Fuhrparkmanagement ist zunehmend von Zeitdruck und steigender Komplexität geprägt. Laut der aktuellen „Fuhrparkmanagement-Studie 2026“ von Dataforce geben mehr als 80 Prozent der befragten Fuhrparkverantwortlichen an, dass ihre Aufgaben in den vergangenen Jahren deutlich aufwändiger geworden sind. Die Studie identifiziert Fahrzeugbeschaffung und Austausch als die zeitintensivste Tätigkeit im Alltag der Fuhrparkmanager. Wartung, Reparaturen und Untersuchungen beanspruchen etwa ein Viertel der Arbeitszeit, während die verbleibende Zeit auf organisatorische und administrative Aufgaben wie Fahrerbetreuung, Versicherungsmanagement und Controlling entfällt.
Besonders das Schadensmanagement wird als unverhältnismäßig zeitintensiv wahrgenommen und hebt sich damit deutlich von anderen Aufgaben ab. Zusätzliche Anforderungen entstehen durch neue Themenfelder wie das ESG-Reporting: Mehr als zwei Drittel der Flotten mit 50 oder mehr Fahrzeugen sind bereits in entsprechende Berichtspflichten eingebunden, was zusätzlichen Aufwand für Datenerhebung, -aufbereitung und -abstimmung mit sich bringt.
Fahrzeugbeschaffung: Kostenfokus und unterschiedliche Anforderungen
In der Praxis bleibt die Beschaffung in den meisten Unternehmen zentral gesteuert. Klassische Händlerbeziehungen bilden weiterhin die wichtigste Bezugsquelle. Bei der Fahrzeugauswahl stehen wirtschaftliche Kriterien im Vordergrund: Bei Pkw dominieren Preis und Leasingrate, während bei Transportern neben Kostenaspekten auch nutzungsspezifische Anforderungen wie Laderaumgröße, Verfügbarkeit und Nutzlast zentrale Entscheidungskriterien sind. Der Gebrauchtwagenmarkt gewinnt an Relevanz – insbesondere in kleineren Flotten und bei Transportern.
Fuhrparkmanagement-Systeme und KI: Potenzial erkannt, Umsetzung noch ausbaufähig
Dedizierte Softwarelösungen sind im Fuhrparkmanagement noch nicht flächendeckend im Einsatz. Während größere Flotten bereits häufiger auf entsprechende Systeme zurückgreifen, arbeitet ein erheblicher Teil – insbesondere kleinere Fuhrparks – weiterhin ohne spezialisierte Software. Die Anforderungen an Fuhrparkmanagement-Systeme sind klar definiert: Im Fokus stehen Funktionen zur Kostenkontrolle, zur Organisation von Wartungen sowie zur Sicherstellung von Compliance. In der Praxis zeigen sich jedoch weiterhin Lücken zwischen Bedarf und Umsetzung, insbesondere im Bereich Compliance.
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) hat im Vergleich zu vor zwei Jahren deutlich zugenommen, bleibt insgesamt aber noch auf einem frühen Niveau. Gleichzeitig ist die Offenheit gegenüber zukünftigen Anwendungen hoch: Ein Großteil der Fuhrparkverantwortlichen kann sich den Einsatz von KI perspektivisch vorstellen. Die größten Potenziale werden in datengetriebenen Anwendungsfeldern gesehen, darunter Analysen und Reporting, aber auch unterstützende Funktionen in Bereichen wie Rechnungsbearbeitung, Fahrzeugkonfiguration oder Schadensmanagement. Gründe gegen den Einsatz liegen aktuell meist weniger in konkreten Hürden als vielmehr in einem noch nicht erkannten Bedarf sowie allgemeinen Anforderungen wie Datenschutz oder Systemkomplexität.
Hier geht es zur Fuhrparkmanagement Studie 2026
Quelle: Dataforce / Bild: Pixabay
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