Von personalisierten Reiseempfehlungen über intelligente Abrechnungen bis hin zu neuen Betrugsrisiken durch gefälschte Belege: Künstliche Intelligenz verändert das Geschäftsreisemanagement grundlegend. Im Jahr 2026 gilt es für Geschäftsreise-, Personal- und Finanzverantwortliche, diese Trends nicht nur zu kennen, sondern die neuen Entwicklungen für sich zu nutzen. Denn richtig eingesetzt kann KI gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten helfen, Prozesse effizienter zu steuern und Kosten zu senken.
Fünf Entwicklungen stehen dabei im Fokus:
1. KI gezielt dort einsetzen, wo sie Mehrwert schafft
Individualisierte Hotelempfehlungen oder dynamische Fahrplanoptimierungen in Echtzeit – die Reiseinfrastruktur wird 2026 smarter, robuster und sicherer. Im Geschäftsreisemanagement schafft KI substanziellen Mehrwert. Sie stellt Buchungsempfehlungen automatisch zusammen, schlägt bei Flugausfällen oder Verspätungen in Echtzeit Alternativen vor und informiert Reisende über Risiken am Zielort. So wird gleichzeitig die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers unterstützt.
Unternehmen verschaffen sich einen Vorsprung, wenn sie KI nicht als Insellösung betrachten, sondern gezielt in bestehende Prozesse integrieren. Das verbessert das Reiseerlebnis für Mitarbeiter und spart Zeit im Tagesgeschäft.
2. Vertrauen als Grundlage für den KI-Einsatz aufbauen
Wie Unternehmen auf den KI-Wandel reagieren und ihre Mitarbeiter einbeziehen, rückt 2026 in den Fokus. Obwohl KI großes Potenzial bietet, begegnen ihr viele noch mit Skepsis. Gründe sind unter anderem Datenschutzbedenken, Angst vor Jobverlust oder die Sorge vor Betrugsmaschen. So zeigt die siebte Global Business Travel Survey von SAP Concur, dass zwei Drittel der deutschen Travel Manager (66 %) und jeder zweite Reisende aus der DACH-Region (51 %) vermuten, dass KI bereits zum Fälschen von Belegen genutzt wird. Doch genau hier ist KI auch Teil der Lösung. Sie erkennt Betrugsversuche und minimiert finanzielle Risiken. Gleichzeitig entlastet sie Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben und schafft so Freiräume für wertschöpfendere Tätigkeiten.
Umso wichtiger ist es, Mitarbeiter aufzuklären und Vertrauen zu schaffen. Das ist möglich durch offene Kommunikation über den Einsatz von KI, eine frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter und klare Leitlinien. Diese sollten einheitliche Datenstandards und Sicherheitsmaßnahmen definieren sowie die menschliche Entscheidungshoheit wahren.
3. Eine offene Lernkultur als Erfolgsfaktor etablieren
Vertrauen allein reicht nicht. 85 % der Geschäftsreisenden im DACH-Raum fühlen sich im Umgang mit der Technologie noch unsicher. Das zeigt, dass Mitarbeiter darin bestärkt werden sollten, die richtigen Fragen zu stellen, Ergebnisse kritisch zu prüfen und sinnvolle Anwendungsfälle zu erkennen. Wer 2026 nicht in eine offene KI-Lernkultur investiert, verpasst Produktivitätsgewinne und Chancen.
Mit einem „Failure-Forward“-Ansatz lässt sich eine Kultur etablieren, in der Fehler als Lernchance gelten und experimentiert werden darf. So gewinnen Mitarbeiter an Sicherheit im Umgang mit KI und arbeiten mit weniger Druck. Führungskräfte sollten dabei als Vorbild vorangehen und ein Umfeld schaffen, in dem kalkulierte Risiken erwünscht sind.
4. KI-Systeme mit bestehenden Anwendungen und Datenquellen verknüpfen
Die Integration von KI findet zunehmend dort statt, wo Mitarbeiter ohnehin arbeiten: Große Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams und Slack betten KI bereits in ihre Workflows ein. Im Geschäftsreisemanagement lassen sich so Aufgaben wie die Reisebuchung gemeinsam mit Arbeitskollegen im gewohnten Arbeitsumfeld erledigen. Ein Beispiel dafür ist der KI-Copilot Joule, der die Interaktion mit SAP-Lösungen im Dialog ermöglicht. So können Mitarbeiter etwa Reisen über Joule buchen. Sobald sie die Reise abgeschlossen haben, kann der KI-Copilot dabei helfen, Abrechnungen für die Erstattung vorzubereiten.
Voraussetzung dafür ist die richtige Anbindung: KI-gestützte Systeme müssen mit relevanten Datenquellen wie Reiseplänen, Reisekostenabrechnungen und Gehaltsabrechnungen verbunden sein. Erst wenn Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenfließen und validiert werden, entsteht ein zuverlässiges Gesamtbild jeder Transaktion.
5. Innovation und Kostenkontrolle in Balance bringen
Wer zu viele KI-Initiativen gleichzeitig anstößt, läuft Gefahr, keine davon zum Erfolg zu führen. Stattdessen sollten Unternehmen sich auf Use Cases mit dem größten Potenzial fokussieren, diese gezielt skalieren und schrittweise neue Anwendungsfelder erschließen.
Für das Geschäftsreisemanagement kann das bedeuten, zunächst auf Quick Wins zu setzen – etwa automatisierte Reise- und Ausgabenprozesse, smarte Richtlinienkontrollen oder Analysen, die Einsparpotenziale und Betrugsrisiken sichtbar machen. So lässt sich Innovation auch mit begrenzten Ressourcen vorantreiben. Nicht jeder Quick Win braucht dabei KI: Virtuelle Kreditkarten und dynamische Kartenlimits etwa greifen schon vor der Ausgabe, senken Risiken und entlasten Mitarbeiter, die sonst in Vorleistung gehen müssten.
Quelle: SAP Concur / Bild: Pixabay
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