In vielen Unternehmen gibt es mittlerweile Vorgaben für die Buchung von Geschäftsreisen. Nur: Deren Einhaltung geschieht bislang nicht automatisch. Ein neues Tool ermöglicht es, das Reiseverhalten schon vor der tatsächlichen Buchung gezielt zu steuern: Der Pre-Trip-Auditor von American Express Business Travel gleicht Buchungsvorgänge mit den Reiserichtlinien ab, bevor Kosten entstehen. Ab sofort ist die Anwendung auch auf dem deutschen Markt erhältlich.
Reiserichtlinien sind der erste Schritt, um Geschäftsreisen effizient zu gestalten. Die Untersuchung „Travel & Entertainment Expense Management“ der Aberdeen Group zeigt jedoch, dass durchschnittlich 20 Prozent aller Buchungen nicht gemäß der gewünschten Vorgaben erfolgen. So werden beispielsweise häufig falsche Kategorien gebucht oder andere Dienstleister beauftragt als vorgeschrieben. Der Pre-Trip-Auditor von American Express Business Travel ermöglicht den Unternehmen, die Einhaltung von Reiserichtlinien besser zu überprüfen und Kosten zu reduzieren. „Geschäftsreisen bieten großes Sparpotenzial. Den meisten Mitarbeitern ist vermutlich gar nicht bewusst, dass sie gegen sorgfältig konzipierte Richtlinien verstoßen. Mit dem Pre-Trip-Auditor werden sie automatisch darüber informiert“, erläutert Kaveh Atrak, General Manager Central and Northern Europe bei American Express. Die Lösung filtert alle Buchungen, ob online oder offline, die über ein American Express Buchungs-Tool getätigt werden. Dabei können eine Vielzahl von Parametern berücksichtigt werden: Hotel, Flug, Mietwagen, Zahlungsmethode, Anbieter, Gesamtkosten, Reisedauer oder auch Sicherheitsrisiken. Der Pre-Trip-Auditor ermöglicht zudem detaillierte Reportings und Analysen, um Prozesse künftig zu optimieren.
Anpassung an individuelle Vorgaben
Identifiziert der Pre-Trip-Auditor einen Verstoß gegen die Reiserichtlinien, so wird automatisch der Mitarbeiter und gegebenenfalls sein Vorgesetzter darüber informiert. Zum Beispiel in Form einer einfachen Nachricht, die aufzeigt, welche der gebuchten Parameter nicht mit den Reiserichtlinien konform sind. Die Buchung kann dann entsprechend geändert werden. Möglich ist aber auch, abweichende Buchungsvorgänge genehmigungspflichtig zu machen.
Da oftmals für verschiedene Hierarchiestufen innerhalb eines Unternehmens andere Vorschriften gelten, können alle Einstellungen und Vorgaben individuell angepasst werden. Die Nutzung des Pre-Trip-Auditors ist auch unterwegs über Handhelds oder Smartphones möglich.
