Viele europäische Unternehmen wollen weiterhin Kosten bei Geschäftsreisen sparen. Größter Ansatzpunkt dazu ist die Beauftragung von Travel Management Companies (TMCs). Unter den am häufigsten nachgefragten Dienstleistungen finden sich Onlinebuchungen, die Integration von Geschäftsreiserichtlinien in IT-Systeme und die Analyse und Verbesserung des Kaufprozesses. Dies ist das Ergebnis des American Express Business Travel Barometers, das während der 20. Geschäftsreisemesse EVP (Espace Voyages Professionnels) in Paris vorgestellt wurde.
Obwohl das europäische Bruttoinlandsprodukt eine Wachstumsrate von ca. einem Prozent erreicht, zeigt das EVP-Barometer für das Jahr 2010, dass 40 Prozent der Unternehmen weiterhin Kürzungen in ihren Reisebudgets vornehmen – im Vorjahr waren es 66 Prozent. 29 Prozent der Unternehmen melden ein unverändertes und 31 Prozent ein steigendes Budget. Dieser Prozentsatz ist dreimal so hoch wie im Vorjahr.
Richtiger Einsatz von TMCs ermöglicht hohe Kosteneinsparungen
„Allmählich lassen wir die Finanzkrise hinter uns. Diese hatte einen spürbaren Einfluss auf das Segment der Geschäftsreisen und hat dauerhaft neue Verhaltensweisen und Regeln in einem veränderten wirtschaftlichen Umfeld etabliert, was wir als „Neue Normalität“ bezeichnen. In Bezug auf TMCs haben die Unternehmen ihre Lehren aus der Finanzkrise gezogen: Ein systematisches Monitoring, vereinheitlichte Richtlinien für Geschäftsreisen in neun von zehn Unternehmen und eine umfassende Optimierung der Self-Booking-Tools (SBTs) sind heute Standard. Geschäftsreisen gelten heute mehr als je zuvor als Investition und entscheidende Voraussetzung zur Geschäftsentwicklung. Die TMCs sind ein unentbehrlicher Partner geworden, der Unternehmen hilft, von Geschäftsreisen zu profitieren“, erklärt Kaveh Atrak, General Manager Central and Northern Europe bei American Express.
Die Nutzung von TMCs ist 2010 die beste Möglichkeit für Unternehmen, Ausgaben bei Geschäftsreisen zu optimieren. Dieser Ansatz löst die „Best-Buy“-Strategie ab, die 2009 der stärkste Hebel war.
Top 10 der nachgefragten TMC-Dienstleistungen
– 24-Stunden-Helpdesk: 70 % (+ 5 %)
– Onlinebuchung: 64 % (+ 4 %)
– Integration von Geschäftsreiserichtlinien in IT-Systeme: 42 % (+ 3 %)
– Analyse und Verbesserung des Kaufprozesses: 38 % (+ 14 %)
– Workflow-Audit, Analyse und Empfehlungen: 36 %
– Beratung beim Change Management: 34 % (+ 5 %)
– Einkauf von Flugdienstleistungen: 28 %
– Einkauf von Hoteldienstleistungen: 26 %
– Optimierung der Geschäftsreiserichtlinien: 25 %
– GPS-Lösungen für Reisende: 22 %
Stärkeres internes Monitoring und Konsolidierung von Daten
Der 2008 aufgekommene Trend zur Standardisierung und Intensivierung von Maßnahmen zur Kontrolle von Reiseausgaben zeigt sich auf verschiedenen Ebenen:
– Reiserichtlinien gewinnen an Bedeutung und werden zunehmend eingesetzt: 93 Prozent der befragten Unternehmen geben an, dass sie jetzt eigene Reiserichtlinien besitzen. In diesem Jahr stieg deren Verbreitung in beinahe jedem Bereich an. Eine Rekordzahl: 67 Prozent der Unternehmen weisen bei Reiserichtlinien eine Anwendungsrate von über 70 Prozent auf.
– Globalisierung der Lieferantenabkommen: Als Folge der zunehmenden Konsolidierung führen 75 Prozent der Unternehmen ihre Geschäftsverhandlungen auf globaler Ebene.
– Unternehmen sind geübter im Umgang mit dem Ausgabenmonitoring und den Folgeabläufen: 93 Prozent der Unternehmen geben an, dass sie entsprechende Maßnahmen für Reisebudgets eingeführt haben. So bedürfen zum Beispiel 91 Prozent der Mitarbeiterausgaben einer Genehmigung. Ein Trend, der sich dieses Jahr verstärkt hat. 25 Prozent der Unternehmen verlangen bereits jetzt eine vorherige Genehmigung der Mitarbeiterausgaben.
– Angesichts der Finanzkrise und zusätzlicher Gebühren gewinnt die Konsolidierung von Daten zunehmend an Bedeutung. Der Einsatz von Firmenkreditkarten (physisch oder virtuell) wird gefördert, wodurch langjährige Praktiken wie die Rückerstattung von Spesen nach persönlicher Zahlung zunehmend obsolet werden. Eine Rationalisierung der Vielzahl von Zahlungsmethoden ist unumgänglich, um Ausgabentransparenz im Unternehmen zu erzielen.
2010: Das Jahr der Mobilität und Reisealternativen
In diesem Jahr haben mehr als 50 Prozent der Unternehmen Mobiltelefone, Smartphones und Laptops auf Geschäftsreisen eingesetzt. Sie geben außerdem an, dass der Gebrauch dieser Geräte in den kommenden Monaten noch zunehmen wird. Gleichzeitig bestätigen 74 Prozent aller Unternehmen, dass sie Maßnahmen getroffen haben, um in Kontakt mit ihren Mitarbeitern zu bleiben. So soll auch die Sicherheit der Mitarbeiter auf Geschäftsreisen gewährleistet werden. Insgesamt hat die Finanzkrise in den vergangenen zwei Jahren die Entwicklung von Alternativen zur Geschäftsreise beschleunigt, besonders in Hinsicht auf firmeninterne Besprechungen. Da Tools zur Messung der Auswirkungen dieser neuen Technologien auf das Reiseverhalten fehlen, sind die Unternehmen noch nicht in der Lage, deren Effekte entsprechend einzuschätzen. Dies ist ein weiterer Punkt, bei dem die TMCs eine wichtige Rolle bei der Beratung von Unternehmen spielen können.
Ausblick für 2011
Wie bereits im jährlichen American Express Global Business Travel Forecast dargestellt, wird die für 2011 erwartete wirtschaftliche Erholung von einer zunehmenden Nachfrage begleitet werden. Daraus resultierend werden die Kapazitäts- und Belegungsengpässe in Europa voraussichtlich zu einem Anstieg der Kosten für Flüge (zwischen vier und neun Prozent) und Hotels (ein bis sechs Prozent) führen.
Europäische Unternehmen neigen bei ihrer Prognose für das kommende Jahr zu einer konservativen Einschätzung. Sie gehen von einem Anstieg der Reisebudgets um ca. drei Prozent aus. Tatsächlich wird es, wie schon Ende 2009, zwei Herausforderungen geben: Die Unternehmen müssen ihre Ausgaben einschränken und gleichzeitig ihre Marktpräsenz aufrechterhalten, um die Kundenloyalität erhöhen oder neue Geschäftsfelder erschließen zu können.
Im Durchschnitt fassen 34 Prozent der befragten Unternehmen eine Erhöhung ihres Reisebudgets ins Auge, 65 Prozent sehen es auf gleichem Level und 11 Prozent rechnen mit einem Rückgang. Wie schon 2009 sind es die großen Unternehmen (61 Prozent), die beabsichtigen, ihre Reiseausgaben zu erhöhen. Dies ist vor allem auf den weiteren Ausbau der internationalen Geschäftstätigkeit zurückzuführen (die zu 63 Prozent außerhalb Europas liegt). Dabei zeigen sich starke Unterschiede zwischen den einzelnen Ländern. Mehr als 50 Prozent der deutschen und skandinavischen Unternehmen gehen davon aus, dass ihre Reisebudgets ansteigen werden, gefolgt von Belgien (41 Prozent) und England (38 Prozent), die mehr Optimismus als das zurückhaltendere Frankreich (24 Prozent) oder Spanien (13 Prozent) zeigen.
Über das American Express Business Travel Barometer
Das Barometer für 2010 wurde von Concomitance auf Basis einer telefonischen Umfrage vom 5. bis 29. September 2010 erstellt. Befragt wurden Reiseverantwortliche mit Reisebudgets von 400.000 bis über 50 Millionen Euro (Finanzvorstände, Einkaufs- und Travel-Manager) in 296 europäischen Unternehmen aus elf verschiedenen Ländern: Deutschland, Großbritannien, Frankreich, Belgien, Luxemburg, Niederlande, Spanien, Italien, Dänemark, Schweden und Norwegen.
www.americanexpress.de/businesstravel
