Bei Geschäftsreisen entstehen zusätzliche Kosten für Essen und Trinken, weiss SAP Concur und hat sich zu dem Thema Gedanken gemacht. Die gesetzliche Verpflegungspauschale gleicht diesen Verpflegungsmehraufwand aus, ohne dass einzelne Mahlzeiten nachgewiesen werden müssen. Entscheidend sind die Dauer der Abwesenheit, das Reiseziel und gegebenenfalls gestellte Mahlzeiten.
Voraussetzung ist eine berufliche Auswärtstätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte. Bei eintägigen Inlandsreisen besteht der Anspruch grundsätzlich ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden. Der Arbeitgeber muss die Pauschale nicht erstatten. Zahlt er sie bis zur gesetzlichen Höhe, bleibt die Erstattung steuer- und sozialversicherungsfrei. Andernfalls können die Voraussetzungen für einen Abzug als Werbungskosten in der Steuererklärung vorliegen.
Pauschalen für Inlandsreisen: Für An- und Abreisetage sowie Abwesenheiten von mehr als acht bis unter 24 Stunden gelten 14 Euro. Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden beträgt die Pauschale 28 Euro. Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Sätze. Maßgeblich sind unter anderem das Reiseziel und die Aufenthaltsdauer.
Mahlzeiten richtig berücksichtigen: Werden Frühstück, Mittag- oder Abendessen vom Arbeitgeber, Kunden oder Geschäftspartner gestellt, muss die Pauschale gekürzt werden. Die Kürzung richtet sich nach dem vollen Tagessatz von 28 Euro: 5,60 Euro für das Frühstück und jeweils 11,20 Euro für Mittag- oder Abendessen. Bei An- und Abreisetagen kann die Kürzung den Anspruch erheblich reduzieren. Die Pauschale sinkt jedoch höchstens auf null Euro.
Drei-Monats-Regel beachten: Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte ist der Abzug grundsätzlich auf die ersten drei Monate begrenzt. Wird die Tätigkeit dort mindestens vier Wochen unterbrochen, beginnt die Frist bei der Rückkehr erneut. Einzelne Wochenenden oder kurze Unterbrechungen setzen sie nicht zurück.
Werbungskosten und Bewirtung: Erstattet der Arbeitgeber die Pauschale nicht vollständig, kann der nicht erstattete Betrag unter den gesetzlichen Voraussetzungen als Werbungskosten geltend gemacht werden. Einzelne Essensbelege sind dafür nicht erforderlich. Nachweise über die berufliche Auswärtstätigkeit sollten Reisende dennoch aufbewahren. Selbst bezahlte Geschäftsessen mit Kunden oder Geschäftspartnern werden als Bewirtungskosten separat abgerechnet. Dafür sind ordnungsgemäße Belege und Angaben zum geschäftlichen Anlass erforderlich.
Automatisierung reduziert Fehler: Unterschiedliche Inlands- und Auslandssätze, Mahlzeitenkürzungen und Fristen machen die Abrechnung komplex. Digitale Lösungen wie SAP Concur können die Verpflegungspauschalen anhand von Reiseroute, Reisedauer und Zielort automatisch berechnen und in die Reisekostenabrechnung übernehmen. Das entlastet Reisende und Finanzabteilungen und verringert das Fehlerrisiko.
Wer die Regeln zu Abwesenheitszeiten, gestellten Mahlzeiten und längerfristigen Einsätzen kennt, kann Spesen korrekt abrechnen und steuerliche Ansprüche nutzen. Da sich Pauschalen und Vorschriften ändern können, sollten die jeweils geltenden Regelungen geprüft werden. Der Beitrag ersetzt keine individuelle Steuerberatung.
Quelle: SAP Concur / Bild: Pixabay
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