Seit Ende der Corona-Pandemie nehmen Team- und Geschäftsreisen wieder zu: Zuletzt vermeldete die Umfrage The Value of Business Travel eine geplante Reisebudgetsteigerung unter deutschen Unternehmen von 39 %. Die Gründe reichen von zunehmender Projektarbeit, insbesondere in der Bau-, IT- und Eventbranche, über Wettbewerbsdruck bis hin zur Festigung von Arbeitsstrukturen und -verhältnissen innerhalb von Remote-Teams.
Teamreisen sind lohnenswert, aber organisatorisch komplex
Umso mehr Teammitglieder verreisen, desto höher der organisatorische und Kommunikationsaufwand. Die Verantwortlichen im Unternehmen für derartige Reisen müssen daher frühzeitig auf einen klaren und geordneten Informationsfluss setzen. Hierfür bieten sich beispielsweise digitale Kommunikationstools oder Reiseplattformen an.
Zudem ist frühzeitig zu entscheiden, ob Unternehmen ein gemeinsames Budget inklusive einer gemeinschaftlichen Unterbringung oder stattdessen eine individuelle Reisekostenabrechnung bevorzugen. Verantwortlichkeiten sind frühzeitig zu regeln, speziell bei größeren Gruppen: Hier stehen designierte Travel-Manager, Projektleiter oder externe Organisationen im Fokus.
Strategisch planen vom Reiseziel bis zur Aufgabenverteilung
Zunächst ist der Zweck der Teamreise zu definieren. Dazu zählen beispielsweise Montage- und Außendiensteinsätze bei Kunden, auch Workshops oder Schulungen können als Anlass dienen sowie Teambuilding-Maßnahmen. Der Zweck selbst nimmt später Einfluss auf das Reiseziel, die Reisedauer und die Unterkunft.
Im nächsten Schritt ist ein Budget festzulegen, wobei auch externe Faktoren zu berücksichtigen sind. Möglichst früh zu buchen, kann Kosten sparen. Ebenso sollten Saisonspitzen oder Messezeiten berücksichtigt werden, da diese die Unterkunftskosten maßgeblich erhöhen können.
Idealerweise sollte die Reiseplanung für Teams von einer festgelegten Person oder mehreren übernommen werden. Infrage kommen Team- und Projektleiter, bei größeren Gruppen auch speziell designierte „Travel-Teams”. Diese holen Angebote ein, planen Abläufe und übernehmen die Buchungen.
Auch die An- und Abreise muss organisiert werden. Insbesondere sollte frühzeitig geklärt werden, ob das Team gemeinsam oder individuell anreist. Aufgrund der Flugzeiten empfiehlt sich bei Auslandsreisen grundsätzlich eine gemeinsame Anreise. In dieser Phase können auch Fahrgemeinschaften gebildet werden, um weniger mobile Mitarbeiter zu unterstützen und den CO₂-Fußabdruck zu reduzieren.
Geeignete Unterkünfte für Teams
Bei Unterkünften für größere Teams sollten Unternehmen die Lage, Erreichbarkeit, Parkmöglichkeiten, Ausstattung, Check-in sowie Check-out-Zeiten und die generelle Verfügbarkeit analysieren. Später kann zwischen gebuchten Privatunterkünften, Serviced Apartments, Hotels, Teamhäusern und Monteurzimmern entschieden werden. Letztere bestechen vor allem durch ihre Kosteneffizienz und sind auch für längere Montage- und Baueinsätze gut geeignet.
Online-Portale und spezialisierte Plattformen schaffen zusätzliche Transparenz hinsichtlich Verfügbarkeit, Beleg- und Budgetsteuerung. Die dann zentral ausgestellte Abrechnung dürfte zudem den Bürokratieaufwand im Unternehmen reduzieren.
Was ist aus rechtlicher Sicht bei Teamreisen zu bedenken?
Unternehmensintern ist es wichtig, klare Regeln aufzustellen. Diese können beispielsweise Vorgaben zur maximalen Höhe der Tageskosten und zu zulässigen Unterkünften enthalten. Interne Compliance-Standards sorgen für Transparenz und stellen die Grundlage für die Gleichbehandlung aller Mitarbeiter sicher.
Die Buchhaltung ist für die steuerlich korrekte Erfassung verantwortlich. Hier gilt es Tagespauschalen, Kilometervergütungen und beispielsweise Bewirtungskosten sowie Spesen zu bedenken. Eine einheitliche Regelung für alle Teamreisen und Mitarbeiter gestalten bürokratische Prozesse effizienter.
Sofern noch kein Versicherungsschutz vorhanden ist, muss dieser frühzeitig ausgewählt werden. Reise- und Unfallversicherungen stehen dabei im Fokus, bei Reisen im Ausland auch noch etwaige Kranken- und Rückführungsversicherungen.
Teamreisen sind ein stiller Benefit und Erfolgsfaktor
Für Arbeitnehmer sind Teamreisen ein Benefit, Unternehmen stärken ihre eigene Marke und betreiben proaktiv Teambuilding. Das Potenzial von Teamreisen lässt sich dann entschlüsseln, wenn die Organisation effizient und geordnet verläuft: Das reduziert direkte Kosten, Zeitaufwand und Stress. Auf der Gegenseite schafft eine geordnete Organisation Planbarkeit, fördert die Motivation und die unternehmensinterne Zusammenarbeit. Insbesondere die verschiedenen Unterkunftsarten, die unterschiedlichen Anforderungen und Vorlieben gerecht werden, sollten bei der Planung eine größere Rolle spielen, um den Mitarbeitern einen angenehmen Aufenthalt zu ermöglichen.
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