Organisation von Geschäftsreisen ist in vielen Unternehmen ein unterschätzter Zeit- und Kostenfaktor. Besonders in Branchen mit komplexen Reiseanforderungen wie der Rechtsberatung stoßen interne Prozesse oft an ihre Grenzen. Ein aktuelles Beispiel zeigt, wie sich durch professionelles Travel Management nicht nur Kosten sparen, sondern auch die Arbeitsbelastung spürbar reduzieren lässt.
Eine der führenden Wirtschaftskanzleien Deutschlands stand vor der Herausforderung, die Geschäftsreisen für rund 1.000 Mitarbeiter an verschiedenen Standorten effizienter zu gestalten. Jährlich fallen dort etwa 1.700 Flüge und rund 1.000 Hotelbuchungen an. Bisher lag die Reiseorganisation überwiegend bei Assistenzen, die zwar exzellent im Organisieren sind, jedoch keine Reiseexperten. Besonders komplexe Buchungen wie weltweite Gabelflüge oder kurzfristige Änderungen stellten regelmäßig eine Herausforderung dar.
Suche nach einer ganzheitlichen Lösung
Gemeinsam mit einer Unternehmensberatung analysierte die Kanzlei ihre Prozesse und identifizierte zentrale Schwachstellen: fehlende Automatisierung, zeitaufwendige manuelle Abstimmungen und ein hoher administrativer Aufwand für Buchungen. Zudem mussten Datenschutzaspekte streng berücksichtigt werden – ein entscheidendes Kriterium für eine Kanzlei, die täglich mit hochsensiblen Mandantendaten arbeitet.
Die Lösung: eine Kooperation mit einer Travel Management Company, die nicht nur ein leistungsfähiges Online-Buchungssystem liefert, sondern auch persönlichen Service garantiert.
„Unser Kunde suchte nach einem Tool, das komplexe Reisen schnell und unkompliziert abbildet – und gleichzeitig die Sicherheit bietet, bei Problemen jederzeit professionelle Hilfe zu bekommen“, erklärt André Borutta, Geschäftsführer C1 Digital Consulting. „Dabei spielte auch der Datenschutz eine zentrale Rolle.“
Entlastung im Arbeitsalltag
Seit der Implementierung einer End-to-End Reiseplattform hat sich der Arbeitsalltag der Assistenzen grundlegend verändert. Früher musste ein Assistent Flüge in einem Portal buchen, Hotels per E-Mail anfragen, Mietwagen telefonisch reservieren und hinterher alle Belege in Excel zusammenrechnen. Mit einer End-to-End-Plattform erledigt sie das alles in einem System – inklusive Kostenkontrolle und automatischer Abrechnung.
Ein weiterer Vorteil: Die Kostenstellenzuordnung und buchhaltungsrelevante Daten werden automatisch erfasst und auf Rechnungen ausgewiesen – individuell an die Anforderungen der Kanzlei angepasst. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.
Spürbare Einsparungen
Die Modernisierung des Travel-Managements bringt nicht nur organisatorische Verbesserungen. Auch finanziell lohnt sich der Wechsel. Die Wirtschaftskanzlei rechnet mit jährlichen Einsparungen im oberen fünfstelligen Bereich. Diese Einsparungen resultieren vor allem aus:
– automatisierten Prozessen, die Zeit und damit Personalkosten reduzieren
– der besseren Übersicht über dynamische Flug- und Hotelraten
– einer effizienteren Auswertung von Reisedaten, die gezielte Einsparpotenziale sichtbar macht
Ein konkretes Beispiel: Bei Flugbuchungen konnte festgestellt werden, dass viele flexible Tarife gebucht wurden, obwohl diese in den meisten Fällen nicht nötig waren. Durch gezielte Steuerung über die neue Plattform nutzt die Kanzlei nun häufiger günstigere, restriktivere Tarife – ohne dabei an Flexibilität einzubüßen, wenn es wirklich notwendig ist.
Datenschutz hat höchste Priorität
Neben Kosten und Effizienz war der Datenschutz ein zentrales Thema. Geschäftsreisen umfassen sensible personenbezogene Daten, von Passinformationen bis zu Reisezielen, die Rückschlüsse auf Mandatsinhalte zulassen könnten. Hier profitieren Unternehmen von der Expertise eines spezialisierten TMC: Sie gewährleistet verschlüsselte Datenübertragungen, geprüfte IT-Systeme und strenge Zugriffskontrollen.
Fazit: Travel Management als strategischer Hebel
Das Beispiel der Wirtschaftskanzlei zeigt: Professionelles Travel Management ist weit mehr als nur eine Buchungsunterstützung. Es bietet die Chance, Prozesse zu vereinfachen, Kosten zu reduzieren und gleichzeitig die Sicherheit und Compliance zu erhöhen. In Zeiten steigender Reisekosten und wachsender regulatorischer Anforderungen kann eine strategische Partnerschaft mit einer TMC für Unternehmen zum echten Wettbewerbsvorteil werden.
Quelle: Chefsache Business Travel / Bild: Pixabay
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