Wie werden in deutschen Unternehmen Dienstreisen gebucht? Wo liegen die Herausforderungen im Reisekostenmanagement und wie können Unternehmen sie meistern? Diesen Fragen widmet sich eine Marktstudie, die die Unternehmensberatung STRATECO im Auftrag von Concur, einem führenden Anbieter von integrierten Lösungen für das Reisemanagement und die Reisekostenverwaltung, durchgeführt hat. Die jetzt vorgestellte Studie zeichnet ein repräsentatives Bild darüber, wie Unternehmen in Deutschland, Frankreich und Großbritannien ihre Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen bewältigen und vor welchen Problemen sie dabei stehen. Sie zeigt auch, welchen Entwicklungen dieser Bereich unterliegt: So hat sich zum Beispiel in Deutschland der Druck deutlich verstärkt, Kosten bei Dienstreisen zu senken. Lag er 2009 hinter Prozessoptimierung und Einhaltung der Reiserichtlinien noch auf Platz 3 der wesentlichen Herausforderungen, liegt er 2010 mit 52 Prozent bei den befragten Unternehmen an erster Stelle.
Im Rahmen der Studie wurden insgesamt 600 Unternehmen jeder Größe befragt. In Deutschland beteiligten sich 138 Unternehmen daran, knapp 60 Prozent davon aus dem Mittelstand. Dabei ergab sich, dass gerade im mittelständischen Bereich noch immer erhebliche Potentiale verschenkt werden, in dem Glauben, professionelle Lösungen lohnen sich erst für große Unternehmen. Und es zeigte sich, dass sich bei Reiseplanung und Reisekostenmanagement noch keine einheitlichen Vorgehensweisen durchgesetzt haben.
Geht es um die Buchung der Reisen, herrscht noch relative Einigkeit. Die breite Mehrheit der befragten Unternehmen, nämlich 83 Prozent, gab an, ihre Geschäftsreisen telefonisch oder online über einen Reiseveranstalter zu buchen. Lediglich 17 Prozent der Unternehmen buchen auf anderem Wege, beispielsweise über Internetseiten, die aus dem privaten Gebrauch bekannt sind. Aber schon bei der Frage, auf welche Weise und mit welchen Systemen die anschließende Reisekostenabwicklung bewältigt wird, zeigen sich erhebliche Unterschiede in den Ansätzen. 31 Prozent der befragten Unternehmen in Deutschland nutzen zur Reisekostenabrechnung manuelle Prozesse mittels Papier oder Tabellenkalkulation. Damit arbeiten sie im Vergleich mit ihren Kollegen aus Großbritannien und Frankreich fortschrittlicher, hier wird mit 48 Prozent noch rund die Hälfte aller Abrechnungen manuell erledigt. 38 Prozent der deutschen Unternehmen nutzen in Finanz- und Buchhaltungssoftware verankerte Abrechnungsmodule, 14 Prozent greifen auf webbasierte Systeme
zurück und die verbleibenden 17 Prozent nutzen „sonstige Anwendungen“, insbesondere unternehmenseigene, individuelle Lösungen.
Bei der Frage nach den Herausforderungen zeigen sich starke länderspezifische Ausprägungen. Während der Kostendruck in Deutschland mit 52 Prozent am stärksten spürbar ist und in Großbritannien immer noch für 39 Prozent der Unternehmen die größte Herausforderung darstellt, steht er in Frankreich mit 17 Prozent erst an dritter Stelle. Hier werden fehlende Transparenz und Reportingmöglichkeiten als erstes genannt. Sie sind auch für 38 Prozent der deutschen Unternehmen ein Problem. Interessant ist im Ländervergleich auch, dass Betrugsfälle, die in Frankreich mit 22 Prozent am zweit häufigsten genannt werden und in England immer noch bei 8 Prozent liegen, hierzulande überhaupt kein Thema sind (0 Prozent). Auch im länderspezifischen Branchenvergleich zeigen sich interessante Unterschiede. So ist der Kostendruck in Deutschland in den Bereichen IT & Telekommunikation mit 67 Prozent und Dienstleistung mit 63 Prozent besonders stark ausgeprägt, spielt aber zum Beispiel im Finanz- und Versicherungswesen mit 25 Prozent nur eine untergeordnete Rolle. In diesem Bereich werden fehlenden Transparenz und Reportingmöglichkeiten mit 75 Prozent eher als problematisch angesehen.
„Die Studie hat uns deutlich gezeigt, dass der Handlungsdruck in den Unternehmen wächst, wenn es darum geht, das Reisekostenmanagement effizienter zu gestalten.“, sagt Matthias Linden, Verkaufsdirektor für Deutschland, Österreich und die Schweiz bei Concur. „Automatisierte Reisekostenmanagementsysteme können hier wesentlich dazu beitragen, die meisten der genannten Herausforderungen in den Griff zu bekommen. Sie gewährleisten mehr Kontrolle der Ausgaben und Transparenz der Reisekostenabrechnungen und ermöglichen damit merkliche Kosteneinsparungen und besseres Ausgabenmanagement. Es lassen sich durchaus Einsparungen von bis zu 20 Prozent umsetzen.“
Ein Potential, das den Unternehmen offensichtlich noch nicht in vollem Umfang klar ist: Die Frage, ob sie in den nächsten 12 Monaten die Einführung eines automatisierten Reisekostenmangementsystems planen, verneinen 71 Prozent der Unternehmen. Ein Großteil dieser Unternehmen (51 Prozent) bearbeitet weniger als 100 Reisekostenabrechnungen pro Monat. Dabei bieten gerade webbasierte Systeme für automatisiertes Reisekostenmanagement, die schon mit der Reisebuchung starten und den Gesamtprozess „end-to-end“ abdecken, auch für Unternehmen mit einem geringen monatlichen Aufkommen an Reisekostenabrechnungen vielfältige Möglichkeiten: So können zum Beispiel nur die erwünschten Reisemöglichkeiten, die über Rahmenverträge bereits bestmöglich verhandelt sind, gebucht werden. Es herrscht vollständige Transparenz durch umfassende Reportingmöglichkeiten und der Systemanbieter kümmert sich darum, dass stets auf Basis der aktuellen steuerrechtlichen Regelungen abgerechnet wird.
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